บทที่ 3 เอกสารทางการบัญชี ประเภทของเอกสารทางบัญชี 1. เอกสารที่ได้รับจากบุคคลภายนอก เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี 2. เอกสารที่หน่วยงานจัดทำขึ้น เช่น ใบสำคัญจ่าย ใบส่งของ 3. เอกสารที่ธุรกิจจัดทำขึ้นเพื่อใช้ในธุรกิจ เช่น ใบสำคัญจ่าย
ปัญหาของงานในระบบเอกสาร มีดังนี้ 1. รูปแบบเอกสารที่ใช้ไม่สอดคล้องกับสภาพขององค์กรธุรกิจ 2. รูปแบบเอกสารที่ใช้ไม่สอดคล้องกับหลักการบัญชี การเงิน การภาษีอากร 3. ผู้ใช้หรือผู้ที่เกี่ยวข้องขาดความเข้าใจวิธีการใช้เอกสารนั้น
4. ระบบเอกสารไม่ได้มีการปรับปรุงให้เข้ากับสภาพใน ปัจจุบัน 5. ขาดความเข้าใจและการประสานงานระหว่างฝ่ายบัญชีหรือฝ่ายอื่นที่เกี่ยวข้อง
เอกสารที่ต้องจัดทำตามประมวลรัษฏากร ใบรับ ใบส่งของ ใบกำกับภาษี
แบบฟอร์มที่ใช้ในธุรกิจตามฝ่ายต่าง ๆ ดังนี้ ฝ่ายจัดซื้อ ได้แก่ ใบสั่งซื้อ ใบขอซื้อ ใบรับสินค้า ใบเสนอราคา ฝ่ายผลิต ได้แก่ ใบสั่งผลิต ใบเบิกวัตถุดิบ ใบเบิกวัสดุ ใบส่งคืนวัสดุ/วัตถุดิบ ฝ่ายขาย ได้แก่ ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน บิลเงินสด ใบส่งของ/ใบกำกับสินค้า ใบเสนอราคา ใบกำกับภาษี
4. ฝ่ายบุคลากร ได้แก่ สมุดลงเวลาทำงาน ใบแจ้งการรับพนักงานใหม่ ใบสมัครงาน ประวัติการทำงาน ทะเบียนเงินเดือน ใบสรุปเงินเดือน และการหักภาษี ณ ที่จ่าย 5. ฝ่ายคลังสินค้า ได้แก่ บัตรสินค้า ใบขอซื้อ ป้ายตรวจนับสินค้า ใบรับสินค้า ใบเบิกสินค้า ใบส่งคืนสินค้า รายงานสินค้าคงเหลือ รายงานการตรวจนับสินค้า 6. ฝ่ายการเงินและบัญชี ได้แก่ ใบนำส่งเงิน ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับสินค้า ใบรับเงิน ใบเบิกเงิน รายงานการรับ-จ่ายเงิน ใบอนุมัติการจ่ายเงิน ใบสำคัญรับเงิน ใบสำคัญจ่ายเงิน
การเก็บรักษาแบบฟอร์มหรือเอกสาร แบ่งเป็น 2 ลักษณะ คือ การเก็บรักษาแบบฟอร์มหรือเอกสาร แบ่งเป็น 2 ลักษณะ คือ การเก็บรักษาแบบฟอร์มที่ยังไม่ได้ใช้ การเก็บรักษาแบบฟอร์มที่ใช้แล้ว
หลักเกณฑ์ในการกำหนดลักษณะแบบพิมพ์ ควรมีขนาดกะทัดรัด เหมาะสมในการเก็บข้อมูลและสะดวกในการเก็บรักษา การตรวจสอบและการอ้างอิง ควรกำหนดจำนวนให้เหมาะสม ไม่มากหรือน้อยเกินไป ชื่อของแบบพิมพ์ควรมีความหมายชัดเจนในตัวเอง สะดวกในการเก็บรักษา และนำกลับมาตรวจสอบ แบบพิมพ์บางแบบต้องพิมพ์เลขที่เรียงลำดับหน้ากำกับไว้ เช่น ใบเสร็จรับเงิน ตัวอักษรต้องมีลักษณะเรียบ อ่านง่าย ขนาดพอดี
7. แบบพิมพ์แต่ละแบบควรมีจำนวนคู่ฉบับและสำเนาให้เพียงพอ 8. สีของแบบพิมพ์ควรเป็นสีอ่อนไม่ฉูดฉาดและกระดาษไม่หนาหรือเกินไป ตัวอย่างเอกสารแบบพิมพ์ที่ใช้ในธุรกิจ ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี/ใบส่งสินค้า ใบลดหนี้/ใบกำกับภาษี
กลับ
กลับ
กลับ