โครงการพัฒนาคุณภาพงานด้วยแนวคิด Lean Present

จัดทำโดย แผนกพัสดุ ชื่อกลุ่ม OUR PURPOSE โรงพิมพ์แห่งจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย (ใส่ใจทุกงาน บริการทุกท่าน สร้างสรรค์งานพิมพ์) ชื่อกลุ่ม OUR PURPOSE

ที่มา / มูลเหตุจูงใจของโครงการ สืบเนื่องจากโรงพิมพ์แห่งจุฬาฯ ส่งงานพิมพ์ทันกำหนด เวลาที่ผู้รับบริการต้องการได้ 65 % ซึ่งเกิดจากทุกแผนกที่เกี่ยวข้อง ตั้งแต่เริ่มต้นรับงาน วางแผนการผลิต ปรู๊ฟงาน ออกแบบ วางรูปแบบ ทำแม่พิมพ์ พิมพ์ ทำเล่ม จัดส่ง พัสดุก็เป็นแผนกหนึ่งที่เกี่ยวข้อง เนื่องจากกระดาษที่ใช้เป็นวัตถุดิบ ประมาณ 80% มีส่วนกระทบ หรือสนับสนุนงานให้งานเสร็จทันกำหนด จึงเป็นแรงบันดาลใจ ให้คิดปรับปรุงการจัดซื้อ และการเบิกกระดาษให้สะดวก รวดเร็ว ทันความต้องการของแผนกพิมพ์ ด้วยความ ใส่ใจ รับผิดชอบ และมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

เป้าหมายและตัวชี้วัด อัตราการเบิกกระดาษให้ทันความต้องการของแผนกพิมพ์ไม่น้อยกว่า 85% ก่อนการพัฒนา ไม่มีข้อมูลเป้าหมายและตัวชี้วัด วิธีการคำนวณ จำนวนครั้งกระดาษแต่ละรายการที่เบิกทันกำหนด x 100 จำนวนครั้งกระดาษทั้งหมดที่ขอเบิก

สรุปผลการวิเคราะห์สาเหตุของปัญหา (ก้างปลา) Root Cause Analysis 1. ระบบคอมพิวเตอร์ของแผนกพัสดุไม่ถูกต้องและไม่เสถียร 2. ระบบการจัดซื้อและตรวจรับของใช้เวลามาก ไม่ทันความต้องการของแผนกพิมพ์ 3. ขาดการวางแผน / สื่อสาร / ประสานงานที่ดี และมีประสิทธิภาพระหว่าง แผนกขาย ลูกค้าสัมพันธ์ ฟิล์มและแม่พิมพ์ พิมพ์ และพัสดุ 4. โปรแกรมระบบคอมพิวเตอร์พัสดุไม่ทันสมัย ไม่รองรับระบบการจองกระดาษของแผนกขาย หรือเปลี่ยนแปลงรายละเอียดกระดาษของแผนกพิมพ์ 5. สถานที่ไม่เพียงพอ - ชั้นเก็บกระดาษเดิมติดตั้งแบบถาวรไม่สามารถปรับระดับตามที่ต้องการได้ ไม่ทันสมัย

สรุปการแก้ไขปรับปรุงที่ได้ดำเนินการ ข้อมูลระบบคอมพิวเตอร์ของแผนกพัสดุไม่ถูกต้อง ไม่เสถียรพัสดุจะแก้ไขข้อมูลระบบคอมพิวเตอร์ทันที 1. ตรวจสอบข้อมูล/ตัวเลขกับทะเบียนกระดาษของแผนกบัญชี 2. กรณียอดยกไป / ยกมาไม่ถูกต้อง ให้ประมวลผลและหาทางแก้ไขร่วมกับพนักงาน IT 3. ดัดแปลง / ปรับรายงาน Material Flow (R3D85) เป็นรายงานจองกระดาษ และการเปลี่ยนแปลงรายละเอียดกระดาษใช้ชั่วคราวก่อน โดยไม่ให้กระทบการทำงานของแผนกขาย / พิมพ์ เพื่อรอของบประมาณใหม่ “โปรแกรมจองกระดาษ”

ตัวอย่างเอกสารดัดแปลง / ปรับระบบจองกระดาษ

ปรับระบบการจัดซื้อตรวจรับของที่ใช้เวลามากให้กระชับและรวดเร็ว 1. กำหนดระยะเวลาจัดซื้อ Lead Time 2. แจ้งจำนวนต่ำ-สูงสุดของกระดาษ MIN-MAX STOCK 3. ทำเอกสาร “การ์ดบันทึกเวลากระบวนการจัดซื้อ”

ตัวอย่างการ์ดบันทึกเวลากระบวนการจัดซื้อ

ข้อมูลวิธีการจัดซื้อกระดาษเฉพาะส่วนเสนอเอกสารภายใน (หลังการปรับปรุง)

การวางแผน / สื่อสาร / ประสานงานระหว่าง แผนกขาย ลูกค้าสัมพันธ์ ฟิล์มและแม่พิมพ์ พิมพ์ และพัสดุ ได้มีการประชุม 3-4 ครั้งถึงปัญหาการเบิกกระดาษไม่ทัน และได้สรุปดังนี้ 1. กรณีเปลี่ยนแปลงกระดาษ แผนกฟิล์มและแม่พิมพ์จะติดต่อแผนกขายเพื่อแจ้งพัสดุ หรือแจ้งพัสดุโดยตรง และผู้บริหารควรขยายผล หรือให้ความสำคัญแนวทางการใช้กระดาษให้ถูกต้องตรงกันในส่วนของชนิด ขนาด ปริมาณ และเวลาให้ทุกฝ่ายสามารถคิดเป็นมาตรฐานเดียวกัน 2. จำกัดการใช้กระดาษพิเศษให้น้อยที่สุด ( ประมาณ 5 รายการ) 3. สรุปสาเหตุการเบิกจ่ายกระดาษไม่ทัน โดยลงบันทึกประจำวันการเบิกจ่ายกระดาษ

ตัวอย่างบันทึกการเบิกจ่ายกระดาษ

สรุปยอดการเบิกจ่าย

สรุปสาเหตุการเบิกกระดาษไม่ทัน

ผลลัพธ์การดำเนินการ ก่อนการปรับปรุง ไม่มีข้อมูลเป้าหมายและตัวชี้วัด ก่อนการปรับปรุง ไม่มีข้อมูลเป้าหมายและตัวชี้วัด ประมาณการเบื้องต้น 80% เป้าหมายการปรับปรุง 85% หลังการปรับปรุง ผลการดำเนินงาน ตั้งแต่ เม.ย. – ก.ย. 54 96.72%

สวัสดี จบการนำเสนอ นำเสนอโดย: นภาลัย วรรณสันทัด / PowerPoint By : มนูญ สุขสด / ประสานงาน : มลฑา ตู้เพ็ชร, นิพนธ์ มั่นจินดา, ณัฐกานต์ ซ้อนใสย์