ระบบอัตโนมัติและการพิมพ์ การตรวจและแก้ไขคำสะกด (Spelling Check) ในโปรแกรม Microsoft Word XP จะมีพจนานุกรมอยู่ในโปรแกรมด้วย ทำให้สามารถตรวจคำสะกดได้อย่างง่าย เมื่อพิมพ์ผิดหรือพิมพ์คำที่ไม่มีในพจนานุกรม จะ ปรากฏเส้นสีแดงขีดใต้คำนั้น ทำให้สามารถแก้ไขได้ทันที
การตรวจและแก้ไขคำสะกด วิธีแก้ไขคำผิด Click mouse ปุ่มขวาที่คำมีเส้นใต้สีแดงขีดอยู่ Click mouse เลือกคำที่ต้องการ(ในบางครั้ง อาจไม่มีคำที่ต้องการ) คำใหม่จะแทนที่คำเดิม และเส้นสีแดงจะหายไป
การตรวจและแก้ไขคำสะกด ในบางกรณี คำที่ใช้ในเอกสารเป็นคำเฉพาะ เช่น ชื่อบุคคล หรือ ชื่อสถานที่ ที่ไม่มีในพจนานุกรมของ Word เราสามารถไม่สนใจกับเส้นใต้สีแดงนี้ได้ ดังนี้ Click mouse ปุ่มขวาที่คำมีเส้นใต้สีแดงขีดอยู่ Click mouse เลือก Ignore All ไม่สนใจคำที่ปรากฏนี้ตลอดทั้งเอกสาร
การตรวจและแก้ไขคำสะกด มีอีกวิธีในการตรวจสอบคำผิดคือ การตรวจสอบคำผิดตลอดทั้งเอกสารในขั้นตอนเดียว โดยจะปรากฏ คำผิดให้ แก้ไขทีลำคำ ดังนี้ Click mouse ที่ปุ่ม สังเกตคำที่ผิด (ตัวอักษรสีแดง) ถ้าไม่สนใจให้ Click ที่ปุ่ม Ignore หรือ Ignore All ถ้าต้องการแก้ไขเลือกคำที่ถูกต้อง Click mouse ปุ่ม Change เพื่อเปลี่ยนข้อความ
การตรวจและแก้ไขคำสะกด
การตรวจสอบไวยากรณ์ (Grammar) การตรวจสอบไวยากรณ์ จะปรากฏเส้นใต้สีเขียวที่คำหรือข้อความที่ตรวจสอบว่าผิดไวยากรณ์ ซึ่งเป็นคุณสมบัติเฉพาะของการใช้ภาษาอังกฤษเท่านั้น สามารถทำได้ดังนี้ Click mouse ปุ่มขวาที่คำมีเส้นใต้สีเขียวขีดอยู่ จะปรากฏคำที่ถูกไวยากรณ์ Click mouse เลือกคำที่ถูกไวยากรณ์นั้น คำใหม่จะแทนที่คำเดิม และเส้นใต้สีเขียวก็จะหายไป
การคนหาและแทนที่ขอความ 1. บนเมนู Edit ใหคลิก Find หรือ Replace 2. ในชอง Find What ใหปอนขอความที่ตองการคนหา 3. ถาตองการแทนที่ขอความ ใหปอนขอความแทนที่ลงในชอง Replace With 4. คลิก Find Next, Replace หรือ Replace All
ตัวเลขหน้าข้อความอัตโนมัติ Drag mouse ทับข้อความทีจะใส่ตัวเลขอัตโนมัติ Click mouse ปุ่ม
การใส่เครื่องหมายหน้าข้อความอัตโนมัติ Drag mouse ทับข้อความที่ต้องการจะใส่เครื่องหมายหน้าข้อความ Click mouse ปุ่ม จะปรากฏเครื่องหมายหน้าข้อความทันที
ใช้คำสั่ง Bullets And Numbering
การยกเลิกการใส่เครื่องหมายหน้าข้อความ Click mouse ในบรรทัดที่ต้องการยกเลิกการแสดงลำดับตัวเลข Click mouse ที่ปุ่ม Bullets จะหายไป
การใส่สัญลักษณ์พิเศษอื่น ๆ 1. เลื่อน Cursor ไปยังตําแหน่งที่จะใสอักขระพิเศษ 2. จากเมนู Insert เลือกคําสั่ง Symbol