ระบบประกันคุณภาพและระบบเอกสารของ คณะอักษรศาสตร์ จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย ระบบประกันคุณภาพและระบบเอกสารของ คณะอักษรศาสตร์ จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย เนณุภา สุภเวชย์ 1

จากอดีต...สู่ปัจจุบัน

จากอดีต...สู่ปัจจุบัน สภาจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัยได้มีมติเห็นชอบระบบประกันคุณภาพทางวิชาการในการประชุมครั้งที่ 576 เมื่อวันที่ 28 สิงหาคม พ.ศ. 2540 คณะอักษรศาสตร์ก็ได้ดำเนินการตามระบบที่กำหนดขึ้นในขณะนั้นในด้านต่าง ๆ หลายด้าน และได้ใช้มาตรฐานประกันคุณภาพสำหรับหน่วยงานด้านการเรียนการสอน: CU-QA 84.1 เป็นมาตรฐานสำหรับดำเนินการเกี่ยวกับการประกันคุณภาพของคณะอักษรศาสตร์ตามมติคณะกรรมการอำนวยการการประกันคุณภาพคณะอักษรศาสตร์ในการประชุมครั้งที่ 3/2544 เมื่อวันที่ 29 สิงหาคม พ.ศ. 2544 เป็นต้นมา

วิธีการตรวจ ตรวจแฟ้มและเอกสาร ถ้าพบจุดบกพร่องแต่ไม่มาก ให้ Finding Sheet ถ้าพบข้อควรปรับปรุง ให้ ใบ CAR เป็นยุคที่คณะฯ เริ่มมีระบบแฟ้ม

จากอดีต...สู่ปัจจุบัน ต่อมาในปี 2548 จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัยได้พัฒนาระบบประกันคุณภาพดังกล่าวโดยผนวกรวมมาตรฐาน CU-QA 84.1 84.2 84.3 และ 84.4 เข้าด้วยกันจนเหลือระบบเพียงหนึ่งเดียวในชื่อระบบประกันคุณภาพ มาตรฐาน CU-QA 84

CU-QA จากอดีต แนวคิดการประกันคุณภาพ ของจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย Classify Clarify Communication Consistency Continuous Improvement CU-QA 84.1 Requirement QA System Documentation KPI Int. & Ext. Auditing-Assessment Auditor /IQAPM-Assessor CAR CU-SsQA QMR CU-CQA CU-QA 84.2 มาตรฐาน CU-QA 84 Organization Chart CU-QA 84.3 Quality Manual : Why QM Procedure Manual : What Who When Where PM CU-RQA CU-QA 84.4 WI Work Instructions : How CU-SaQA Form Record & Others QA System Documentation Quality Policy Quality Objective / Target

มองย้อน จากอดีต เดินทางสู่ปัจจุบัน เพื่อก้าวสู่อนาคต Activity/Function Viewpoint CU Quality Model & QA System CU-SaQA CU-SsQA CU-RQA CU-CQA มาตรฐาน CU-QA 84 12

ประเภท ขอบเขต หน้าที่ของแต่ละระบบ และผู้รับผิดชอบแต่ละระบบในระดับหน่วยงาน

: KQI & KRI CU Quality Model ตัวชี้วัดคุณภาพ (Key Quality Indicator) ตัวชี้วัดความเสี่ยง (Key Risk Indicator) Key Quality Indicator Key Risk Indicator 15KQI & 8KRI 18KQI 10KRI 20KQI & 4KRI

วิธีการตรวจ ตรวจแฟ้มและเอกสาร ถ้าพบจุดบกพร่องแต่ไม่มาก ให้ Finding Sheet ถ้าพบข้อควรปรับปรุง ให้ ใบ CAD ตรวจทุกหน่วยงาน (ถึงระดับภาควิชา)

