ระบบการเรียกเก็บหนี้ ส่วนที่ 9 ระบบการเรียกเก็บหนี้ และการเรียกเก็บเงิน
ระบบการแจ้งหนี้และเรียกเก็บเงิน
ระบบการแจ้งหนี้ ระบบการแจ้งหนี้และเรียกเก็บเงิน (billing and collection system) เป็นขั้นตอนสุดท้ายของวงจรรายได้ กิจการตกลงขายสินค้าหรือบริการให้ลุกค้า เมื่อสินค้าหรือ บริการถูกส่งมอบให้ลูกค้าแล้วถือได้ว่าลูกค้าเป็นหนี้ กิจการและจะต้องชำระหนี้สินนั้น ระบบการแจ้งหนี้และ เรียกเก็บเงินมีหน้าที่ติดตามทวงหนี้ และเก็บรวบรวม ข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้าที่ค้างชำระหนี้เหล่าหนี้
เรียกเก็บเงินจากลูกค้า ขั้นตอนในการจัดทำใบแจ้งหนี้ส่งไปยังลูกค้า พร้อมกับการบันทึกข้อมูลเกี่ยวกับการขายลงใน แฟ้มข้อมูลหลักของสินค้าคงเหลือ แฟ้มข้อมูลหลักของ ลูกค้า แฟ้มข้อมูลหลักของบัญชีแยกประเภททั่วไป
ข้อมูลที่ควรปรากฏอยู่ในใบเรียกเก็บเงิน 1. ข้อมูลเฉพาะ เช่น ชื่อกิจการ ที่ตั้ง รหัสใบเรียกเก็บเงิน 2. รายละเอียดลูกค้า เช่น ชื่อ ที่อยู่ สถานที่ที่จะต้องส่งสินค้า เลขที่ ใบสั่งของ รหัสลูกค้า 3. เงื่อนไขการขาย 4. เงื่อนไขการจัดส่งสินค้า 5. ข้อกำหนดในการจัดส่งสินค้า 6. รายละเอียดเกี่ยวกับสินค้า เช่น รหัสสินค้า 7. จำนวนสินค้าที่จัดส่ง 8. ราคาสินค้าต่อหน่วย
ข้อมูลที่ควรปรากฏอยู่ในใบเรียกเก็บเงิน 9. จำนวนเงินที่คูณได้ของรายการสินค้าแต่ละรายการ 10. จำนวนเงินรวมของรายการค้าที่อยู่ในใบเรียกเก็บเงิน 11. ค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ที่เกี่ยวกับสินค้า เช่น ภาษีค่าบริการ ค่าติดตั้ง ค่าขนส่ง 12. จำนวนเงินรวมของค่าใช้จ่ายอื่น ๆ 13. จำนวนเงินรวมของใบเรียกเก็บเงิน
รับชำระเงินจากลูกค้า ขั้นตอนสุดท้ายของกระบวนการปฏิบัติงานในวงจร รายได้สำหรับการขายเชื่อ กระบวนการปฏิบัติงานเริ่มต้น หลังจากลูกค้าได้ส่งเช็คพร้อมใบนำส่งเงิน (remittance advice)ซึ่งเป็นหลักฐานในการชำระหนี้ตามใบแจ้งหนี้มายัง กิจการ พนักงานจะรวบรวมเช็ค และใบนำส่งเงินมา ตรวจสอบความถูกต้องก่อนจัดทำรายงานการรับชำระเงิน ประจำวัน
รับชำระเงินจากลูกค้า ต่อมาจะนำข้อมูลที่ปรากฏในเช็คและใบนำส่งเงิน ป้อนเข้าสู่คอมพิวเตอร์ทีละรายการ พร้อมกับการบันทึก ข้อมูลจากรายงานการรับชำระเงินประจำวันเพื่อให้ โปรแกรมการตรวจสอบ ทำการตรวจสอบความถูกต้องของ ข้อมูลนำเข้าก่อนที่จะปรับปรุงข้อมูลดังกล่าวลงใน แฟ้มข้อมูลใบแจ้งหนี้ แฟ้มข้อมูลหลักของลูกค้า แฟ้มข้อมูลการรับเงิน แฟ้มข้อมูลหลักของบัญชีแยกประเภททั่วไป แฟ้มข้อมูลบันทึกการเพิ่ม-ลดของบัญชีลูกหนี้
จบแล้วครับ ส่วนที่ 9