Executive Supported System ESS

บทบาทของผู้บริหารระดับสูง บทบาทในการสร้างสัมพันธภาพที่ดี มีมนุษยสัมพันธ์ที่ดีกับผู้ร่วมงาน ผู้ใต้บังคับบัญชา และบุคคลภายนอก บทบาทด้านข้อมูลข่าวสาร มีความรู้ข้อมูลขององค์กรเป็นอย่างดี สามารถ ถ่ายทอดข้อมูลให้เกิดภาพพจน์ที่ดีขององค์กร บทบาทด้านการตัดสินใจ คาดการณ์ล่วงหน้าได้แม่นยำ ควบคุม-แก้ปัญหา ได้ ถูกต้อง ทันเหตุการณ์

ลักษณะการตัดสินใจของผู้บริหาร ตัวอย่างของการตัดสินใจ การตัดสินใจเชิง กลยุทธ์ กำหนดวิสัยทัศน์ ภารกิจ วัตถุประสงค์ ทิศทางในการดำเนินงานขององค์การเพื่อสร้างความได้เปรียบในการแข่งขันและความมั่นคง เติบโตขององค์กร การตัดสินใจเชิงยุทธวิธี กำหนดแนวทางในการดำเนินงาน(แต่จะไม่ลงในรายละเอียดของการปฏิบัติงาน) เช่น การตัดสินใจว่าองค์การจะทำอะไร เมื่อไร เพื่อให้บรรลุตามสิ่งที่กำหนดไว้ในแผนกลยุทธ์ การแก้ปัญหาเฉพาะหน้า ทำการตัดสินใจแก้ปัญหาเฉพาะหน้าเพื่อมิให้เกิดความเสียหายอย่างรุนแรงต่อภาพพจน์และการดำเนินธุรกิจ เช่น พนักงานนัดหยุดงาน บริษัทถูกฟ้องล้มละลายทางกฎหมาย คู่แข่งขันออกผลิตภัณฑ์ใหม่ที่สำคัญที่มีผลกระทบต่อผลิตภัณฑ์หลักขององค์การหรือเกิดความผันผวนทางเศรษฐกิจ การตรวจสอบและควบคุม ตรวจสอบและควบคุมผลการปฏิบัติงานให้เป็นไปตามแผนงานที่วางไว้ เช่น ตรวจสอบผลการดำเนินงานของผู้บริหารระดับล่าง และควบคุมผลการดำเนินงานขององค์การโดยนำข้อมูลที่ได้จากการปฏิบัติงานมาเปรียบเทียบแผนที่วางไว้ หากเบี่ยงเบนไปจากแผน หรือแผนที่วางไว้ไม่เหมาะสมก็จะทำการแก้ไข ปรับปรุง ให้เหมาะสมต่อไป

ข้อมูลสำหรับผู้บริหารระดับสูง ข้อมูลภายในองค์กร ข้อมูลจากกระบวนการปฏิบัติงาน (Transaction Processing Data) ข้อมูลที่แสดงถึงผลการดำเนินงาน เช่น งบประมาณ ประมาณ รายได้ แผนด้านการเงิน ข้อมูลเหล่านี้ จะมีผลต่อผลการปฏิบัติงาน (Key Performance Indicators : KPI) ข้อมูลภายนอกองค์กร ข้อมูลที่กระทบต่อการดำเนินงานขององค์กร เช่น ความ ต้องการของลูกค้า ข้อมูลคู่แข่งขัน อัตราการแลกเปลี่ยน เงินตรา ฯลฯ ข่าวสารที่ใช้ติดต่อสื่อสารระหว่างกัน ข่าวสารที่ใช้สื่อสารระหว่างบุคลากรในองค์กรทุกระดับชั้น ผู้บริหารจะต้องสามารถเข้าถึงข้อมูลข้างต้น ได้อย่างสะดวก รวดเร็ว การจัดการและการตัดสินใจจึงจะมีประสิทธิภาพ

