งานระบบทะเบียนพัสดุ ปฏิบัติงานภายใต้ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยการพัสดุ พ.ศ.2535 และที่แก้ไขเพิ่มเติม

หมวด 3 : การควบคุมและการจำหน่ายพัสดุ ส่วนที่ 2 : การควบคุม

การเก็บรักษาพัสดุ (ข้อ 151) “พัสดุของส่วนราชการไม่ว่าจะได้มาด้วยประการใด ให้อยู่ในความควบคุมตามระเบียบนี้ เว้นแต่มีระเบียบของทางราชการ หรือกฎหมายกำหนดไว้เป็นอย่างอื่น” การลงบัญชีหรือทะเบียนควบคุมพัสดุ (ข้อ 152) “เมื่อเจ้าหน้าที่พัสดุได้รับมอบแล้ว ให้ดำเนินการดังต่อไปนี้ (1) ลงบัญชีหรือทะเบียนเพื่อควบคุมพัสดุ แล้วแต่กรณี แยกเป็นชนิด และแสดงรายการตามตัวอย่างที่ กวพ. กำหนด โดยให้มีหลักฐานการรับเข้าบัญชีหรือทะเบียนไว้ประกอบรายการด้วย (2) เก็บรักษาพัสดุให้เป็นระเบียบเรียบร้อย ปลอดภัยและให้ครบถ้วนถูกต้อง ตรงตามบัญชีหรือทะเบียน

การได้มาของพัสดุ ได้มาตามกระบวนการพัสดุในการจัดซื้อจัดจ้าง ได้มาจากการได้รับบริจาค หรือได้แถมมากับการจัดซื้อจัดจ้าง หรืออื่น ๆ

การควบคุมพัสดุ เมื่อกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างพัสดุเสร็จสิ้นแล้วงานระบบทะเบียนพัสดุจะได้รับใบเบิกพัสดุ จากนั้นก็จะดำเนินการตามขั้นตอนดังนี้ :- 1. ทำบันทึก e-office แนบใบเบิกพัสดุที่มีรายละเอียดของครุภัณฑ์ หมายเลขครุภัณฑ์ ลายมือชื่อผู้รับครุภัณฑ์ ส่งให้กับหน่วยงานต้นเรื่อง

ตัวอย่างบันทึกข้อความส่งใบเบิกพัสดุทาง e-office

ตัวอย่างใบเบิกพัสดุที่จัดส่งทาง e-office

ตัวอย่างเอกสารแนบใบเบิกพัสดุที่จัดส่งทาง e-office

การควบคุมพัสดุ (ต่อ) 2. หน่วยงานก็ดำเนินการตามข้อ 152 (1) คือการลงบัญชีหรือทะเบียนควบคุมพัสดุ โดย กำกับหมายเลขครุภัณฑ์ที่ชิ้นครุภัณฑ์ พร้อมกับการเก็บรักษาพัสดุให้เป็นระเบียบเรียบร้อย ปลอดภัยและให้ครบถ้วนถูกต้องตามบัญชีหรือทะเบียน ข้อ 152 (2) 3 เก็บใบเบิกพัสดุเข้าแฟ้ม พร้อมกับเพิ่มรายการครุภัณฑ์ในทะเบียนคุมของหน่วยงาน 4 หน่วยงานเตรียมพร้อมเพื่อรอการตรวจสอบพัสดุจากคณะกรรมการตรวจสอบพัสดุประจำปีงบประมาณ

ตัวอย่างทะเบียนคุมครุภัณฑ์

การควบคุมพัสดุ (ต่อ) ได้มาจากการได้รับบริจาค หรือได้แถมมากับการจัดซื้อจัดจ้าง หรืออื่น ๆ ดำเนินการตามขั้นตอนดังนี้ :- 1. หน่วยงานทำบันทึก e-office เรียนอธิการบดี แจ้งการได้มาของครุภัณฑ์พร้อมกับให้มหาวิทยาลัยออกหมายเลขครุภัณฑ์ให้ โดยหน่วยงานต้องระบุรายละเอียดของครุภัณฑ์ให้ครบถ้วน เช่น ประเภทครุภัณฑ์,ยี่ห้อ,รุ่นและราคาที่ได้มา เป็นต้น

ตัวอย่าง e-office ขอเลขรหัสครุภัณฑ์

การควบคุมพัสดุ (ต่อ) 2. เมื่อบันทึกถึงสำนักงานอธิการบดี ผู้มีอำนาจก็จะพิจารณามอบพัสดุเพื่อดำเนินการ 3. กลุ่มงานพัสดุได้รับบันทึกข้างต้น ก็จะออกหมายเลขครุภัณฑ์ จากนั้นก็จะทำบันทึก e-office แจ้งหมายเลขครุภัณฑ์ไปยังหน่วยงาน โดยจะแนบใบเบิกพัสดุ เพื่อให้หน่วยงานลงนามในใบเบิกพัสดุ แล้วส่งคืนมายังกลุ่มงานพัสดุ เพื่อจัดเก็บเป็นหลักฐานต่อไป

การควบคุมพัสดุ (ต่อ) 4. เมื่อหน่วยงานได้รับหมายเลขครุภัณฑ์แล้ว ก็ดำเนินตามข้อ 152(1) คือการลงบัญชีหรือทะเบียนควบคุมพัสดุ โดยกำกับหมายเลขที่ชิ้นครุภัณฑ์ พร้อมกับเพิ่มรายการครุภัณฑ์ในทะเบียนคุมของหน่วยงาน และข้อ 152 (2) การเก็บรักษาพัสดุให้เป็นระเบียบเรียบร้อย ปลอดภัยและให้ครบถ้วนถูกต้องตามบัญชีหรือทะเบียน