(ตะกร้าสารบรรณกลาง มวล.) (ตะกร้าส่วนสารบรรณฯ) 3.เลขาฯรองอธิการบดีฝ่าย

งานนำเสนอเรื่อง: "(ตะกร้าสารบรรณกลาง มวล.) (ตะกร้าส่วนสารบรรณฯ) 3.เลขาฯรองอธิการบดีฝ่าย"— ใบสำเนางานนำเสนอ:

1 (ตะกร้าสารบรรณกลาง มวล.) (ตะกร้าส่วนสารบรรณฯ) 3.เลขาฯรองอธิการบดีฝ่าย
ระบบสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ มหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ (WU eOffice) ขั้นตอนการ ปฏิบัติงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (Process Flow) หน้าที่1/2 แบบที่ 1.ขั้นตอนการปฏิบัติงานรับเอกสาร/ หนังสือจากภายนอกระดับมหาวิทยาลัย (หนังสือถึงอธิการบดี/รองอธิการบดี/มวล. เข้าที่ สารบรรณกลาง มวล.) ที่มาของหนังสือ 1. สารบรรณกลาง มวล. (ตะกร้าสารบรรณกลาง มวล.) เอกสารต้นฉบับจริง( Hard Copy ) - จดหมาย - ผู้นำส่ง by hand โทรสาร ขั้นตอนตรวจสอบ/วิเคราะห์ 1.1ธุรการงานสารบรรณและสนเทศ เปิดซอง ตรวจสอบความถูกต้อง 1.2 จนท. /วิเคราะห์หนังสือ/บันทึกความเห็นใน หนังสือ ส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ และ เอกสารฉบับจริงควบคู่ไปกับระบบ ทุกฉบับ(ภายใน 1วัน) กรณี 2 เอกสารที่สบอ.วิเคราะห์ จ่ายตรงหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ขั้นตอนบันทึกข้อมูลในระบบ eOffice 1.3 บันทึกข้อมูลในระบบ/จ่ายเรื่องออก โดยแยกแบ่งเป็น 2 กรณี กรณี 1 เอกสาร สบอ. เสนอรองอธิการบดี/อธิการบดี ส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ และ เสนอแฟ้มเอกสารฉบับจริงควบคู่ไป กับระบบทุกฉบับ (ภายใน 1วัน) 2.หน่วยงานที่เกี่ยวข้องกับเรื่องนั้น สบอ.ส่งเรื่องที่ผู้บริหาร สั่งการแล้วทางระบบฯ -ฝ่ายธุรการรับเอกสารonlineทางeOffice -บันทึกความเห็นประกอบ (ดำเนินการตามflow แบบที่ 2) 2.ฝ่ายธุรการ สบอ. (ตะกร้าส่วนสารบรรณฯ) 2.1ธุรการสบอ.ลงรับonlineทาง eOffice /พิจารณา เสนอความเห็นในหนังสือ/eOffice ศูนย์ ธุรการเสนอ หน. ส่งแฟ้มกลับธุรการ 2.2 หัวหน้าส่วน สบอ. (ตะกร้าบุคคล) พิจารณา/บันทึกสั่งการในหนังสือ/ Office ส่งทาง eOffice /ส่งแฟ้มกลับธุรการ สถาบัน สบอ.เสนอหนังสือทางระบบ eOffice และเสนอแฟ้มให้ผู้บริหาร 3. หน.ฝ่าย/งาน กรณีรองฯบริหารสั่งการแล้วส่งคืน สำนักวิชา 4.บุคคล 3.เลขาฯรองอธิการบดีฝ่าย ที่เกี่ยวข้อง ส่วน -เลขาฯตรวจสอบ/ลงรับเอกสารทาง eOffice /นำเสนอผู้บริหาร หน่วย โครงการ 1

