การจัดทำเอกสารเบิกจ่ายเงินวิจัย จากเงินงบประมาณและเงินรายได้ ประจำปี 2556 คณะครุศาสตร์อุตสาหกรรม สถาบันเทคโนโลยีพระจอมเกล้าเจ้าคุณทหารลาดกระบัง โดย รองศาสตราจารย์ปิยะ ศุภวราสุวัฒน์ และนางสาวจิราพร เวชพันธ์ วันพุธที่ 28 พฤศจิกายน พ.ศ 2555

งบประมาณโครงการวิจัย 1.งบบุคลากร ค่าจ้างผู้ช่วยวิจัย 2.งบดำเนินงาน (จัดทำเอกสารผ่านงานพัสดุ) ค่าใช้สอย (ค่าจ้างเหมา) ค่าวัสดุ (ค่าวัสดุสำนักงาน, ค่าวัสดุหนังสือ, ค่าวัสดุคอมพิวเตอร์, ค่าถ่ายเอกสาร ฯลฯ)

งบบุคลากร 1.ค่าจ้างผู้ช่วยวิจัย ผู้วิจัยทำบันทึกข้อความขอจ้างผู้ช่วยวิจัยผ่านสาขาวิชาฯ ส่งให้งานบริหารทรัพยากรบุคคล งานบริหารทรัพยากรบุคคลทำหนังสือผ่านคณบดี เพื่อขออนุมัติจากอธิการบดี สถาบันมีคำสั่งแต่งตั้งผู้ช่วยวิจัย ตามระยะเวลา ระยะเวลาการจ้างต้องสิ้นสุดเดือนสิงหาคม 2556 เท่านั้น

งบบุคลากร 1.ค่าจ้างผู้ช่วยวิจัย การจ่ายค่าจ้างให้เริ่มจ่ายได้ในเดือนที่ได้รับคำสั่ง เป็นต้นไป ค่าจ้างผู้ช่วยวิจัยไม่สามารถนำมาถัวกับรายการอื่นได้ การจ่ายค่าจ้างผู้ช่วยวิจัย ให้ผู้วิจัยจัดทำเอกสารหลักฐานการจ่ายเงินค่าจ้างให้ผู้ช่วยวิจัยลงชื่อเป็นรายเดือน เก็บหลักฐานการจ่ายเงินค่าจ้างทั้งหมดไว้เคลียร์เงินช่วงปลายงบประมาณ (เดือนสิงหาคม)

งบดำเนินงาน 2.งบดำเนินงาน (จัดทำเอกสารผ่านงานพัสดุทุกรายการ) ผู้วิจัยจัดทำเอกสารขออนุมัติจัดซื้อ/จัดจ้างตามระยะเวลาที่กำหนดในแผนงานวิจัย ค่าใช้สอยให้จัดทำเอกสารขออนุมัติจ้างได้ตามรายการที่ระบุในโครงการเท่านั้นและไม่สามารถแบ่งงวดการจ้างได้ ค่าวัสดุสามารถแบ่งซื้อได้โดยทำเอกสารขออนุมัติซื้อแยกเป็นรายครั้ง ยอดรวมค่าวัสดุให้อยู่ในวงเงินตามแผนที่ตั้งไว้ เก็บเอกสารหลักฐานทั้งหมดไว้เคลียร์เงินช่วงปลายงบประมาณ (เดือนสิงหาคม)

งบดำเนินงาน 2.งบดำเนินงาน (จัดทำเอกสารผ่านงานพัสดุทุกรายการ) ค่าใช้สอยและวัสดุควรเป็นไปตามแผนงานที่ตั้งไว้ในโครงการ ผู้วิจัยสามารถถัวจ่ายค่าใช้สอยและวัสดุได้ตามความเหมาะสมโดยให้อยู่ในวงเงินในส่วนของงบดำเนินงาน เก็บเอกสารหลักฐานทั้งหมดไว้เคลียร์เงินช่วงปลายงบประมาณ (เดือนสิงหาคม)

การจัดซื้อ (วัสดุ) 1. ผู้วิจัยทำเอกสาร บันทึกรายงานขอซื้อ/จ้าง (แบบ พต.1) แนบใบเสนอราคาจากร้านค้า พร้อมโครงการวิจัยที่ได้รับอนุมัติ 1 ชุด กรณีจัดซื้อเกิน 10,000 บาท ให้จัดทำใบสั่งซื้อ (แบบ พ.2) เพิ่มเติม

