Office Timeline เครื่องมือสำหรับการบริหารจัดการ แผนการปฏิบัติงานและโครงการ ของหอสมุดพระราชวังสนามจันทร์ สำนักหอสมุดกลาง มหาวิทยาลัยศิลปากร นำเสนอโดย...จันทร์เพ็ญ กล่อมใจขาว ในการสัมมนา PULINET วิชาการ ครั้งที่ 4 วันพฤหัสบดีที่ 23 มกราคม พ.ศ. 2557

Office Timeline ... Office Timeline เป็นโปรแกรมที่สามารถสร้างแผนภูมิแกนต์ (Gantt Chart) หรือ Timeline เป็นโปรแกรมเสริม (Add-in) ของ Microsoft PowerPoint โดยสามารถใส่แผนภูมิแกนต์ (Gantt Chart) หรือ Timeline สำหรับงานหรือโครงการได้อย่างละเอียด ชัดเจน และยังใช้ในการทำเป็น Presentation ด้วย PowerPoint ได้

Office Timeline กับการบริหารจัดการแผนการปฏิบัติงานและโครงการ การใช้เครื่องมือบริหารจัดการโครงการ แผนภูมิแกนต์ (Gantt Chart) ที่อยู่ในกระดาษ ซึ่งสร้างด้วย Microsoft Word หรือ Excel Grantt Chart แบบที่ใช้งานกันอยู่

Office Timeline กับการบริหารจัดการแผนการปฏิบัติงานและโครงการ การใช้เครื่องมือบริหารจัดการโครงการ แผนภูมิแกนต์ (Gantt Chart) ด้วย Office Timeline 1) สร้าง Gantt Chart และ Timeline ด้วยการปักหมุด (Milestone) และกำหนดการดำเนินงาน (Task) ตามช่วงเวลาที่กำหนดในแผนการปฏิบัติงานและโครงการที่มีในหอสมุดทั้งหมด เพื่อให้เห็นภาพรวม

การบริหารจัดการแผนการปฏิบัติงานและโครงการประจำปี Library's project 9/16/2013 Library's plan Project follow-up (3) 9/23/2013 7/28/2014 Project's start Project follow-up (1) Project follow-up (2) Project's finish KPIs 10/15/2013 1/15/2014 4/22/2014 8/31/2014 8/19/2013 2013 Aug Oct Dec 2014 Apr Jun Aug 2014 ส่งรายงาน KPIs 9/4/2013 - 9/5/2013 ตรวจประเมิน KPIs 9/9/2013 - 9/10/2013 จัดทำแผนปฏิบัติงานประจำปี 9/23/2013 - 9/25/2013 จัดทำโครงการประจำปี 9/30/2013 - 10/4/2013 รายงานผลการปฏิบัติงานประจำปี 10/7/2013 - 10/9/2013 โครงการฉันรักห้องสมุด 10/1/2013 - 1/20/2014 โครงการบริการวิชาการแก่ชุมชน 10/21/2013 - 7/31/2014 โครงการการจัดการความเสี่ยง 11/4/2013 - 5/31/2014 โครงการ Best practice... 11/25/2013 - 3/31/2014 โครงการ The Touch 12/9/2013 - 6/30/2014 โครงการ Customer Delight 12/23/2013 - 8/31/2014 โครงการ The Link@snc 1/6/2014 - 7/31/2014 โครงการสัมมนาบุคลากรฯ 5/1/2014 - 5/31/2014

Office Timeline กับการบริหารจัดการแผนการปฏิบัติงานและโครงการ 2) สร้าง Gantt Chart และ Timeline ของแผนการปฏิบัติงานและโครงการ โดยเจาะลึกลงไปในแต่ละโครงการด้วยการปักหมุด (Milestone) และกำหนดการดำเนินงาน (Task) เพื่อให้ทราบช่วงเวลาของแต่ละแผนการปฏิบัติงานและโครงการ

