การพิมพ์งานออกทางเครื่องพิมพ์ บทที่ 7 การพิมพ์งานออกทางเครื่องพิมพ์

ข้อแนะนำในการสั่งพิมพ์เอกสาร ควรเลือกประเภทเครื่องพิมพ์ก่อนเตรียมเอกสาร (ติดตั้งเครื่องพิมพ์ผ่านระบบ Microsoft Windows ก่อน) ในกรณีที่ลืมเลือกเครื่องพิมพ์ก่อนการเตรียมเอกสาร และมาทำการเลือกภายหลัง ควรเข้าสู่ โหมด Print Preview เพื่อตรวจสอบเอกสารก่อนพิมพ์ทุกครั้ง เมื่อสั่งพิมพ์เอกสารไปแล้ว ให้จัดเก็บแฟ้มเอกสารอีกครั้ง เพื่อไฟล์เอกสารจะได้ จำค่า ติดตั้งในการพิมพ์ ไม่ต้องเสียเวลามากำหนดค่าติดตั้งการพิมพ์ใหม่

การเตรียมงานก่อนสั่งพิมพ์ คลิกที่ปุ่ม Office ชี้ไปที่ Print (พิมพ์) แล้วเลือก Print Preview (แสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์)

ปรากฏจอภาพเอกสารก่อนพิมพ์

ตรวจสอบลักษณะการวางหน้ากระดาษ ลักษณะข้อความ และความถูกต้องของเอกสาร เลือกตั้งค่าในการพิมพ์จากไอคอนในกลุ่มต่างๆ ปรับความกว้างให้เท่าหน้าจอ เริ่มพิมพ์ ตั้งค่าเครื่องพิมพ์ ตั้งระยะขอบ เลือกแนวการวางกระดาษ เลือกขนาดกระดาษ ดูแบบย่อ-ขยาย ดูเท่าขนาดจริง ดูทีละหน้า ดูทีละ 2 หน้า แสดงไม้บรรทัด แสดงแว่นขยาย ดูหน้าถัดไป ดูหน้าก่อนหน้านี้ บีบให้พอดีหน้าใช้ในกรณีที่หน้า สุดท้ายมีไม่กี่บรรทัด ออกจากการดูเอกสารก่อนพิมพ์

คลิกที่ไอคอน (ปิดการแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์) หรือ หากต้องการพิมพ์จริงเลย ให้ คลิกที่ไอคอน คลิกที่ปุ่ม Office ชี้ไปที่ Print (พิมพ์) แล้วเลือก Print (พิมพ์)

จะปรากฏ Dialog Box

ช่วงของหน้า (Page Range) ช่วงในการสั่งพิมพ์ ได้แก่ เลือกข้อกำหนดที่ต้องการ ช่วงของหน้า (Page Range) ช่วงในการสั่งพิมพ์ ได้แก่ - ทั้งหมด (All) สั่งพิมพ์ทุกหน้าของเอกสาร - หน้าปัจจุบัน (Current Page) สั่งพิมพ์เฉพาะหน้าที่ Cursor อยู่ - หน้า (Pages) สั่งพิมพ์หน้าที่ระบุ โดยสามารถระบุได้ ดังนี้ เช่น หน้าที่ 1 - 5 ให้ระบุ 1 - 5 หน้า 1, 3 และ 8 ให้ระบุ 1, 3, 8 หน้า 1, 3 และ 8 - 10 ให้ระบุ 1, 3, 8 - 10  

พิมพ์ (Print) หน้าเอกสารในช่วงที่จะพิมพ์ ได้แก่ - หน้ากระดาษทั้งหมดที่อยู่ในช่วง (All Page in Ranges) ทุกหน้าในช่วงที่ระบุ - หน้าคี่ (Odd Pages) เฉพาะเอกสารหน้าคี่ - หน้าคู่ (Even Pages) เฉพาะเอกสารหน้าคู่

สิ่งที่พิมพ์ (Print What) เลือกสิ่งที่ต้องการสั่งพิมพ์ อาจเป็น - เอกสาร (Document) ไฟล์เอกสาร - คุณสมบัติ (Summary Info) รายละเอียดเกี่ยวกับไฟล์ - ข้อคิดเห็น (Annotations) คำอธิบายประกอบข้อมูล - ลักษณะ (Styles) รูปแบบเอกสาร - รายการข้อความอัตโนมัติ (Auto Text Entries) รายการข้อมูลของคำสั่ง Auto Text - การกำหนดคีย์ (Key Assignments) รายการข้อมูลเกี่ยวกับการกำหนดคีย์

จำนวนสำเนา (Copies) จำนวนชุดที่ต้องการสั่งพิมพ์ Print to File สั่งพิมพ์เอกสารเก็บไว้ในไฟล์ ในกรณีที่ไม่มีเครื่องพิมพ์ เมื่อเลือกตัวเลือกนี้ และสั่งพิมพ์เอกสารโดย กดปุ่ม OK ก็จะเข้าสู่จอภาพการจัดเก็บเอกสาร (Save As Dialog Box) Collate Copies ใช้รูปแบบเรียงเอกสารต่อเนื่องในชุดเดียวกันหรือไม่ (ตัวอย่าง มีเอกสาร 5 แผ่น สั่งพิมพ์ 2 ชุด ต้องการให้พิมพ์เอกสารหน้าที่ 1 - 5 ชุดที่ 1 แล้วพิมพ์หน้า 1 -5 ชุดที่ 2 หรือต้องการให้พิมพ์เอกสารหน้าที่ 1 จำนวน 2 ชุด แล้วจึงจะพิมพ์หน้าที่ 2 จำนวน 2 ชุด จนครบหน้าที่ 5 จำนวน 2 ชุด) เลือกปุ่ม OK (ตกลง) เพื่อสั่งพิมพ์เอกสาร หรือปุ่ม Cancel (ยกเลิก) เพื่อยกเลิกการสั่งพิมพ์เอกสาร