การเตรียมข้อมูลสำหรับจัดซื้อหนังสือ มัณฑนา สุนันตา งานพัฒนาทรัพยากรสารนิเทศ

ขั้นตอนในการเตรียมข้อมูลสำหรับจัดซื้อหนังสือ

สำรวจความต้องการทรัพยากรสารนิเทศจากภาควิชาและหลักสูตรต่างๆ โดยจัดทำบันทึกแจ้งให้กับทางภาควิชาและหลักสูตรต่างๆเพื่อให้เสนอรายชื่อหนังสือที่ต้องการ

รับการเสนอชื่อหนังสือเพื่อแนะนำการสั่งซื้อเข้าห้องสมุด จากอาจารย์ บุคลากร นักศึกษา โดยได้รับการเสนอผ่านทางบันทึกจากภาควิชาและหลักสูตร หรือจากแบบฟอร์มแนะนำการสั่งซื่อหนังสือ

รวบรวมรายชื่อหนังสือที่ได้รับการเสนอให้จัดซื้อ ตรวจสอบรายการบรรณานุกรมที่ถูกต้องจากเว็บไซด์ร้านหนังสือหรือสำนักพิมพ์ และจากฐานข้อมูลระดับสากล เช่น LC, Ohiolink, NLM

ตรวจสอบความซ้ำซ้อนกับรายการหนังสือในฐานข้อมูล Innopac สำนักหอสมุด และในรายการหนังสือที่ห้องสมุดกำลังดำเนินการจัดซื้อ

หากมีรายการหนังสือซ้ำซ้อน จัดทำบันทึกแจ้งผลการเสนอแนะรายชื่อหนังสือที่ห้องสมุดมีให้บริการอยู่แล้ว พร้อมทั้งแนบรายละเอียดหนังสือเล่มนั้นๆให้ผู้เสนอแนะทราบ

ตรวจสอบและเปรียบเทียบราคาหนังสือจากหลายๆร้าน โดยการขอใบเสนอราคา หรือตรวจสอบราคาจากเว็บไซด์ร้านหนังสือ แล้วเลือกร้านค้าที่เหมาะสม

จัดทำบันทึกรายชื่อหนังสือ พร้อมข้อมูลบรรณานุกรม และราคาหนังสือและร้านที่คัดเลือก รวมทั้งเหตุผลประกอบการเสนอแนะเพื่อสั่งซื้อ ทั้งนี้ต้องมีข้อมูลความซ้ำซ้อนของหนังสือเมื่อเปรียบเทียบกับห้องสมุดอื่นๆภายในมหาวิทยาลัยมหิดลด้วย โดยข้อมูลที่เตรียมทั้งหมดนี้สำหรับการเสนอให้หัวหน้าห้องสมุดเป็นผู้พิจารณาอนุมัติ

นำเสนอข้อมูลสำหรับการคัดเลือกให้หัวหน้าห้องสมุดเป็นผู้พิจารณาอนุมัติจัดซื้อโดยผ่านทางเว็บไซด์ห้องสมุด

จัดหารายชื่อหนังสือวิชาการ ตำรา พร้อมรายการบรรณานุกรม สำหรับเสนอให้หัวหน้าห้องสมุดพิจารณาคัดเลือกเพิ่มเติมจากที่ได้รับการเสนอแนะให้จัดซื้อ โดยอาจจะเป็นการ update edition หนังสือที่ห้องสมุดมี edition เดิมอยู่แล้ว หรืออาจจะเป็นหนังสือที่จัดอันดับความนิยมหรือให้คะแนนนิยมในสาขาวิทยาศาสตร์

จัดทำบันทึกแจ้งการคัดเลือกหนังสือให้กับทางภาควิชาและหลักสูตร ทราบ หากมีร้านค้านำหนังสือมาวางคัดเลือกกับทางห้องสมุด

ตรวจสอบผลการพิจารณาอนุมัติจัดซื้อหนังสือผ่านทางเว็บไซด์ห้องสมุด และจัดทำบันทึกผลการอนุมัติ

จัดทำรายชื่อหนังสือที่ไม่อนุมัติจัดซื้อ โดยแบ่งตามภาควิชาและหลักสูตร

รับผลการพิจารณาอนุมัติจัดซื้อเพื่อดำเนินการจัดซื้อหนังสือ โดยจัดทำบันทึกการสั่งซื้อให้กับทางร้านค้าหรือตัวแทนจำหน่าย

จัดทำบันทึกรายชื่อหนังสือที่ผ่านการอนุมัติให้จัดซื้อ

บันทึกข้อมูลการสั่งซื้อหนังสือในรูปแบบบัตรรายการ

จัดทำรายชื่อหนังสือที่จัดซื้อประจำเดือน โดยแบ่งตามภาควิชาและหลักสูตร

นำเสนอข้อมูลที่กำลังสั่งซื้อหนังสือ โดยผ่านทางเว็บไซด์ห้องสมุด เพื่อรายงานถึงผลการปฏิบัติงาน

ติดตามทวงถามหนังสือที่มีการจัดส่งล่าช้า / ตรวจสอบรายการที่สั่งซื้อจากทางร้าน

รอตรวจรับหนังสือที่ได้สั่งซื้อไปแล้ว เพื่อดำเนินการตามขั้นตอนของการเตรียมเล่มก่อนออกให้บริการต่อไป

สวัสดี