161 102 การบัญชี 2 เงินสด (ต่อ)

การแสดงรายการเงินสดและ รายการเทียบเท่าเงินสดในงบการเงิน รายการเหล่านี้อันได้แก่ เงินสด เงินฝากธนาคาร และเงินสดย่อยจะรวมกันอยู่ภายใต้หัวข้อเงินสดและเงินฝากธนาคาร (Cash On Hand and at Banks) เป็นรายการแรกในงบดุลอยู่ในหมวดสินทรัพย์หมุนเวียน

เงินสดย่อย (Petty Cash Funds) เพื่อใช้จ่ายในกิจการในกรณีที่เป็นค่าใช้จ่ายเล็กๆ น้อยๆ ซึ่งกิจการจะตั้งงบเงินสดย่อยโดยเบิกเงินสดมาให้พนักงานของกิจการถือเงินสดย่อย(Petty Cash Custodian)ถือไว้เพื่อสำรองจ่าย กิจการจะไม่ใช้เช็คจ่ายเพราะเป็นเรื่องยุ่งยากที่ผู้รับเช็คจะนำเช็คไปขึ้นเงินกับธนาคาร และค่าธรรมเนียมของเช็คแต่ละฉบับมีจำนวน ฉบับละ 5 บาท

ขั้นตอนเกี่ยวกับเงินสดย่อย (Imprest System) 1. การตั้งเงินสดย่อย (Establishing the Funds) 2. การจ่ายเงินจากเงินสดย่อย (Making payments from the funds) 3. การเบิกชดเชยเงินสดย่อย (Replenishing the funds)

การตั้งเงินสดย่อย การบันทึกบัญชี โดยปกติจำนวนเงินทดรองจ่ายที่ตั้งไว้จะใช้ในกิจการระยะเวลาหนึ่งขึ้นอยู่กับกิจการ อาจเป็น 2 หรือ 3 สัปดาห์ก็ได้ จำนวนเงินสดก็จะขึ้นอยู่กับขนาดของกิจการ การบันทึกบัญชี บัญชีเงินสดย่อย 1,000 บัญชีเงินสด/ เงินฝากธนาคาร 1,000 ตั้งเงินสดย่อย

การจ่ายเงินจากเงินสดย่อย ผู้ถือเงินสดย่อยจ่ายเงินสดให้ผู้ขอเบิก ฝ่ายจัดการจะเป็นผู้กำหนดจำนวนเงินและรายการค่าใช้จ่ายที่จะจ่ายจากเงินสดย่อย ผู้เบิกเงินสดย่อยจะต้องทำเอกสารประกอบการขอเบิก เรียกว่า ใบสำคัญเงินสดย่อย(Petty Cash Voucher) บางรายการต้องมีการอนุมัติการจ่ายเงินจากเจ้าหน้าที่ระดับสูง เช่น ค่ารับรอง และเมื่อมีใบเสร็จรับเงินที่เป็นเอกสารภายนอกอื่น เช่นใบเสร็จรับเงินต่างๆ กิจการจะต้องนำมากลัดติดไว้กับใบสำคัญเงินสดย่อยเพื่อเป็นหลักฐานการจ่ายเงิน การบันทึกบัญชีจะทำเพียงแค่บันทึกไว้เพื่อเป็นช่วยความจำโดยอาจทำเป็นเงินสดย่อย

การเบิกชดเชยเงินสดย่อย เมื่อเงินสดย่อยมีจำนวนใกล้หมด พนักงานถือเงินสดย่อยจะขอเบิกชดเชยเพื่อให้เงินสดย่อยมีจำนวนเท่าเมื่อเริ่มตั้งครั้งแรก พนักงานถือเงินสดย่อยจะทำใบสรุปปะหน้าเอกสารใบสำคัญเงินสดย่อยทั้งหมด ฝ่ายการเงินจะตรวจสอบเอกสารทั้งหมดว่าถูกต้องตามระเบียบของกิจการเกี่ยวกับการจ่ายเงินจากเงินสดย่อย จากนั้นฝ่ายการเงินจะจัดเตรียมเช็คจ่ายให้พนักงานถือเงินรองจ่ายและจะประทับตรา “จ่ายแล้ว” ในเอกสารทั้งหมด เพื่อป้องกันการนำเอกสารมาเบิกเงินซ้ำ

การปฎิบัติในวันสิ้นงวด การเบิกเงินสดย่อยควรจะกระทำในวันสิ้นงวดด้วยเพื่อวัตถุประสงค์สองประการประการแรก เพื่อให้มีการบันทึกบัญชีค่าใช้จ่ายให้ครบถ้วน เพื่อป้องกันการทำเอกสารสูญหายของพนักงานถือเงินสด

การควบคุมภายในเกี่ยวกับเงินสดย่อย 1. ฝ่ายตรวจสอบภายในของกิจการจะต้องสุ่มตรวจสอบเอกสารและนับจำนวนเงินโดยไม่ให้พนักงานถือเงินสดย่อยรู้ตัวก่อน 2. การประทับตรา “จ่ายแล้ว” กับเอกสารที่จ่ายเงินแล้วทุกฉบับ จะทำให้ไม่สามารถนำเอกสารไปเบิกได้อีกครั้ง