โครงการบริการวิชาการแก่ชุมชน : ประสานงานเรื่องสถานที่ 11/1/2013 วางกิจกรรม 11/8/2013 เริ่มดำเนินโครงการ 11/14/2013 สิ้นสุดโครงการ ประชุมคณะทำงาน ประเมินผลโครงการ 11/23/2013 10/21/2013 12/16/2013 2013 Oct Nov Dec 2013 ประชุมวางแผนงาน 10/28/2013 - 10/28/2013 กำหนดและเตรียมกิจกรรม 11/4/2013 - 11/11/2013 ติดตั้งบูธและเตรียมความพร้อม 11/14/2013 - 11/14/2013 เริ่ม/ดำเนินโครงการและกิจกรรม 11/14/2013 - 11/22/2013 จัดเก็บบูธ 11/23/2013 - 11/23/2013 ประเมินผลและสรุปโครงการ 12/16/2013 - 12/20/2013 โครงการบริการวิชาการแก่ชุมชน : ห้องสมุดสุดหรรษา นำพาความรู้สู่ชุมชน (ณ องค์พระปฐมเจดีย์)

Office Timeline กับการบริหารจัดการแผนการปฏิบัติงานและโครงการ 3) Attacth File ข้อมูลต่างๆ ที่จำเป็นในแต่ละโครงการผ่าน Google Drive 4) Save ไฟล์ เป็น Powerpoint show เพื่อให้สามารถเข้าถึงแผนภูมิแกนต์ (Gantt Chart) และ Timeline ได้แบบ Slideshow ที่สามารถเชื่อมโยงไฟล์ข้อมูลที่แนบ (attach)

ผลการศึกษา พบว่า... 1) การทำงานระหว่างฝ่ายที่เป็นภารกิจหลักของหอสมุดฯ ทำให้เห็นภาพรวม และรายกิจกรรม/โครงการ 2) การแสดงผลเป็นกราฟในแนวนอน แสดงระยะเวลาของกิจกรรมแต่ละขั้นตอน ทำให้เห็นลำดับของแต่ละกิจกรรมที่ต่อเนื่องกัน ทำให้สามารถจัดการเรื่องบุคลากร และจังหวะเวลาในการทำงานที่ไม่ให้ทับซ้อนกัน 3) งานธุรการยังสามารถบริหารจัดการในเรื่องของงบประมาณ อาคารและสถานที่ 4) ผู้บริหารสามารถติดตามงาน และเรียกใช้เอกสารได้ในทันที 5) สามารถนำไปใช้กับงานอื่นเช่น การประกันคุณภาพการศึกษา การจัดทำรายงานต่างๆ เป็นต้น

การนำไปใช้ประโยชน์ ... 1) ด้านการบริหารงาน สามารถบริหารจัดการทั้งในเรื่องของงบประมาณ บุคลากร และเวลาได้เป็นอย่างดี 2) ด้านการพัฒนาบุคลากร ทำให้เกิดการแสวงหาเครื่องมือที่เกิดจากความก้าวหน้าของเทคโนโลยีมาใช้ในงานประจำ และเป็นเครื่องมือที่บรรณารักษ์สามารถดำเนินการได้ด้วยตนเอง เสริมสร้างความเชื่อมั่น และเกิดการใฝ่รู้ใฝ่เรียน 3) ด้านการเพิ่มพูนทักษะด้านเทคโนโลยี จากการศึกษาพบว่าโปรแกรมมีข้อจำกัดเนื่องจากเป็น Free edition ที่ไม่สามารถใช้งานได้ในหลายทางเลือก การพิจารณาโปรแกรมที่เป็น Plus Edition มาใช้งานต่ออาจเป็นทางเลือกหนึ่ง หากพบว่าเป็นโปรแกรมที่เหมาะสมสำหรับการใช้งาน

ขอบคุณค่ะ ...