2 4. รองอธิการบดีฝ่ายต่าง ๆ
ระบบสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ มหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ (WU eOffice) ขั้นตอนการ ปฏิบัติงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (Process Flow) หน้าที่ 2/2 หน้าที่ 2/2 แบบที่ 1.ขั้นตอนการปฏิบัติงานรับเอกสาร/ หนังสือจากภายนอกระดับมหาวิทยาลัย (หนังสือถึงอธิการบดี/รองอธิการบดี/มวล. เข้าที่ สารบรรณกลาง มวล.) ส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ และ เสนอแฟ้มเอกสารฉบับจริงควบคู่ไป กับระบบ(ถ้ามี) 4. รองอธิการบดีฝ่ายต่าง ๆ กรณีเร่งด่วนส่งเอกสารสั่งการจากรองอธิการบดีถึงหน่วยงานที่เกี่ยวข้องโดยตรง (เลขาฯควรประสานผู้เสนอเรื่องด้วย) - พิจารณาหนังสือ/สั่งการ บันทึกคำสั่งการใน eOffice ส่งกลับเลขาฯ ศูนย์ 1 สถาบัน ส่งกลับ ถ้าคำสั่งการสิ้นสุด สำนักวิชา กรณี เอกสารเสนอ/อธิการบดีพิจารณา ส่วน หมายเหตุ การ scan ที่รับจากภายนอกเลือกปฏิบัติตามความสำคัญของเอกสาร - กรณีที่1 เรื่องที่ สารบรรณฯเสนอ และผู้บริหารสั่งการให้ * เวียนแจ้งเพื่อทราบ scan ส่งสำเนา(สีส้ม) * เวียนแจ้งเพื่อดำเนินการ(หลายหน่วยงานส่งสำเนา(สีส้ม) * มอบหน่วยงานใดหน่วยงานหนึ่งดำเนินการ scan ส่งสำเนา(สีฟ้า) - กรณีที่ 2 เอกสารที่สบอ.วิเคราะห์ จ่ายตรงหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง Scan ส่งเอกสารจริง(สีฟ้า) -เรื่องลับ ไม่ Scan ส่งเอกสารจริง(ลงชื่อรับในเอกสารนำส่ง) เพิ่มเติม กรณีเร่งด่วนรองฯอธิการบดี/อธิการบดีสามารถส่งตรงถึงหน่วยงาน/รองฯฝ่ายต่าง ๆได้ แต่ทั้งนี้เพื่อความสะดวกในการจัดการเอกสารของหน่วยงานควรส่งผ่านธุรการหรือเลขานุการเป็นผู้จัดการส่งเอกสารให้หน่วยงานเอง 5 เลขานุการอธิการบดี หน่วยงานที่เกี่ยวข้องกับเรื่องนั้น หน.ฝ่าย/งาน บุคคล -เลขาฯตรวจสอบ ลงรับเอกสารใน eOffice /เสนออธิการบดี หน่วย -ฝ่ายธุรการรับเอกสารทาง eOffice -บันทึกความเห็นประกอบ (ดำเนินการตามflow แบบที่ 2) โครงการ รองอธิการบดี ฝ่ายต่างๆ 6.อธิการบดี -พิจารณาหนังสือ/สั่งการ -บันทึกคำสั่งการในระบบ -ส่งกลับเลขาฯ กรณีเร่งด่วนส่งเอกสารสั่งการจากอธิการบดีถึงหน่วยงาน (เลขาฯควรประสานผู้เสนอเรื่องด้วย)

