เครือข่ายวิชาชีพห้องสมุด

กระบวนงานวิเคราะห์และทำรายการ หนังสือใหม่ภาษาไทยออกให้บริการ กระบวนงานที่นำมาพัฒนา กระบวนงานวิเคราะห์และทำรายการ หนังสือใหม่ภาษาไทยออกให้บริการ นำเสนอโดย สุปริญา ลุลิตานนท์ ประธานกลุ่ม

ที่มาของโครงการ หนังสือภาษาไทยมีจำนวนมาก บรรณารักษ์ต้องวิเคราะห์หมวดหมู่เอง ไม่มีข้อมูลสำเร็จรูปให้คัดลอกเหมือนหนังสือภาษาต่างประเทศ บางครั้งผู้ใช้บริการต้องติดต่อบรรณารักษ์จึงจะได้ใช้หนังสือใหม่ที่ต้องการ บรรณารักษ์และพนักงานห้องสมุดต้องทำงานหลายหน้าที่ บรรณารักษ์มีงานกิจกรรมพิเศษที่ได้รับมอบหมายเพิ่มจากงานประจำ การทำรายการหนังสือจะทำรอบละหลายเล่มตามใบส่งหนังสือ ครบแล้วจึงส่งให้งานต่อไป บรรณารักษ์และพนักงานห้องสมุดที่เพิ่งบรรจุใหม่ มีประสบการณ์น้อยในการใช้งานโปรแกรมห้องสมุดอัตโนมัติ บางห้องสมุดยังต้องการพิมพ์บัตรรายการ เขียนบัตรยืม และติดซองบัตร

เป้าประสงค์ ลดระยะเวลารอ ระหว่างการวิเคราะห์หมวดหมู่ทำรายการ กับ การเตรียมตัวเล่มออกให้บริการ สร้างความพึงพอใจแก่ผู้ใช้บริการ ได้ใช้หนังสือใหม่อย่างรวดเร็ว ผู้ใช้สามารถสืบค้นข้อมูลหนังสือจากฐานข้อมูลห้องสมุดได้ครบถ้วน จัดทำคู่มือการทำงานที่มีรายละเอียดขั้นตอนชัดเจน โดยปรับลดขั้นตอนที่ไม่จำเป็นออก บุคลากรใหม่เข้าใจและทำตามได้

เป้าหมายและตัวชี้วัด 1. อัตราการทำหนังสือใหม่แต่ละเล่มเสร็จพร้อมให้บริการ ภายใน 1 วัน โดยมีรอบการทำงานไม่เกิน 10 เล่ม ต่อรอบ เป้าหมาย ร้อยละ 90 หนังสือใหม่ที่ทำรายการเสร็จบันทึกเข้าฐานข้อมูลได้ ครบถ้วนพร้อมให้ผู้ใช้สืบค้นได้ เป้าหมาย ตรวจพบข้อผิดพลาดในการบันทึกข้อมูล ไม่เกิน ร้อยละ 5

VSM ก่อนทำ LEAN (29 ขั้นตอน ใช้เวลา 3 ชม.ครึ่ง/เล่ม)

SIPOC-R

แผนการปรับปรุง

ผลลัพธ์ของการพัฒนา

เหลือ 13 ขั้นตอน ใช้เวลา 1 ชม. 40 นาที

ผลการปรับปรุง ห้องสมุดที่ทำตามกระบวนงานที่ปรับลดขั้นตอนแล้ว สามารถวิเคราะห์และทำรายการหนังสือภาษาไทยออกให้บริการได้เร็วขึ้น คือ ภายใน 1 วัน หรือ เล่มละประมาณ 1 ชั่วโมง ห้องสมุดหลายแห่งจะอนุญาตให้ผู้ใช้ยืมหนังสือที่อยู่ในระหว่างจัดแสดงหนังสือใหม่ได้ ข้อมูลหนังสือใหม่ที่บันทึกเข้าฐานข้อมูลมีความผิดพลาดน้อยลงหลังจากเจ้าหน้าที่เข้ารับการอบรม ห้องสมุดหลายแห่งยกเลิกการพิมพ์บัตรรายการ และทดลองใช้วิธีพิมพ์สันหนังสือแทนการเขียน

ผลลัพท์ตามเครื่องชี้วัดที่กำหนดไว้ จำนวนหนังสือใหม่ภาษาไทยที่นำออกให้บริการ ตัวอย่าง ห้องสมุดคณะวิศวกรรมศาสตร์ เฉลี่ย เล่มละ 1 ชั่วโมง เดือน จำนวนเล่ม ก่อนทำ lean ใช้เวลา หลังทำ lean มีนาคม 64 7-10 เล่ม/วัน 10 วัน เมษายน 5 10-15 เล่ม/วัน 1/2 วัน พฤษภาคม 15 1 1/2 วัน มิถุนายน 41 4 วัน กรกฎาคม 12 1 วัน สิงหาคม 14

งานประสบผลสำเร็จรวดเร็วขึ้น ผู้ใช้บริการเกิดความพึงพอใจมากขึ้น บทเรียนที่ได้รับ งานประสบผลสำเร็จรวดเร็วขึ้น ผู้ใช้บริการเกิดความพึงพอใจมากขึ้น

ปัญหาและอุปสรรค บุคลากรแต่ละคนต้องทำงานหลายหน้าที่ในแต่ละวัน ทำให้งานบางอย่างไม่สามารถทำต่อเนื่องได้ ลักษณะการทำงานของแต่ละห้องสมุดไม่เหมือนกัน บางแห่งยังต้องการทำบัตรรายการเพื่อใช้ในการสำรวจหนังสือประจำปี ห้องสมุดแต่ละสาขาวิชามีนโยบายการจัดซื้อหนังสือภาษาไทยมากน้อยต่างกัน มีผลต่อปริมาณหนังสือที่วิเคราะห์ทำรายการและนำออกให้บริการ

ผู้รับผิดชอบโครงการ