จากอดีต...สู่ปัจจุบัน ในปี 2551 สกอ. กำหนดชุดตัวชี้วัด สกอ. และให้เริ่มตรวจกับข้อมูลรอบปีการศึกษา 2550 เป็นต้นมา ต่อมาในปี 2552 จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัยได้พัฒนาระบบประกันคุณภาพ CU-QA 84 โดยลด-รวม ตัวชี้วัด โดยบางตัว มหาวิทยาลัยดำเนินการให้ จากตัวชี้วัด KQI+KRI 6 ฐาน 29 ตัวชี้วัด เอาออก 8 มหาวิทยาลัยดำเนินการให้ 4 ตัวชี้วัดที่เหลือ มหาวิทยาลัยเทียบเคียงกับตัวชี้วัด สกอ.ให้อีก 9 ตัว (เก็บข้อมูลทีเดียว ตรวจได้ 2 ระบบ)

จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย ก.พ.ร. จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย CU-QA สกอ. คณะxxx คณะอักษร สมศ.

ระบบประกันคุณภาพในปัจจุบัน และจำนวนตัวชี้วัด CU-QA (4 เสา 6 ฐาน) 4 เสา การเรียนการสอน การวิจัย บริการวิชาการ (23) บริการและสนับสนุน (24) 6 ฐาน ก.บริหารจัดการหน่วยงาน (6)  (4) ก.บริหารสารสนเทศและความรู้(4)(3) ก.บริหารสินทรัพย์และกายภาพ (2) ก.บริหารทรัพยากรบุคคล (6)  (5) ก.บริหารงบประมาณและการเงิน (3) (2) ก.ตรวจติดตามการป้องกันและการรับมือ (8)->(5) ฐาน 29  21 ตัว + 2 เสา สกอ. (9 องค์ประกอบ) ปรัชญา ปณิธาน ฯ (2) การเรียนการสอน (13) กิจกรรมพัฒนานิสิตฯ (2) การวิจัย (5) การบริการวิชาการแก่สังคม (5) การทำนุบำรุงศิลปวัฒนธรรม (3) การบริหารและการจัดการ (9) การเงินและงบประมาณ (2) ระบบและกลไกการประกันคุณภาพ (3) รวม 44 41 ตัวชี้วัด (++) ข้อมูลสถิติพื้นฐาน CDS (Common Dataset) 174 ตัว

จำนวนตัวชี้วัด ผู้รับตรวจ CU-QA (4 เสา 6 ฐาน) 4 เสา 6 ฐาน การเรียนการสอน การวิจัย บริการวิชาการ (23) บริการและสนับสนุน (24) 6 ฐาน ก.บริหารจัดการหน่วยงาน (6)  (4) ก.บริหารสารสนเทศและความรู้(4)(3) ก.บริหารสินทรัพย์และกายภาพ (2) ก.บริหารทรัพยากรบุคคล (6)  (5) ก.บริหารงบประมาณและการเงิน (3) (2) ก.ตรวจติดตามการป้องกันและการรับมือ (8)->(5) ฐาน 29  21 ตัว + 2 เสา ผู้รับตรวจ ภาควิชา/หน่วยงานที่มีหลักสูตร ศูนย์บริการวิชาการ ศูนย์การแปล หอพระไตรปิฎก หน่วยงานในส่วนกลางคณะ วางแผน, ประกัน (รวบรวมจากทุก นง.), มหาวิทยาลัย การเงิน ประกัน (รวบรวมจากทุก นง.), ศูนย์คอมฯ มหาวิทยาลัย, การเงิน การเงิน บุคคล ประกันฯ มหาวิทยาลัย การเงิน วางแผน ประกันฯ มหาวิทยาลัย ทุกเสา-ฐาน ต้องรายงานข้อมูลในรายงานประจำปีทุกปี แต่ในแต่ละปี จะตรวจ 2 เสา/ฐาน

