หนังสือภายใน และ หนังสือภายนอก ซ้อมความเข้าใจในการเสนอ หนังสือภายใน และ หนังสือภายนอก จัดทำโดย ฝ่ายบริหารทั่วไป กองการเงินและบัญชี

หนังสือราชการมี 6 ชนิด ได้แก่ หนังสือภายนอก หนังสือภายใน หนังสือประทับตรา หนังสือสั่งการ (คำสั่ง ระเบียบ ข้อบังคับ) หนังสือประชาสัมพันธ์ (ประกาศ แถลงการณ์ ข่าว) หนังสืออื่นๆ ที่เจ้าหน้าที่ทำไว้หรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ (หนังสือรับรอง รายงานการประชุม บันทึก หนังสืออื่นๆ เช่น แผนที่ โฉนด)

หนังสือภายนอก ส่วนราชการเจ้าของหนังสือจะต้องตรงกับผู้ลงนาม เช่น กรณีกรมลงนาม ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ คือ กรมชลประทาน พร้อมที่ตั้ง ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง คือ กองการเงินและบัญชี เบอร์โทร / โทรสารของเจ้าของเรื่อง เพื่อใช้ในการติดต่อประสานงาน ตัวอย่าง หนังสือภายนอกกรณีกรมลงนาม

หนังสือภายนอก กรณีกองลงนาม ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ คือ กองการเงินและบัญชี กรมชลประทาน พร้อมที่ตั้ง ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง คือ กลุ่ม/ฝ่าย เบอร์โทร/โทรสารของเจ้าของเรื่อง เพื่อใช้ในการติดต่อประสานงาน ตัวอย่าง หนังสือภายนอกกรณีกองลงนาม

จะต้องตรงกับผู้ลงนามเหมือนกับหนังสือภายนอก หนังสือภายใน ส่วนราชการ จะต้องตรงกับผู้ลงนามเหมือนกับหนังสือภายนอก กรมลงนาม ในกรณีที่ส่งไปถึงหน่วยงานอื่นที่อยู่สังกัดเดียวกัน หรือ เรียนปลัดกระทรวงฯ ส่วนราชการจะเริ่มจากกรมชลประทาน แล้วตามด้วย กองเจ้าของเรื่อง เบอร์โทรศัพท์ ตัวอย่าง หนังสือภายในกรณีกรมลงนาม

หนังสือภายใน กองลงนาม ส่วนราชการจะเริ่มจาก กองการเงินและบัญชี แล้วตามด้วย กลุ่ม/ฝ่าย เบอร์โทรศัพท์ ตัวอย่าง หนังสือภายในกรณีกองลงนาม

หนังสือภายใน กลุ่ม / ฝ่าย ลงนาม เสนอ ผอ.งบ. ส่วนราชการจะเริ่มจาก กลุ่ม/ฝ่าย เบอร์โทรศัพท์ ตัวอย่าง หนังสือภายในกรณี กลุ่ม / ฝ่าย ลงนาม

หนังสือภายใน คำขึ้นต้น กรณีเสนอหนังสือผ่านหลายกอง เช่น เรียน อธช. ผ่าน ผอ.งบ. ผอ.มด. และ รธร. (4) (1) (2) (3) การผ่านต้องเริ่มจาก ผอ.งบ. ผอ.มด. รธร. และ อธช. ตามลำดับ

หนังสือภายใน คำขึ้นต้น กรณีเสนอหนังสือในระดับเดียวกัน เช่น เรียน กพง. กนง. ฝงง. และ ฝคง. (1) (2) (3) (4) การเสนองานเริ่มจาก กพง. ตามด้วย กนง. ฝงง. และ ฝคง. ตามลำดับ

หนังสือประทับตรา หนังสือที่กองจะเป็นผู้รับผิดชอบและลงชื่อย่อกำกับตรา ไม่มีส่วนราชการ ไม่มีชื่อเรื่อง วัน เดือน ปี จะอยู่ด้านล่าง

หนังสือประทับตรา ใช้คำว่า “ ถึง ” ไม่ใช้คำว่า “ เรียน ” แล้วตามด้วย ใช้คำว่า “ ถึง ” ไม่ใช้คำว่า “ เรียน ” แล้วตามด้วย ชื่อส่วนราชการที่มีหนังสือไปถึง ไม่ใช่ ตำแหน่งหัวหน้าส่วนราชการ เช่น ถึง กรมบัญชีกลาง ไม่ใช่ ถึง อธิบดีกรมบัญชีกลาง แต่ถ้าเป็นหนังสือประทับตราที่มีไปถึงตัวบุคคล ต้องระบุชื่อบุคคลเช่นเดียวกับหนังสือภายนอก โดยใช้คำว่า “ ถึง ” ไม่ใช้คำว่า “ เรียน ” เช่น ถึง คุณมาณวิกา วรรณอาภา

หนังสือประทับตรา ส่วนท้ายหนังสือประทับตรา ไม่มีคำลงท้าย ไม่มีการลงชื่อหัวหน้าส่วนราชการ แต่ใช้ตราส่วนราชการประทับ และ ลงชื่อย่อของผู้ที่ได้รับมอบหมายจากกรม ก็คือ กองฯ กำกับตรานั้น แล้วลง วัน เดือน ปี ที่ออกหนังสือ ไว้ท้ายหนังสือ

ตัวอย่าง หนังสือประทับตรา ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ อยู่ด้านล่างซ้ายมือจะระบุชื่อส่วนราชการที่ส่งหนังสือออกหรือส่วนราชการเจ้าของหนังสือ พร้อมทั้งเบอร์โทร / โทรสาร ตัวอย่าง หนังสือประทับตรา

การทำสำเนา สำเนาคู่ฉบับ สำเนา เป็นสำเนาที่จัดทำขึ้นพร้อมกับต้นฉบับ ต้องให้ผู้ร่าง ผู้พิมพ์ ผู้ตรวจ ลงลายมือชื่อ สำเนา เป็นสำเนาที่ส่วนราชการ หรือ เจ้าหน้าที่จัดทำขึ้น ต้องมีการรับรอง “สำเนาถูกต้อง” ด้วย