การใช้งาน “ ระบบงานสารบรรณ อิเล็กทรอนิกส์ ” 1

m/iwebflow m/2013/ การเข้าสู่โปรแกรมการใช้งาน 2

3

หน้าจอเข้าสู่ระบบ (Login) 4

รายการคำสั่งหน้าหลัก ส่วนที่ 2 รายละเอียด ผู้ใช้งาน ส่วนที่ 4 ตั้งค่าการ ใช้งาน ส่วนที่ 3 เมนูสังการ เอกสาร ส่วนที่ 1 เมนูหลัก 5

สัญลักษณ์ของเอกสารในระบบสาร บรรณอิเล็กทรอนิกส์ 6

7

สัญลักษณ์แสดงขั้นความด่วน - ด่วน - ด่วนมาก - ด่วนที่สุด สัญลักษณ์แสดงประเภทของเอกสาร ไม่มีสัญลักษณ์ หมายถึงเอกสารรับเข้า หมายถึงเอกสารสร้างส่งภายใน หมายถึงเอกสารสร้างส่งออกนอก องค์กร 8

การลงรับเอกสาร การลงรับเอกสาร สามารถรับได้ 2 วิธี คือ 1. การลงรับเอกสารโดยการป้อนข้อมูล รายละเอียดเอกสารใหม่ทั้งหมด 2. การลงรับเอกสารโดยผ่านระบบสารบรรณ อิเล็กทรอนิกส์ 1. การลงรับเอกสารโดยการป้อนข้อมูล รายละเอียดเอกสารใหม่ทั้งหมด เป็นการลงรับเอกสารที่ส่งเข้ามาในองค์กร โดยผ่านหน่วยงานสารบรรณกลาง หรือ เอกสารที่ หน่วยงานภายนอกองค์กรส่งตรงเข้ามาหน่วยงาน ภายใน ( ส่งด้วยตนเอง, ส่งผ่านไปรษณีย์, ส่งผ่าน โทรสาร ) หรือ รับเรื่องจากหน่วยงานที่ไม่มี ระบบงานสารบรรณติดตั้ง ( ไม่ส่งเอกสารผ่าน ระบบ ) 9

หน้าจอหลัก ลงรับ เอกสาร 10

หน้าจอการลงรับเอกสาร โดยการป้อนข้อมูลรายละเอียดเอกสาร ใหม่ทั้งหมด 11

การลงรับเอกสาร 2. การลงรับเอกสารโดยผ่านระบบสารบรรณ อิเล็กทรอนิกส์ เป็นการลงรับเอกสารที่หน่วยงานภายใน องค์กร ได้ส่งเรื่องผ่านระบบสารบรรณมาให้หน่วยงาน ของผู้รับ โดยตัวเรื่องที่ส่งมาจะรวมอยู่ใน เมนูหนังสือ รอดำเนินการ ( เอกสารรอลงทะเบียน สังเกตจำนวน เรื่องมาใหม่ ใต้เมนูเอกสารรอลงทะเบียน ) ผู้ใช้ สามารถตรวจสอบเอกสารได้สะดวก 12

หน้าจอหลัก เอกสาร รอ ลงทะเบีย น 13

หน้าจอการลงรับเอกสาร โดยผ่านระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ คลิก เพื่อเข้าสู่เอกสารที่จะ ลงทะเบียนรับ 14

หน้าจอเอกสารที่จะลงรับ รับ ต้นฉบับ 2 1 เลือกที่ส่งมาถึง หน่วยงาน 15

ตรวจสอบข้อมูลที่จะลงรับ 16

ผลการลงรับเอกสาร เอกสาร รอ ลงทะเบีย น 17

การออกเลขที่เอกสาร ( การส่งเอกสาร ) การออกเลขที่เอกสาร สามารถกำหนดเป็น ประเภทใหญ่ได้ 2 ประเภท คือ 1. ออกเลขที่เอกสารภายในองค์กร ซึ่งส่วนมาก มักเป็นบันทึก จะลงนามโดยผู้บริหารระดับต้น หัวหน้า ของฝ่ายงาน สำหรับติดต่อประสานงานภายใน หรือ หน่วยงานภายนอก ( เลขที่ สพก.06) 2. ออกเลขที่เอกสารภายนอกองค์กร ซึ่ง ส่วนมากมักลงนามโดยผู้บริหารระดับสูงขององค์กร สำหรับติดต่อประสานงานกับองค์กรอื่นๆ ภายนอก ( เลขที่ กษ ) 18

