โครงการลดความล่าช้าของเอกสารขาย ศูนย์หนังสือจุฬาฯ สาขามหาวิทยาลัยบูรพา
จุดประสงค์ในจัดทำโครงการ เพื่อลดขั้นตอนการทำเอกสารล่าช้า ใช้เวลานาน 1. ใช้ระยะเวลาในการทำเอกสารให้ลูกค้านานมากกว่า 30 นาที (เป็นกรณีลูกค้าเดินเข้ามาใช้บริการหน้าร้านเป็นงบประมาณ)
ตัวชี้วัดของโครงการนี้ ลดระยะเวลาในการทำเอกสารขายจาก 30 นาที คงเหลือไม่เกิน 20 นาที ต่อ ลูกค้า 1 ราย
การแก้ไขปัญหา พนักงานของสาขา ม.บูรพา ต้องมีการเข้ามาเติมเต็มซึ่งกันและกันในขณะที่ลูกค้าเข้ามาใช้บริการ (กรณีเข้ามาใช้บริการหน้าร้านเป็นการขายระบบเครดิต) ไม่รวมการสั่งซื้อในช่องทางอื่น ๆ เช่น - ลูกค้าโทรศัพท์มาสั่งซื้อ - ลูกค้าส่งรายการหนังสือมาให้ทางแฟกซ์หรือทางอีเมลล์ - ฯลฯ
การแก้ไขของปัญหา 1.มีการนิเทศงานให้กับพนักงานขายให้มีการช่วยเหลือกันภายในสาขา ม.บูรพา
การปฏิบัติงาน
ตัวอย่างการเก็บสถิติ อัตราการเข้ามาใช้บริการโดยทำเอกสารขาย 5 ราย ต่อ วัน
ขั้นตอนการออกเอกสาร ในกรณีที่ลูกค้ามาใช้งบ เลือกเข้าห้องสมุด
ลูกค้าคัดเลือกหนังสือเสร็จเรียบร้อย
ขั้นตอนการออกเอกสารใบเสนอราคา/ใบรับคำสั่งซื้อ/ให้ลูกค้า
เอกสารใบรับคำสั่งซื้อ
ขั้นตอนการจัดเบิกสินค้า
ขั้นตอนการสร้างเอกสารขาย
เอกสารใบส่งของ
บรรจุสินค้าจากแผนกธุรการ
ลูกค้ามารับสินค้า
จากการบันทึกสถิติในการทำเอกสาร โดยการทำงานแบบเติมเต็มในแผนก เริ่มทำเอกสารขาย (ใบรับคำสั่งซื้อ – ใบส่งของ) ใช้เวลาโดยประมาณ 15 นาที ได้เอกสารใบส่งของให้กับลูกค้า
การทำสมุดบันทึกเพื่อเก็บข้อมูลการลงเวลาการทำเอกสารขาย มีนาคม - กันยายน 2554