การจัดการเอกสารด้วยไลบรารี 1

โครงสร้างของ Live.citcoms.nu.ac.th

Document Library? ใช้ในการเก็บเอกสาร ( ไฟล์ ) สนับสนุนเอกสารหลายประเภทโดยเฉพาะ Office สามารถมีได้หลาย Library ต่อหนึ่ง Website สามารถกำหนดสิทธิให้ผู้อื่นอ่าน แก้ไข หรือเพิ่ม เอกสารได้ สามารถติดตามการแก้ไขเอกสารได้โดยใช้รุ่นของ เอกสาร (version) สามารถติดตามการแก้ไขเอกสารได้โดยใช้การแจ้ง เตือน (Alert) 3

Document Library มาตรฐาน (2) เอกสารที่ใช้ร่วมกัน เอกสารส่วนบุคคล แม่แบบฟอร์ม รายงานแบบกำหนดเอง ไลบรารีลักษณะ 4

In this course, we will cover: Uploading an existing document to a document library Uploading multiple documents to a document library Creating a new document in your My Site ing a link to a document in SharePoint Downloading a copy of a document Creating an alert on a document to be notified when it is updated Requiring users to check out a document before they can edit it Enabling versioning on a document library Publishing a major version of a document Restoring a previous version of a document Enabling content approval on a document library Taking SharePoint documents offline using Outlook 2010 Co-authoring an important document Using content types to store different types of document in the same document library

เปิดคำสั่งสำหรับ Document Library คลิกใน Document Library ที่ต้องการ ( หากถูกต้องจะมีกรอบ ปรากฏ ) ระบบจะแสดง Ribbon “ เครื่องมือไลบรารี ” 6

คำสั่งเอกสาร - เพิ่มเอกสารใหม่ คลิกที่ “ เอกสารใหม่ ” หรือ “ อัปโหลดเอกสาร ” กรณีเลือกเอกสารใหม่ mysite จะสร้างเอกสาร เปล่าๆตามประเภทที่ เลือก กรณีอัปโหลดสามารถ เลือกได้ระหว่างอัปโหลด ทีละไฟล์หรือหลายไฟล์ พร้อมกัน 7

ทดลองอัปโหลดเอกสารหลาย เอกสาร ลากไฟล์เอกสารที่ต้องการจาก Explorer หรือ Desktop คลิกปุ่ม “ ตกลง ” เพื่อเริ่มอัปโหลด 8

การแก้ไขเอกสาร คลิกที่ชื่อไฟล์เอกสารเพื่อเปิดแล้วใช้โปรแกรมใน เครื่องของท่านแก้ไข เช่น Word หรือ Excel 9

การสร้างไลบรารีใหม่ คลิก “ การกระทำใน ไซต์ ” คลิก “ แสดงเนื้อหา ไซต์ทั้งหมด ” คลิก “ สร้าง ” 10

การสร้างไลบรารีใหม่ (2) เลือกประเภทไลบรารี ที่ต้องการสร้างจาก รายการ “ ไลบรารี ” 11

การสร้างไลบรารีใหม่ (3) กรอกข้อมูล คลิกปุ่ม “ สร้าง ” 12

การกำหนดสิทธิ์เพื่อการแบ่งปันเอกสาร สิทธิ์ แบ่งออกเป็น 4 ระดับได้แก่ 1. สิทธิ์ระดับเว็บไซต์ 2. สิทธิ์ระดับไลบรารีและรายการในเว็บไซต์ 3. สิทธิ์ระดับเอกสารหรือเนื้อหาในรายการ 4. สิทธิ์ระดับผู้ดูแล Site Collection ประเภทสิทธิ์ที่สามารถมอบให้ผู้ใช้อื่นๆ 1. ควบคุมทั้งหมด 2. ออกแบบ 3. สนับสนุน 4. อ่าน 5. ชมเท่านั้น 13

การกำหนดสิทธิ์ระดับเว็บไซต์ เลือกคำสั่ง “ การ กระทำในไซต์ ” เลือกเมนูย่อย “ สิทธิ์ สำหรับไซต์ ” 14

