แนวปฏิบัติเกี่ยวกับการเบิก ค่าใช้จ่ายในโครงการ
หัวข้อสำคัญ การขออนุมัติโครงการ การยืมเงินใช้จ่ายในโครงการ การเบิกค่าใช้จ่ายในโครงการ
1. การขออนุมัติโครงการ จัดทำบันทึกขออนุมัติจัดโครงการ โดยระบุวันที่จัด โครงการ สถานที่จัด พร้อมรายละเอียดงบประมาณที่ใช้ ในโครงการ เสนอบันทึกขออนุมัติโครงการผ่านอาจารย์ที่ปรึกษา เสนอบันทึกขออนุมัติโครงการผ่านรองคณบดีฝ่ายกิจการ นิสิต เพื่อให้คณบดีอนุมัติ
2. การยืมเงินใช้จ่ายในโครงการ 2. การยืมเงินใช้จ่ายในโครงการ จัดทำสัญญายืมเงินจำนวน 3 ฉบับ โดยให้อาจารย์ที่ปรึกษาเป็น ผู้ยืมเงิน 2. แนบสำเนาบันทึกขออนุมัติจัดโครงการที่คณบดีอนุมัติ พร้อมสำเนาถูกต้อง 3. นำเอกสารทั้ง 2 ฉบับ ส่งที่งานการเงิน ก่อนวันดำเนิน โครงการภายใน 15 วัน 4. งานการเงินจะจ่ายเงินล่วงหน้าก่อนจัดโครงการ ภายใน 7 วัน
3. การเบิกค่าใช้จ่ายในโครงการ 3. การเบิกค่าใช้จ่ายในโครงการ การเบิกเงินค่าอาหารและเครื่องดื่ม - จัดทำบันทึกขออนุมัติเบิกเงินค่าอาหารและเครื่องดื่ม - แนบใบเสร็จรับเงิน หรือใบสำคัญรับเงินของร้านค้า (ถ้าเป็นใบสำคัญรับเงินต้องมีสำเนาบัตรประชาชนแนบ) - แนบใบเซ็นชื่อของผู้เข้าร่วมโครงการ (ใบเซ็นชื่อแยกเป็นวันต่อวัน) - แนบสำเนาโครงการ พร้อมรับรองสำเนาถูกต้อง กรณียืมเงินทดรองจ่ายต้องระบุได้มุมบนด้านขวาของเอกสารว่าเป็นเอกสารการคืนเงินยืมของใคร
3.การเบิกค่าใช้จ่ายในโครงการ (ต่อ) การเบิกเงินค่าตอบแทนวิทยากร - จัดทำบันทึกขออนุมัติเบิกเงินค่าตอบแทนวิทยากร - แนบใบสำคัญรับเงินของวิทยากร - แนบหนังสือเชิญวิทยากร - แนบสำเนาโครงการ พร้อมรับรองสำเนาถูกต้อง กรณียืมเงินทดรองจ่ายต้องระบุได้มุมบนด้านขวาของเอกสารว่าเป็นเอกสารการคืนเงินยืมของใคร
ข้อควรระวัง ใบเซ็นชื่อของผู้เข้าร่วมโครงการห้ามเซ็นชื่อแทนกัน ใบเสร็จรับเงินควรมีชื่อที่อยู่ของผู้รับ และผู้จ่ายให้ครบถ้วน ควรระบุในใบเสร็จรับเงินทุกครั้งด้วยว่า ใครเป็นผู้จ่ายเงิน ในโครงการนั้นๆ ให้เซ็นชื่อตรงกลางใบเสร็จรับเงิน หรือ ใบสำคัญรับเงิน 4. การเบิกเงินของโครงการควรทำเรื่องเบิกเงินตามที่เกิดขึ้นจริง และไม่ควรเบิกเงินเพียงค่าอาหารเพียงอย่างเดียว