การจัดซื้อ (วัสดุ) การจัดทำ พต.1 การเขียนส่วนต้น การใส่รายการ การใส่รหัสงบประมาณ การระบุรายการจัดซื้อ/จัดจ้าง การแต่งตั้งกรรมการ การลงชื่อหัวหน้าโครงการ/ประธานสาขาวิชา/ผอ.ส่วน

การจัดซื้อ (วัสดุ) 2. ให้ผู้วิจัยส่งเอกสารผ่านประธานสาขาวิชาฯ/ผู้อำนวยการส่วนสนับสนุนวิชาการมาที่งานพัสดุ 3. งานพัสดุตรวจสอบเอกสารและนำเสนอผ่านรองคณบดี เพื่อขออนุมัติจากคณบดี

การจัดซื้อ (วัสดุ) 4. งานพัสดุส่งเอกสารที่ได้รับการอนุมัติคืนผู้วิจัย 5. ผู้วิจัยดำเนินการจัดซื้อตามรายการในใบเสนอราคา 6. ผู้วิจัยตรวจสอบรายการสินค้าและให้คณะกรรมการตรวจรับลงนามในใบส่งของ 7. ผู้วิจัยจัดทำใบเบิกวัสดุ ผ่านประธานสาขาวิชาฯ/ผอ.ส่วน

การจัดซื้อ (วัสดุ) 8. ผู้วิจัยจัดส่งเอกสารขออนุมัติทั้งหมด + ใบเบิกวัสดุ + ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี/ใบส่งของ (กรรมการลงนามครบถ้วน) มาที่งานพัสดุ 9. งานพัสดุลงทะเบียนวัสดุ (เก็บใบเบิก) และส่งเอกสารคืนผู้วิจัย ให้ผู้วิจัยจัดเก็บเอกสารไว้เคลียร์เงินปลายปีงบประมาณ

การจัดจ้าง (ค่าจ้างเหมา) 1. ผู้วิจัยทำเอกสาร บันทึกรายงานขอซื้อ/จ้าง (แบบ พต.1) แนบใบเสนอ+บัตรประชาชนผู้รับจ้าง พร้อมโครงการวิจัยที่ได้รับอนุมัติ 1 ชุด กรณีจัดจ้างเกิน 10,000 บาท ให้จัดทำใบสั่งจ้าง (แบบ พ.3) เพิ่มเติม

การจัดจ้าง (ค่าจ้างเหมา) 2. ให้ผู้วิจัยส่งเอกสารผ่านประธานสาขาวิชาฯ/ผู้อำนวยการส่วนสนับสนุนวิชาการมาที่งานพัสดุ 3. งานพัสดุตรวจสอบเอกสารและนำเสนอผ่านรองคณบดี เพื่อขออนุมัติจากคณบดี

การจัดจ้าง (ค่าจ้างเหมา) 4. งานพัสดุส่งเอกสารที่ได้รับการอนุมัติคืนผู้วิจัย 5. ผู้วิจัยดำเนินการจัดจ้าง (ระยะเวลาการส่งงาน 10 วัน) โดยติดอากรแสตมป์ในใบสั่งจ้าง ตามเกณฑ์คือ หมื่นละ 10 บาท เกินหมื่น พันละ 1 บาท ถ้ามีเศษให้ปัดขึ้น เช่น ค่าจ้างเหมา 12,000 บาท ให้ติดอากร 12 บาท ค่าจ้างเหมา 24,500 บาท ให้ติดอาการ 25 บาท

การจัดจ้าง (ค่าจ้างเหมา) 6. ผู้วิจัยตรวจรับงานจ้างและให้คณะกรรมการตรวจรับงาน ลงนามในใบส่งมอบงาน (แบบ พ.5) 7. ผู้วิจัยจ่ายเงินและให้ผู้รับจ้างลงนามรับเงินในใบสำคัญรับเงิน

การจัดจ้าง (ค่าจ้างเหมา) 8. ผู้วิจัยจัดส่งเอกสารขออนุมัติทั้งหมด + ใบส่งมอบงาน (กรรมการลงนามครบถ้วน) + ใบสำคัญรับเงิน มาที่งานพัสดุ 9. งานพัสดุลงทะเบียนวัสดุ และส่งเอกสารคืนผู้วิจัย ให้ผู้วิจัยจัดเก็บเอกสารไว้เคลียร์เงินปลายปีงบประมาณ