หน้าจอหลัก สร้าง / ทะเบียน เลขเอกสาร ภายใน 19

หน้าจอการสร้างเอกสารส่งออก 20

ผลลัพธ์การออกเลขที่ 21

การส่งเอกสาร เอกสารบางเรื่อง อาจปฏิบัติงานแล้วจบ ขั้นตอนหรือ เก็บเรื่องในหน่วยงานของผู้ใช้เอง แต่ จะมีเอกสารบางเรื่อง ที่ต้องเกี่ยวข้องกับหน่วยงาน อื่นๆ ภายในองค์กรดังนั้นผู้ใช้จะต้องจัดส่งเอกสาร ไปยังหน่วยงานที่เกี่ยวข้องโดยกดเมนู ส่ง เพื่อเลือก หน่วยงานที่ต้องการส่งเอกสาร ในการเลือก หน่วยงานระบบจะแสดงรายชื่อหน่วยงานตาม โครงสร้างขององค์กร ซึ่งผู้ควบคุมระบบได้กำหนด ผังไว้ ให้ผู้ใช้เลือก การส่งเอกสาร คือ 22

หน้าจอหลัก เอกสาร ภายใน หน่วยงาน 23

เอกสารภายในหน่วยงาน คลิก เลขทะเบียน เรื่องที่จะส่ง 24

รายละเอียดของเรื่องที่จะส่ง คลิก ที่เมนู ส่ง 25

หน้าจอการส่งงาน ย้ายเข้า ช่องที่ ต้องการ ส่ง 12 เลือก หน่วย งาน ที่ส่ง ถึง 3 ยืนยันการ ส่ง 26

ส่งถึง - พร้อมส่งต้นฉบับ เป็นการส่งโดยให้ผู้รับ รอเอกสารต้นฉบับ ( ตัวกระดาษ ) ผู้รับจะได้เอกสารเป็นสัญลักษณ์กระดาษ “ สี ฟ้า ” ในเมนูเอกสาร รอลงทะเบียน สำเนาถึง - พร้อมส่งต้นฉบับ เป็นการส่งโดยให้ ผู้รับ รอเอกสารต้นฉบับ ( ตัวกระดาษ ) ผู้รับจะได้เอกสารเป็นสัญลักษณ์กระดาษ “ สี ฟ้า ” ในเมนูเอกสาร รอลงทะเบียน โดยเป็นการส่ง ในลักษณะสำเนาถึง หรือ CC เพื่อทราบ ส่งถึง - พร้อมส่งต้นฉบับ เป็นการส่งโดยให้ผู้รับ ไม่รอเอกสารต้นฉบับ ( ตัวกระดาษ ) ผู้รับจะได้เอกสารเป็นสัญลักษณ์กระดาษ “ สี ส้ม ” ในเมนูเอกสารรอลงทะเบียน สามารถพิมพ์เอกสารที่ แนบไปกับเรื่องแล้วลงรับได้เลย สำเนาถึง - พร้อมส่งต้นฉบับ เป็นการส่งโดยให้ ผู้รับไม่ต้องรอเอกสารต้นฉบับ ( ตัวกระดาษ ) ผู้รับจะได้ เอกสารเป็นสัญลักษณ์กระดาษ “ สีส้ม ” ในเมนูเอกสารรอ ลงทะเบียน และสามารถพิมพ์เอกสารที่แนบไปกับเรื่องแล้ว ลงรับได้เลย โดยเป็นการส่ง ในลักษณะสำเนาถึง หรือ CC เพื่อทราบ หมายเหตุ การส่ง 27

การค้นหาเอกสาร 28

29