ความหมายของ ESS Executive Supported System เป็น DSS ประเภทหนึ่งซึ่งพัฒนาขึ้นมาโดยเฉพาะสำหรับผู้บริหารระดับสูง เพื่ออำนวยความสะดวก รวดเร็ว ในการบริหารและตัดสินใจ ESS ใช้สำหรับกำหนด วิสัยทัศน์ ภารกิจ กลยุทธ์ วัตถุประสงค์ เป้าหมาย และการวางแผนระยะยาว ESS ยังช่วยในการสื่อสารระวห่างผู้บริหารและบุคลากรในองค์กรและระหว่างองค์กร อีกด้วย ESS เป็นระบบ EIS (Executive Information System) ที่มีความสามารถเพิ่มเติมด้านการสื่อสารอิเลกทรอนิกส์ การวิเคราะห์ข้อมูล และการจัดการ

Model of Executive Supported System

ลักษณะของ ESS ที่ดี ให้สารสนเทศที่มีประโยชน์ต่อการวางแผนเชิงกลยุทธ์ - KPI(Key Performance Indicators), CSF(Critical Success Factors) 2) ง่ายต่อการเรียนรู้ และการใช้งาน - Good GUI, Self-help Menu 3) เชื่อมโยงกับแหล่งข้อมูลภายนอก - Hyperlink, Hypermedia 4) สามารถประมวลผลในรูปแบบที่ไม่ได้กำหนดไว้ล่วงหน้า - Aggregate/Global Information, Drill-down Ability, Ad Hoc Analysis 5) มีระบบรักษาความปลอดภัย

Cycle of Executive Supported System

เปรียบเทียบระบบ ESS, DSS และ MIS ลักษณะของระบบ Executive Support System : ESS Decision Support System : DSS Management Information System : MIS วัตถุประสงค์หลัก Executive Decision Planning & Decision Operation Control & สรุปสภาพการณ์ ข้อมูลนำเข้า ข้อมูลสรุปจากภายในและภายนอกองค์การ ข้อมูลจากระบบ TPS ข้อมูลเพื่อการสร้างตัวแบบการตัดสินใจ ตัวแบบขั้นสูง ข้อมูลจากรายงานกิจกรรมและจากแต่ละขอบเขตการบริหารในองค์การตัวแบบไม่ซับซ้อน สารสนเทศผลลัพธ์ ให้สารสนเทศเป็นประโยชน์ด้านกลยุทธ์ การคาดการณ์ล่วงหน้า การตอบข้อถามดัชนีต่างๆ รายงานวิเคราะห์เพื่อการตัดสินใจ การพยาการณ์ การตอบซักถาม รายงานสรุป รายงานสิ่งผิดปกติ สารสนเทศที่มีโครงสร้าง

เปรียบเทียบระบบ ESS, DSS และ MIS ลักษณะของระบบ Executive Support System : ESS Decision Support System : DSS Management Information System : MIS ผู้ใช้ ผู้บริหารระดับสูง ผู้บริหารระดับต่างๆ ผู้เชี่ยวชาญ นักวิเคราะห์ ผู้บริหารระดับกลาง รูปแบบของการตัดสินใจ มีการปรับเปลี่ยนโครงสร้างบ่อย รูปแบบไม่ชัดเจนหรือไม่มีโครงสร้างปัญหาเฉพาะหน้า กึ่งโครงสร้างและไม่มีโครงสร้าง มีโครงสร้างแน่นอน การใช้ข้อมูลสนับสนุนการตัดสินใจ ข้อมูลที่สนับสนุนการตัดสินใจทางอ้อม ไม่มีกฎเกณฑ์แน่นอนตายตัว ข้อมูลสนับสนุนการตัดสินใจในสถานการณ์เฉพาะด้านหรือเฉพาะเรื่อง ข้อมูลสนับสนุนตามรูปแบบและระยะเวลาที่กำหนด

Interrelationship among System ESS DSS TPS MIS

Advantage and Disadvantage of ESS Advantages:  Filters data for management Improves to tracking information Offers efficiency to decision makers Disadvantages:  Difficult to keep current data May lead to less reliable and insecure data Small companies may encounter excessive costs for implementation Too detailed Oriented