โครงการกระบวนการจัดทำสัญญาเพื่อให้ผู้เช่าลงนาม ให้แล้วเสร็จ
รายชื่อหน่วยงานที่ร่วมในทีม กลุ่มงานบริหารทั่วไป ส่วนบริหารกิจการจัตุรัสจามจุรี กลุ่มบัญชีและการเงิน ส่วนบริหารกิจการจัตุรัสจามจุรี ส่วนสัญญาและคดีพิเศษ
กระบวนการที่นำมาพัฒนา (VSM) ขั้นตอนในการทำสัญญาเช่ามีหลายขั้นตอนเนื่องจาก การทำสัญญามีผลทางกฎหมาย และมีการตรวจสอบ เอกสาร ซ้ำซ้อนหลายขั้นตอน จึงทำให้การทำ สัญญาเช่าล่าช้า
ที่มา/มูลเหตุจูงใจของโครงการ อาคารจัตุรัสจามจุรี มีอาคาร 3 อาคาร ต่อเนื่องกันคือ อาคารพักอาศัย อาคารส่วนฐาน และอาคารสำนักงาน ซึ่งแต่ละอาคารจะมีกระบวนการทำสัญญาและขั้นตอนที่แตกต่างกัน ซึ่งบางขั้นตอนอาจใช้เวลานานมากเกินไป จึงทำให้มีระยะเวลาในการจัดทำสัญญาเช่าเกินกว่า 45 วัน ดังนั้น จึงมีแนวความคิดที่จะปรับปรุงกระบวนการทำสัญญาให้ใช้เวลาไม่เกิน 30 วัน
เป้าหมายและตัวชี้วัด เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพ และลดขั้นตอนการทำสัญญา ให้กระชับ และรวดเร็วทันตามเวลาที่กำหนด (ภายใน 30 วัน) เพื่อให้ผู้เช่าได้รับความพึงพอใจ และได้รับคืนสัญญาเช่าตามเวลาที่ กำหนด เพื่อเพิ่มศักยภาพให้กับบุคลากร ให้ทำงานตอบสนองความ ต้องการของลูกค้าได้รวดเร็วขึ้น
VSM (ก่อนทำ Lean)
สรุปผลการวิเคราะห์สาเหตุของปัญหา (ก้างปลา)
สรุปปัญหา สัญญาให้ผู้เช่าลงนามล่าช้า สรุปปัญหา สัญญาให้ผู้เช่าลงนามล่าช้า การทำสัญญามีผลทางด้านกฎหมาย จึงต้องมีการตรวจ เอกสารต่าง ซ้ำซ้อนหลายขั้นตอน กำหนดหน้าที่การทำงานไม่ชัดเจน และไม่มีกำหนดระยะเวลา ของแต่ละกระบวนการที่แน่นอน ขาดคู่มือการทำงาน
สรุปการแก้ไขปรับปรุงที่ได้ดำเนินการ ลดขั้นตอนการตรวจเอกสารให้น้อยลง แต่รัดกุมมากขึ้น ประชุมเพื่อหารือเรื่องกำหนดหน้าที่ กำหนดระยะเวลาที่แน่นอนของแต่ละ กระบวนการให้ชัดเจน จัดทำคู่มือการทำงาน
VSM (หลังทำ Lean)
ผลลัพธ์ของการพัฒนา 1. ผู้เช่าลงนามสัญญาภายในกำหนดระยะเวลา 30 วัน นับจากวันที่ได้รับอนุมัติการเช่า เดือน ผู้เช่าที่ได้รับอนุมัติการเช่า (ราย) ผู้เช่าที่ทำสัญญาแล้วเสร็จภายใน 30 วัน (ราย) คิดเป็น (%) มีนาคม 7 4 57 เมษายน 14 12 85 พฤษภาคม 2 100 มิถุนายน 11 9 81 กรกฎาคม สิงหาคม 3 กันยายน 2. มีกระบวนการในการทำสัญญาเป็นมาตรฐาน มีประสิทธิภาพ รวดเร็ว และถูกต้อง