จำนวนตัวชี้วัด ผู้รับตรวจ สกอ. (9 องค์ประกอบ) ปรัชญา ปณิธาน ฯ (2) การเรียนการสอน (13) กิจกรรมพัฒนานิสิตฯ (2) การวิจัย (5) การบริการวิชาการแก่สังคม (5) การทำนุบำรุงศิลปวัฒนธรรม (3) การบริหารและการจัดการ (9) การเงินและงบประมาณ (2) ระบบและกลไกการประกันคุณภาพ (3) รวม 44 41 ตัวชี้วัด (++) ข้อมูลสถิติพื้นฐาน CDS (Common Dataset) 174 ตัว วางแผน วิชาการ กิจการนิสิต วิจัย ศูนย์บริการวิชาการ กิจการนิสิต บริหาร บริหาร/วางแผน ประกันคุณภาพ

ข้อมูลที่ตรวจ ข้อมูลสถิติพื้นฐาน (CDS) ข้อมูลตัวชี้วัด (KPI) คะแนนส่วนหนึ่งมาจากข้อมูลพื้นฐาน อีกส่วนหนึ่งมาจากเอกสารหลักฐาน จำนวนตัวชี้วัด SDA จำนวนหลักสูตร จำนวนนิสิต จำนวนอาจารย์ จำนวนเงินวิจัย / publication จำนวน citation จำนวนโครงการบริการวิชาการ จำนวนกิจกรรมสำหรับนิสิต จำนวนกิจกรรมศิลปวัฒนธรรม งบประมาณและการใช้จ่าย ปรัชญา ปณิธาน ฯ (2) [cds 1 ตัว] การเรียนการสอน (13) [cds 8 ตัว] กิจกรรมพัฒนานิสิตฯ (2) [cds 1 ตัว ใช้ประกอบ] การวิจัย (5) [cds 3 ตัว] การบริการวิชาการแก่สังคม (4) [cds 3 ตัว] การทำนุบำรุงศิลปวัฒนธรรม (1) การบริหารและการจัดการ (9) [cds 1 ตัว] การเงินและงบประมาณ (2) ระบบและกลไกการประกันคุณภาพ (3) 41 ตัวชี้วัด (++) 174 ตัว

ข้อมูลที่ตรวจที่มาจากภาควิชา/หน่วยงาน

ข้อมูลที่ตรวจที่มาจากภาควิชา/หน่วยงาน

เริ่มใช้ 1 มิถุนายน 2552 29

ภาควิชา / หน่วยงานอื่นๆ สามารถตรวจสอบข้อมูลได้จากเว็บไซต์คณะฯ

ประสิทธิภาพของข้อมูลที่รวบรวม

ข้อมูลระบบ Daily KPI เริ่ม 1 มิ.ย. 53 กรรมการวิชาการ/กรรมการวิชาชีพ 400 รายการ เป็นข้อมูลจากที่ภาควิชารายงานใน Daily KPI เป็นข้อมูลจากเทวาลัย 149/400 = 37.25% ภาควิชาตรวจสอบในต้นเดือน มิ.ย. แล้วส่งข้อมูลเพิ่มมา 9.25% ประชุมวิชาการ 170 รายการ เป็นข้อมูลจาก เทวาลัย 56/170 = 32.94%

ข้อมูลระบบ Daily KPI เริ่ม 1 มิ.ย. 53 กิจกรรม 214 รายการ เป็นข้อมูลจากที่ภาควิชารายงานใน Daily KPI เป็นข้อมูลจากเทวาลัย 16/214 = 7.47% เป็นข้อมูลจากเว็บฝ่ายโสต 40/214 = 18.69% การจัดบรรยาย/ประชุมวิชาการ 100 รายการ เป็นข้อมูลจากเทวาลัย 17/100 = 17% เป็นข้อมูลจากเว็บฝ่ายโสต 34/100 = 34%