การกำหนดสิทธิ์ระดับเว็บไซต์ (2)

การแก้ไขหรือลบสิทธิ์ คลิกเลือก ( เครื่องหมายถูก ) หน้า ผู้ใช้ที่ต้องการ เลือกคำสั่ง “ แก้ไข สิทธิ์ของผู้ใช้ ” หรือ คำสั่ง “ เอาสิทธิ์ของ ผู้ใช้ออก ” 16

สิทธิ์ระดับเนื้อหาในเว็บไซต์ เว็บไซต์ เอกสาร ส่วนบุคคล เอกสารที่ ใช้ร่วมกัน รายงาน การประชุม ครั้งที่ 1 ครั้งที่ 2 สืบทอด ไม่สืบทอด สืบทอด 17

สิทธิ์ระดับเนื้อหาระดับไลบรารี คลิกเลือกเนื้อหาที่ต้องการ หรือคลิกที่ชื่อเนื้อหาที่ ต้องการ เลือกคำสั่ง “ ไลบารี ” เลือกคำสั่ง “ สิทธิในการใช้ ไลบรารี ” 18

การควบคุมการใช้และการแก้ไขเอกสาร ปัญหาในการใช้และแก้ไขเอกสารร่วมกันภายใน ทีมงาน การแก้ไขเอกสารฉบับเดียวกันพร้อมกัน (Concurrency) การแจกจ่ายเอกสารฉบับล่าสุด (Version Control) การอนุมัติเอกสารก่อนการเผยแพร่ (Approval) 19

การกำหนดให้ต้อง check out เอกสาร ก่อนทำการแก้ไข

ปัญหาในการแก้ไขเอกสารฉบับเดียวกัน แก้ไขได้ด้วยคำสั่ง “ เช็คเอาท์ ” ก่อนการ แก้ไขเอกสาร ระหว่างเช็คเอาท์ผู้อื่น จะแก้ไขเอกสารไม่ได้ เมื่อแก้ไขเสร็จแล้วให้ เลือกคำสั่ง “ เช็คอิน ” 21

การใช้งานรุ่นเอกสาร เปิดการใช้งานรุ่นใน ไลบรารีเอกสารก่อน คลิกเลือกไลบรารีที่ ต้องการ เลือกคำสั่ง “ ไลบรารี ” เลือกคำสั่ง “ การตั้งค่า ไลบรารี ” เลือกคำสั่ง “ การตั้งค่า การกำหนดรุ่น ” 22

การใช้งานรุ่นเอกสาร (2) กรอกข้อมูล กดปุ่ม “ ตกลง ” 23

การตรวจสอบรุ่นเอกสาร เลือกตัวเลือกเอกสาร เลือกเมนูย่อย “ ประวัติ รุ่น ” 24

การแสดงรุ่นเอกสารในมุมมองปกติ เข้าไปใน “ การ ตั้งค่าไลบรารี ” ในหัวข้อมุมมอง คลิกที่ “ เอกสาร ทั้งหมด ” คลิกเลือกที่ช่อง “ แสดง ” ของชื่อ คอลัมน์ “ รุ่น ” คลิกปุ่ม “ ตกลง ” 25

การอนุมัติเอกสารก่อนเผยแพร่ เข้าคำสั่ง “ การตั้งค่า ไลบรารี ” ในการตั้งค่าทั่วไป เลือก “ การตั้งค่าการ กำหนดรุ่น ” เลือก “ ใช่ ” ในหัวข้อ การรับรองเนื้อหา เลือก “ สร้างรุ่นหลัก และรุ่นรอง ” เลือก “ เฉพาะผู้ใช้ท่า มารถอนุมัติรายการ ” คลิกปุ่ม “ ตกลง ” 26

การอนุมัติเอกสารก่อนเผยแพร่ ในเมนูย่อยของเอกสารให้เลือก “ ประกาศรุ่น หลัก ” เพื่อขอการอนุมัติ ผู้อนุมัติทำการอนุมัติเพื่อปรับรุ่นเอกสารเป็นรุ่นที่ เผยแพร่ได้ 27