ศูนย์หนังสือแห่งจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย แผนกธุรการจัดซื้อ -จัดจ้าง ADMIN IS THE WINNER ประธานกลุ่ม คุณชมพูนุท สุวรรณสว่าง

ชื่อหน่วยงานที่ร่วมในทีม ธุรการศูนย์หนังสือจุฬาฯ สาขารัตนาธิเบศร์ ธุรการศูนย์หนังสือจุฬาฯ สาขาจัตุรัสจามจุรี ธุรการศูนย์หนังสือจุฬาฯ สาขาพระเกี้ยว ธุรการศูนย์หนังสือจุฬาฯ สาขาสยามสแควร์ ธุรการศูนย์หนังสือจุฬาฯ อาคารแว่นแก้ว

กระบวนการที่นำมาพัฒนา (VSM) ระบบจัดซื้อ /จ้าง โดยวิธีตกลงราคา (วงเงินไม่เกิน 100,000 บาท)

ที่มา/มูลเหตุจูงใจของโครงการ เนื่องจากการจัดซื้อ ต้องใช้ระยะเวลาและขั้นตอน หลายขั้นตอน รวมทั้งสินค้าบางรายการต้องการระยะเวลาที่นานพอสมควร และในการสั่งซื้อในแต่ละครั้ง ก็ต้องการความรวดเร็ว เพราะฉะนั้นในเมื่อระยะเวลาในการจัดซื้อ ได้ยาวนานกว่าความ ต้องการก็อาจจะเกิดความไม่พึงพอใจของผู้รับบริการ

เครื่องชี้วัดและเป้าหมายโครงการ งานเดิม เป้าหมาย เปรียบเทียบราคาทำใบ P/O รวมทั้งอนุมัติ 7–10 วัน หลังจากอนุมัติติดตามการได้รับสินค้า(ไม่มีกำหนดเวลา) เปรียบเทียบราคาทำใบ P/O รวมทั้งอนุมัติ 3 - 5วัน หลังจากอนุมัติติดตามการได้รับสินค้า 7 – 10 วัน

VSMก่อน Lean โครงการลดระยะเวลาการจัดซื้อ (โดยวิธีตกลงราคา วงเงินไม่เกิน 100,000 บาท) ธุรการจัดซื้อ ผู้ใช้บริการสั่งซื้อ ขั้นตอนกระบวนการสั่งซื้อ ผู้ใช้บริการได้รับสินค้า เข้าระบบ สั่งซื้อ /จ้าง ดูรายงานจัดซื้อ/จ้าง หาราคาเปรียบเทียบ แจ้งผู้เกี่ยวข้องแต่งตั้งคณะกรรมการ เปิด P/O พร้อมระบุราคาเดิม(ถ้ามี) แจ้งคณะกรรมการตรวจรับกำหนดการส่งของ ประสานธุรการส่วนกลาง (วิ่งกล่องนอกรอบ) เสนอพิจารณาอนุมัติ ประสานงานกับทาง Supplier เพื่อยืนยันการส่งของ ได้รับสินค้า คณะกรรมการตรวจรับสินค้า จัดทำใบตรวจรับสินค้า เสนอคณะกรรมการลงนามเพื่อตรวจรับ ประสานธุรการอาคาร ประสานธุรการส่วนกลาง (วิ่งกล่องนอกรอบ) ลงงบประมาณค่าใช้จ่าย ส่งเอกสารให้บัญชี ทำชุดจ่าย เจ้าหนี้ได้รับเช็ค

VSM โครงการลดระยะเวลาการจัดซื้อ (โดยวิธีตกลงราคา วงเงินไม่เกิน 100,000 บาท) ผู้ใช้บริการสั่งซื้อผ่านทางระบบจัดซื้อ / จ้าง เปรียบเทียบราคา จาก Supplier เสนอใบ P/O เพื่อขออนุมัติ ยืนยันการส่งของพร้อมแจ้งคณะกรรมการ จัดทำใบตรวจรับ ประสานธุรการส่วนกลาง (วิ่งกล่องนอกรอบ) ผู้ใช้บริการได้รับสินค้า ลงงบประมาณ เพื่อทำชุดจ่ายให้กับแจ้าหนี้

สรุปผลการวิเคราะห์สาเหตุ 1.ผู้ขอใช้บริการ ต้องการสินค้าเร่งด่วน แต่ไม่คีย์เข้าระบบหรือคีย์แต่ข้อมูลไม่ครบ แจ้งรายละเอียดขั้นตอน การขอใช้บริการผ่านระบบ วัดผลจากข้อมูลรายงานการขอซื้อขอจ้างในระบบ

สรุปผลการวิเคราะห์สาเหตุ 2. ระยะเวลาในการเปรียบเทียบราคาล่าช้า กำหนดระยะเวลาแล้วเสร็จ 3 – 5 วัน วัดผลจาก วันที่สั่งซื้อจากระบบและเอกสาร เปรียบเทียบราคาพร้อมออกP/O

สรุปผลการวิเคราะห์สาเหตุ 3. การจัดทำ P/O ล่าช้า สถิติการใช้งานและสต๊อกการ์ดล่าช้า คณะกรรมการเซ็นต์กำกับล่าช้า จัดทำรายงานสถิติการใช้และ สต๊อกการ์ด เดือนละ 2 ครั้ง แจ้งให้คณะกรรมการผู้เกี่ยวข้อง การใช้งานทราบก่อน วัดผลจาก ส่งสถิติทางเมล์เพื่อยืนยันวันที่ส่ง / การลงวันที่และลงนามของคณะกรรมการ

สรุปการแก้ไขปรับปรุงที่ได้ดำเนินการ 1. การอธิบายขั้นตอนการเข้าระบบการจัดซื้อ/จัดจ้าง ให้มีความถูกต้องครบถ้วน 2. เปรียบเทียบราคากลาง Supplier 3 เดือน / ครั้ง ของภาพรวม กลุ่มของสินค้า เช่น สิ่งพิมพ์ วัสดุหีบห่อ วัสดุคอมพิวเตอร์ 3. จัดทำรายงานสถิติใช้งานและสต็อคการ์ด 4. การดำเนินการเรื่องเอกสารใบ P/O และใบตรวจรับ ให้คณะกรรมการลงนามโดยผ่านธุรการส่วนกลางวิ่งเอกสารนอกรอบ

ผลลัพธ์ของการพัฒนา 1. ผู้ใช้บริการ สั่งซื้อ/จ้าง ผ่านระบบการจัดซื้อ/จัดจ้าง มากขึ้น จากเดิม 60 % เพิ่มขึ้น 80 % 2. ลดระยะเวลาเสนอผู้อนุมัติลงนาม จากเดิม 5-7 วันทำการ ดังนี้ 1-2 วัน = 44 % , 3-5 วัน = 50% และมากกว่า 5 วัน = 6%