ข้อมูลระบบ Daily KPI เริ่ม 1 มิ.ย. 53 ปัญหา ข้อมูลไม่ครบ จำนวนคนเข้าร่วมกิจกรรม อาจจะทำ Template ใบเซ็นต์ชื่อ เนื่องจากต้องแยกจำนวนนิสิต ป.ตรี – บัณฑิตศึกษา จำนวนอาจารย์ กรณีมีบุคคลภายนอก ต้องระบุด้วยว่าเป็นศิษย์เก่า หรือบุคคลภายนอกทั่วไป กรณีเป็นการประชุมวิชาการระดับชาติ-นานาชาติ ต้องนับแยกเป็น นักวิชาการไทย-จุฬา ไทย-อื่นๆ นักวิชาการต่างชาติที่เข้าร่วม ด้วย

วิธีการตรวจประกันคุณภาพ 38

ระหว่างปิดเทอม รวบรวมข้อมูล CDS หน่วยงานเจ้าภาพของมหาวิทยาลัย บันทึกข้อมูลในระบบฐานข้อมูลการประกัน คุณภาพ ให้ก่อน ส่วนที่มีข้อมูล เมื่อบันทึกแล้ว จะให้คณะยืนยันข้อมูล หรือ ขอแก้ไขข้อมูลได้โดยแสดงหลักฐาน ส่วนที่ไม่มีข้อมูล จะให้คณะป้อนข้อมูล เปิดเทอม สัปดาห์ที่ 1-2 คณะตรวจสอบข้อมูล ยืนยันข้อมูล และป้อนข้อมูลส่วนที่เจ้าภาพไม่มี

เมื่อคณะตรวจสอบข้อมูลเรียบร้อยแล้ว เจ้าภาพจะตรวจสอบข้อมูล CDS ทุกตัวอีกครั้งหนึ่ง มหาวิทยาลัยสั่ง RUN รายงานการประเมินตนเอง โดย นำ CDS มาคำนวณคะแนน KPI ให้คะแนน 1 , 2 , 3 เป็น KPI ของมหาวิทยาลัย คณะสั่ง RUN รายงานการประเมินตนเอง โดยนำ CDS มาคำนวณคะแนน KPI ให้คะแนน 1 , 2 , 3 เป็น KPI ของคณะ KPI ตัวที่ไม่ได้เกิดจากผลของ CDS คณะจะต้องรวบรวมเอกสารมาแนบในระบบ และประเมินตนเองว่าได้กี่ข้อ โดยระบบจะคำนวณให้ว่าได้กี่คะแนน Export ข้อมูลออกมาเป็น Microsoft Word จัดทำเป็นรายงานประเมินตนเองให้ผู้ตรวจ Export CDS ออกมาแนบท้าย สั่ง run รายงาน ส.1-4

การเตรียมเอกสารหลักฐานสำหรับการตรวจ ไฟล์ข้อมูล CDS และหลักฐาน KPI ถูกแนบหรือ Scan ไว้ ในระบบฐานข้อมูลเพื่อการประกันคุณภาพของมหาวิทยาลัย ข้อมูลบางส่วนที่มีรายละเอียดมาก จะไม่ Scan แนบในระบบ แต่จะระบุเป็นชื่อแฟ้ม โดยจะเตรียมแฟ้มที่ระบุไว้ในวันตรวจ ข้อมูลหลักฐานที่มีไฟล์แนบ ฝ่ายประกันคุณภาพคณะ ได้นำมาแนบใน ไฟล์รายงานประเมินสำหรับผู้ตรวจด้วย ดังนั้น ผู้ตรวจจึงได้ไฟล์รายงานประเมินตนเอง และไฟล์หลักฐานประกอบ เว้นแต่บางรายการที่ผู้ตรวจต้องมาขอดูเอกสารในวันตรวจ ไฟล์เหล่านี้ ฝ่ายประกันคุณภาพ มอบให้แก่ผู้ตรวจใน Thumb drive

ต้องจัดแฟ้มหรือไม่?

