โครงการการเพิ่มประสิทธิภาพ การจัดการข่าวสาร ในสถานการณ์วิกฤติ ฉุกเฉิน และเร่งด่วน โดยกลุ่ม...โบ X 2

สมาชิก....ประกอบด้วย นางนัยนา พรหมมลมาศ ประธานกลุ่ม นางนัยนา พรหมมลมาศ ประธานกลุ่ม นางสาวกนกวรรณ ยิ้มจู เลขานุการ นางวีณา ธรรมธร สมาชิก น.ส.มัชิมาณ นุ่มน้อย สมาชิก นายณรงค์ เกิดโพธิ์ทอง สมาชิก น.ส.อุมาพร โกมลรุจินันท์ สมาชิก

หลักการและเหตุผล ในสภาวะฉุกเฉินหรือสถานการณ์เร่งด่วน การรับรู้ข่าวสารที่ถูกต้อง รวดเร็วเป็นสิ่งที่สำคัญมาก เพราะการรับรู้ข่าวสารที่ล่าช้าหรือไม่ถูกต้อง อาจก่อให้ส่งผลต่อภาพลักษณ์ของมหาวิทยาลัย และทำให้การแก้ปัญหายากขึ้น ดังนั้น งานสารนิเทศ ซึ่งมีพันธกิจเกี่ยวกับการประชาสัมพันธ์ของมหาวิทยาลัย จึงได้จัดตั้ง โครงการเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการข่าวสารในสถานการณ์วิกฤติ ฉุกเฉิน และเร่งด่วน เพื่อเป็นการประชาสัมพันธ์ ก่อ – กัน – แก้ ด้วย กลยุทธ์ต่างๆอย่างรีบด่วนฉับไวที่สุด เพื่อสร้างความเข้าใจที่ถูกต้องแก่ชาวจุฬาฯและสาธารณชน

ก่อ – กัน – แก้ ก่อ กัน แก้

ปัญหา & แรงจูงใจ ตัวชี้วัด การประชาสัมพันธ์ข่าวสารในสถานการณ์วิกฤติ/ฉุกเฉิน ไม่ทันท่วงที ตัวชี้วัด จำนวนข่าวสารที่มหาวิทยาลัยเผยแพร่ในสื่อแขนงต่างๆ เมื่อเกิดสถานการณ์ฉุกเฉินหรือเร่งด่วน

เป้าหมายของโครงการ 1. เพื่อนำเสนอข้อมูล ความจริงอย่างชัดเจนและรวดเร็ว ต่อสาธารณชน เพื่อแก้ไขประเด็น ปัญหา ที่จะก่อให้เกิดผลกระทบ 2. วางแผนในการสื่อสารที่ได้ผลต่อกลุ่มเป้าหมายทุกส่วนอย่างรวดเร็ว 3. ควบคุมการสื่อสารเชิงลบ ป้องกันข่าวลือหาหนทางสกัดกั้นไม่ให้วิกฤติลุกลาม 4.วิเคราะห์สถานการณ์ วางกลยุทธ์เพื่อให้ปัญหายุติโดยเร็ว 5. ประเมินผลการแก้ไขเป็นระยะๆ พร้อมทั้งฟื้นฟู สร้างความเชื่อมั่นศรัทธา กลับมาโดยเร็ว

สรุปผลการวิเคราะห์สาเหตุ ลำดับ ปัญหา การแก้ไข 1. ไม่ทราบข้อมูลข่าวสารที่ครบคลุม/ถูกต้องทันท่วงที ขอข้อมูลข่าวเบื้องต้นจากเครือข่ายประชาสัมพันธ์ของมหาวิทยาลัย เพื่อนำไปสู่การรวบรวมข้อมูลที่ถูกต้อง ได้ทันเวลา 2. ไม่ทราบสถานการณ์ฉุกเฉินต่างๆที่เกิดขึ้น เนื่องจากหน่วยงานที่รับผิดชอบไม่ทราบว่าจะส่งข้อมูลประชาสัมพันธ์ให้ใคร จัดประชุม/อบรม แก่เครือข่ายประชาสัมพันธ์ของมหาวิทยาลัย เพื่อประชาสัมพันธ์สำนักงานและแจ้งขั้นตอนรวมถึงช่องทางการส่งข้อมูล 3. ไม่มีแผนการรับมือในการประชาสัมพันธ์ในสถานการณ์ฉุกเฉิน จัดทำแผนการประชาสัมพันธ์ข่าวสารในกรณีฉุกเฉิน 4. บุคลากรไม่มีทักษะในการจัดการข่าวในกรณีฉุกเฉิน จัดอบรมทักษะการจัดการข้อมูลข่าวสารในกรณีฉุกเฉินให้แก่บุคลากรภายในสำนักงาน

เมื่อเกิดสภาวะฉุกเฉิน/สถานการณ์เร่งด่วน แผนการดำเนินงาน เมื่อเกิดสภาวะฉุกเฉิน/สถานการณ์เร่งด่วน 1.ประสานงานกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้องหรือผู้ที่สามารถให้ข้อมูลต่างๆ อย่างรอบด้านเมื่อเกิดเหตุการณ์ 2.รวบรวมข้อมูลต่างๆที่ได้รับ เพื่อทำข่าวประชาสัมพันธ์สู่ประชาคมจุฬาฯ และสังคมภายนอก 3.วางกลยุทธ์การดำเนินงานเพื่อยุติปัญหาโดยเร็ว 4. กำหนดกลุ่มเป้าหมายหลักในการประชาสัมพันธ์ 5. กำหนดช่องทางในการเผยแพร่ข่าวสู่กลุ่มเป้าหมาย โดยใช้สื่อที่เหมาะสม 1.นำข้อมูลที่ได้มาเรียบเรียงเขียนเป็นข่าวประชาสัมพันธ์ เพื่อเผยแพร่ในสื่อต่างๆโดยพิจารณากลุ่มเป้าหมายเป็นหลัก 2. จัดการแถลงข่าวโดยมีผู้เกี่ยวข้องระดับต่างๆทันที 3. ส่งข่าว/ข้อมูลที่ถูกต้องชัดเจนที่สุดไปยังสื่อต่างๆที่เหมาะสมในแต่ละกรณี

แบบสอบถามประเมินผลการรับรู้ของผู้รับบริการ จัดเก็บข้อมูลการประชาสัมพันธ์เผยแพร่ข่าวและผลการรับรู้ของผู้รับบริการ