ข้อเสนอแนะและข้อควรระวัง การจัดซื้อวัสดุที่มีราคากลางของสถาบัน เช่น กระดาษ แผ่นซีดี หมึกพิมพ์ ฯลฯ ต้องซื้อผ่านงานพัสดุ หรือจัดซื้อเองได้ถ้าราคาถูกกว่าราคากลางที่สถาบันกำหนด ถ้ามีความจำเป็นต้องซื้อของต่างจังหวัด ผู้วิจัยจะต้องทำบันทึกข้อความชี้แจงเหตุผลความจำเป็นแนบมาตอนขออนุมัติจัดซื้อด้วย

ข้อเสนอแนะและข้อควรระวัง ห้ามซื้อของที่ไม่มีอยู่ในแผนโครงการ เช่น ตั้งค่าวัสดุสำนักงานไว้ แต่ไปซื้อวัสดุคอมพิวเตอร์ แต่ถ้ามีความจำเป็นต้องใช้ให้ทำบันทึกผ่านสาขาวิชามาก่อน การจ้างเหมาพิมพ์เอกสาร, ค่าเข้าเล่ม ต้องมีรายละเอียด เช่น ระบุจำนวนหน้า จำนวนเล่มให้ชัดเจน การจ้างเหมาผู้รับจ้างมีที่อยู่ในบัตรประชาชนต่างจังหวัด ให้เขียนที่อยู่ปัจจุบันในกรุงเทพไว้ในสำเนาบัตรด้วย

ข้อเสนอแนะและข้อควรระวัง การถ่ายเอกสารถือเป็นค่าวัสดุในใบเสร็จต้องระบุจำนวนหน้า และราคาต่อหน้า สามารถถ่ายเอกสารได้หลายครั้งโดยทำเอกสารขออนุมัติเป็นรายครั้ง ให้ผู้วิจัยตรวจสอบเอกสารที่งานพัสดุส่งคืนทุกครั้ง ถ้ามีการแก้ไขให้ดำเนินการให้เรียบร้อยก่อนเก็บไว้เคลียร์ปลายปีงบประมาณ เพราะถ้าเลยเวลาจะไม่สามารถทำเรื่องย้อนหลังได้ ทำให้เบิกจ่ายไม่ได้

ข้อเสนอแนะและข้อควรระวัง การจัดทำเอกสารเพื่อขออนุมัติจัดซื้อ/จัดจ้างให้เป็นไปตามแผนการใช้เงิน และให้จัดทำภายในเดือนที่จัดซื้อวัสดุเท่านั้น ถ้ามีการจัดซื้อวัสดุมาก่อนขออนุมัติให้รีบจัดทำเอกสารขออนุมัติทันที ไม่สามารถทำข้ามเดือนได้เนื่องจากต้องมีการรายงานการมอบอำนาจทุกสิ้นเดือน ค่าจ้างเหมาแต่ละรายการ ให้เบิกจ่ายตามแผนงานวิจัยได้เพียงครั้งเดียว ไม่สามารถแบ่งงวดการจ้างได้

ข้อเสนอแนะและข้อควรระวัง 10. การจัดซื้อวัสดุที่เป็นวัสดุถาวร (วัสดุที่มีอายุการใช้งานยาวนาน) เช่น ตู้ใส่เอกสาร เครื่องพิมพ์ สแกนเนอร์ เป็นต้น หรือวัสดุที่มีราคาเกิน 5,000 บาท ผู้วิจัยต้องจัดทำเอกสารขออนุมัติซื้อแยกจากรายการวัสดุอื่นๆ เนื่องจากงานพัสดุต้องมีการลงทะเบียนวัสดุและเก็บหลักฐานไว้ตรวจสอบจาก สตง. ถ้ามีความจะเป็นต้องจัดซื้อให้ปรึกษาคุณยุพดี ก่อนดำเนินการ

การส่งเอกสารเคลียร์เงินยืมงานวิจัย รวบรวมเอกสารทั้งหมด ค่าตอบแทน ใช้สอย วัสดุ เอกสารที่ได้รับการอนุมัติจัดซื้อ/จัดจ้าง ใบเสร็จรับเงิน คู่สำคัญรับเงิน ใบส่งมอบงาน จัดเรียงตามวันเวลา จัดทำเอกสารสรุปตามรูปแบบของงานการเงินและบัญชีเพื่อขอเคลียร์เงินยืมงานวิจัย ส่งเอกสารทั้งหมด พร้อมใบรับเช็คเงินวิจัยที่งานการเงิน ประมาณเดือนสิงหาคม 2556

คำถาม คำถาม/ข้อเสนอแนะ