จัดแฟ้ม เก็บเอกสารเข้าแฟ้มตามปกติ เอกสาร อาจารย์ได้รับเชิญ ไปเสนอผลงาน อบรม การปรับปรุงหลักสูตร กิจกรรมพัฒนานิสิต ข้อมูลความเป็นนานาชาติ ฯลฯ เอกสารที่ต้องมีตามตัวชี้วัดใน CU-CQA*** คณะฯ รับรายงานมาบันทึกไว้ สำหรับจำแนกกิจกรรม ตามดัชนีชี้วัดตัวต่างๆ และ จำแนกตามปีการศึกษาและ ปีงบประมาณเอง ข้อมูลบางส่วนจะรวบรวม จากส่วนกลาง คณะฯ จะส่งข้อมูลที่รวบรวม ไว้ให้ตรวจสอบ เมื่อสิ้นภาคการศึกษา/ ใกล้ตรวจประกัน ภาควิชา/หน่วยงาน สำเนาเอกสารเข้า-เอกสารส่งออก ที่เป็นหลักฐาน และเก็บเข้าแฟ้ม ซึ่งกำหนดรหัสเป็นมาตรฐาน กรอกแบบฟอร์มรายงาน daily log ซึ่งจะรายงาน การให้บริการวิชาการ อาจารย์ได้รับรางวัล เป็นกรรมการ ได้รับเชิญ ฝึกอบรม ฯลฯ ส่งคณะฯ

การตรวจประเมินคุณภาพหลักสูตรแบบใหม่ 54

การตรวจประกันคุณภาพหลักสูตร CU-CQA เสาวิชาการ AUN Asian University Network

ตรวจประกันคุณภาพหลักสูตร

ตรวจประกันคุณภาพหลักสูตร แบบใหม่

ขั้นตอนการตรวจประเมินคุณภาพหลักสูตร ผู้รับผิดชอบ ขั้นตอนการดำเนินงาน เอกสารที่เกี่ยวข้อง คณะกรรมการตรวจ ประเมินคุณภาพหลักสูตร -เอกสารประเมินตนเอง -เอกสารที่เกี่ยวข้อง -CU-CQA-SD-01 -CU-CQA-FM-008 (1) ตรวจสอบเอกสารเบื้องต้น คณะกรรมการตรวจ ประเมินคุณภาพหลักสูตร (2) ตรวจประเมินคุณภาพ ณ พื้นที่หลักสูตร -เอกสารประเมินตนเอง -เอกสารที่เกี่ยวข้อง -CU-CQA-SD-01,02,03,04 -CU-CQA-FM-006,007 -CU-CQA-FM-008,009,010 (3) รายงานผลการตรวจประเมิน คุณภาพหลักสูตร -CU-CQA-FM-008,009,010,011 คณะกรรมการตรวจ ประเมินคุณภาพหลักสูตร

การตรวจหลักสูตรแบบใหม่ เตรียมเอกสารตาม CU-CQA เวลาผู้ตรวจมา จะตรวจโดยตั้งคำถามตามลำดับใน AUN (แบบใหม่) ตรวจแฟ้ม ตรวจเอกสารหลักฐาน เช่นเดิม ผลการตรวจเป็นคะแนน ระดับ 1-7 ปีนี้ เริ่มให้ตรวจกับหลักสูตรที่ไม่มีการปรับปรุง 10 ปี ปีหน้า เริ่มตรวจกับหลักสูตรที่ไม่มีการปรับปรุง 5 ปี

ระดับคะแนน 7 ระดับ Score Value Interpretation Quality & Improvement Interpretation 1 Nothing (no document, no plans, no evidence) present Absolutely inadequate, immediate improvements must be made 2 This subject is in the planning stage Inadequate, improvements necessary 3 Documents available, but no clear evidence that they are used Inadequate, but minor improvements will make it adequate 4 Documents available and evidence that they are used Adequate as expected 5 Clear evidence on the efficiency of the aspect Better than adequate 6 Example of good practice 7 Excellent