เขียนอีเมล์อย่างไร How to write “e-mail” ? By K. Krailoes Hanvivadhanakul

Dear All, I am pleased to share with you some guidelines on writing e-mail. Hopefully, these guidelines will help you tailor your own message effectively (clear and easy to understand). Should you have any questions, please feel free to contact me. Best regards, Krailoes Hanvivadhanakul

การเขียน e-mail: Invitation 1) การกำหนด Subject

ตัวอย่างการเชิญประชุมคณะกรรมการ Innovation Subject: Innovation Committee Meeting Dear All, Please be informed that Innovation Committee Meeting will be held on September 25, 2004, at 3.00 p.m., Room 304. The meeting agenda is as follows:- Innovation Minutes for your acknowledgement (เพื่อทราบ) Progress Report on “…………” Budget Approval Should you have any inconvenience, please let me know ASAP. Best regards, Rachataporn Padmasiri …………. Department SCC Tel : Fax : คำขึ้นต้น เนื้อหา วาระประชุม สรุป คำลงท้าย

คำขึ้นต้น Dear All, : ใช้ทั่วไป Dear Innovation Committee, : ใช้สำหรับ e-mail ที่เป็นทางการ เช่น การเชิญ ผู้ใหญ่เข้าร่วมประชุม Dear Sir, : ใช้ในกรณีเขียนถึงบริษัทและ การเขียนถึงบุคคลที่ไม่ รู้จัก

เนื้อหา Please be informed that Innovation Committee Meeting will be held on September 25, 2004, at 3.00 p.m., Room 304. ข้อแนะนำ - เนื้อหาตรงไปตรงมา ไม่ต้องกล่าวนำ - การนัดให้เรียงลำดับจาก “วัน+เวลา+ สถานที่” โดยใช้ preposition เชื่อม ดังนี้ Date :- on September 25, 2004. :- in September, 2004. Time :- ถ้าเป็นจุดเวลาให้ใช้ “at” เช่น at 8.00 p.m. :- ถ้าเป็นช่วงเวลาให้ใช้ “from….to…” เช่น from 8.00 a.m. to 10.00 a.m. Place :- ปกติจะใช้ “at” แต่ถ้าเขียนตามเวลาให้ใช้ “,” เป็นตัวเชื่อม แทน

วาระการประชุม กรณีแนบวาระการประชุมเป็น attached file - Attached please find the meeting agenda for your consideration. - Please find the attached meeting agenda. กรณีเขียนวาระการประชุมลงใน e-mail - The meeting agenda is as follows: 1. Innovation Minutes for your acknowledgement (เพื่อทราบ) 2. Progress Report on “…………..” 3. Budget Approval หมายเหตุ การเขียนวาระการประชุม ให้เขียนเป็น “วลี” (Phrase)

สรุป การสรุปเพื่อให้ผู้รับตอบกลับ - Should you have any inconvenience, please let me know ASAP. - Please confirm your attendance within August 30, 2004. หมายเหตุ ASAP = as soon as possible

คำลงท้าย Best regards, Warm regards, Sincerely Yours, อย่าลืมใส่ชื่อ-นามสกุล, หน่วยงาน, บริษัท, เบอร์โทรศัพท์

หากเกิดความผิดพลาดใน e-mail ให้ใช้ Subject เดิม ขึ้นต้นด้วย Sorry for your inconvenience. กรณี ลืม attach file : Sorry for your inconvenience. Attached please find ….. กรณี ยกเลิก e-mail ฉบับเก่า Sorry for your inconvenience. Please cancel the previous e-mail. กรณี เลื่อนเวลาประชุม Sorry for your inconvenience. The meeting is postponed from 8.00 a.m. to 10.00 a.m. กรณี เปลี่ยนห้อง Sorry for your inconvenience. The meeting is changed to room 403.

การตอบรับ/ปฏิเสธ I regret การตอบรับ Thank you for your invitation. I will join/attend the meeting. การปฏิเสธ Thank you for your invitation. I am afraid I could not join the meeting on September 25, 2004. I regret

อื่นๆ ต้องการจะนัดประชุม ถามวันว่าง Will you be available on August 27, 2004, from … to … (a.m./ p.m.)? I am available on …… กรณีข้อมูลที่ได้รับไม่ตรงกับเรื่องที่ขอไป Thank you for your kind/quick response. However, we need 2002 report instead of the 2003 report. จบด้วย Please send “………” ASAP. กรณีข้อมูลตรงกับเรื่องที่ขอไป แต่เนื้อหาไม่ถูกต้อง Thank you for your kind/quick response. However, I am afraid that the tax calculation is not correct. Please check and send me the revised info by September 30, 2004. Thank for your help. อันที่ต้องการ อันที่ส่งมาผิด