3 1. ฝ่ายธุรการของหน่วยงาน 3. คณบดี / ผู้อำนวยการ/หน.
ระบบสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ มหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ (WU eOffice) ขั้นตอนการ ปฏิบัติงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (Process Flow) หน้าที่ 1/2 แบบที่ 2 ขั้นตอนการปฏิบัติงานรับหนังสือจากภายนอกระดับระดับหน่วยงาน (หนังสือถึงคณบดี ผู้อำนวยการ ศูนย์/ สถาบัน/หน. ส่วน/ หน่วย โดยตรงและหนังสือส่งonlineมาจากหน่วยงานในมวล.) เอกสารต้นฉบับกระดาษจริง-online ที่มาของหนังสือ 1. ฝ่ายธุรการของหน่วยงาน (ตะกร้าหน่วยงาน) กรณี 2 เอกสารส่งตรงฝ่ายต่างๆภายใน หน่วยงานดำเนินการ หรือเสนอความเห็นประกอบการพิจารณาก่อนเสนอผู้บริหาร - จดหมาย - ผู้นำส่ง by hand โทรสาร -เอกสารonlineจาก สารบรรณกลาง มวล. และหน่วยงานภายใน (สีส้ม/ สีฟ้า) ขั้นตอนตรวจสอบ/วิเคราะห์ 1.1 ธุรการเปิดซอง ตรวจสอบความถูกต้อง 1.2 จนท. /วิเคราะห์หนังสือ/บันทึกความเห็นในหนังสือ ส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ และ/หรือ เอกสารฉบับจริง ส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ และ/หรือ เอกสารฉบับจริง ขั้นตอนบันทึกข้อมูลในระบบ eOffice 1.3 บันทึกข้อมูลในระบบ/จ่ายเรื่องออก โดยแยกแบ่งเป็น 2 กรณี หน.ฝ่าย.... หน.งาน... บุคคล หน.ฝ่าย..... บุคคล - กรณีที่บางหน่วยงานฝ่ายธุรการทำหน้าที่ทั้งเป็น Super User และเลขานุการ ด้วยให้ส่งข้ามไปยังหัวหน้าหน่วยงานได้เลย - กรณีบางหน่วยงานฝ่ายธุรการที่ทำหน้าที่เป็น Super User และเลขานุการแยก คนละคนกัน เมื่อเรื่องกลับจากหัวหน้าหน่วยงานให้ ฝ่ายธุรการที่ทำหน้าที่เป็น Super User เป็นผู้ส่งระหว่างหน่วยงาน - กรณีเร่งด่วนที่ ผู้บริหาร(หน.หน่วยงาน)ต้องการส่งตรงให้ผู้เกี่ยวข้องเอง สามารถส่งได้ถึงพนักงานในหน่วยงาน ถ้าจะส่งข้ามหน่วยงานต้องส่งผ่าน ฝ่ายธุรการเป็นผู้จัดการเอกสารระหว่างหน่วยงาน(ข้ามหน่วยงาน) หมายเหตุ การ scan ที่รับจากภายนอกที่เข้าตรงหน่วยงาน - กรณีหนังสือเข้า ฝ่ายธุรการหน่วยงาน scan * เวียนแจ้งเพื่อทราบ scan ส่งสำเนา(สีส้ม) * เวียนแจ้งเพื่อดำเนินการ(หลายหน่วยงานส่งสำเนา(สีส้ม) * มอบหน่วยงานใดหน่วยงานหนึ่งดำเนินการ scan ส่งสำเนา(สีฟ้า) - กรณีหนังสือส่งonline ให้รับดำเนินการต่อได้โดยไม่ต้อง scan กรณีมีเอกสารเพิ่มเติมให้แนบเพิ่ม -เรื่องลับ ไม่ Scan ส่งเอกสารจริง(ลงชื่อรับในเอกสารนำส่ง) กรณี 1 เสนอเสนอคณบดี/ผอ.หน. 2. เลขานุการ คณบดี / ผอ./หน. * (ตะกร้าบุคคล) หน.ฝ่าย...... บุคคล -เลขาฯตรวจสอบบันทึกใน eOffice/เสนอความเห็น-เสนอเอกสารผู้บริหาร หน.ฝ่าย...... 3. คณบดี / ผู้อำนวยการ/หน. (ตะกร้า ตำแหน่ง) พิจารณาหนังสือ/สั่งการบันทึกคำสั่ง การในeOffice - ส่งกลับเลขาฯ กรณีเร่งด่วนส่งเอกสารสั่งการถึงพนักงานในสังกัดโดตรง 1

4 5.เลขานุการรองอธิการบดี ที่กำกับดูแลหน่วยงาน หน้า 1
ระบบสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ มหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ (WU eOffice) ขั้นตอนการ ปฏิบัติงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (Process Flow) หน้าที่ 2/2 แบบที่ 2 ขั้นตอนการปฏิบัติงานรับหนังสือจากภายนอกระดับระดับหน่วยงาน (หนังสือถึงคณบดี ผู้อำนวยการ ศูนย์/ สถาบัน/หน. ส่วน/ หน่วย โดยตรงและหนังสือส่งonlineมาจากหน่วยงานในมวล.) 5.เลขานุการรองอธิการบดี ที่กำกับดูแลหน่วยงาน กรณี เอกสารเสนอรองฯ /อธิการบดีพิจารณา หน้า 1 เอกสารสั่งการจากรองอธิการบดี - -เลขาฯตรวจสอบบันทึกใน eOffice/เสนอความเห็น-เสนอเอกสารผู้บริหาร ศูนย์ ส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ และ เอกสารฉบับจริง สถาบัน 6.รองอธิการบดีที่กำกับดูแล หน่วยงาน(ตะกร้าชื่อ:ตำแหน่ง) 9.หน่วยงานที่เสนอเรื่องรับเรื่อง กลับไปดำเนินการ สำนักวิชา 11. บุคคล 10. หน.ฝ่าย/งาน - พิจารณาหนังสือ บันทึกคำสั่งการ ส่งเรื่องคืนเลขาฯหรือเสนอต่อ อธิการบดี ส่วน -ฝ่ายธุรการรับเอกสารทางระบบ -ส่งต่อผู้เกี่ยวข้อง หน่วย โครงการ กรณี เอกสารเสนออธิการบดีพิจารณา 7. เลขานุการอธิการบดี รองอธิการบดี -เลขาฯตรวจสอบบันทึกใน eOffice/เสนอความเห็น-เสนอเอกสารผู้บริหาร เอกสารสั่งการจากอธิการบดี 8.อธิการบดี พิจารณาหนังสือ/บันทึกคำสั่งการ ส่งเรื่องคืนเลขาฯหรือกรณีเร่งด่วนสามารถส่งตรงให้ผู้เกี่ยวข้องได้ กรณีเร่งด่วนส่งเอกสารสั่งการถึงหน่วยงานโดยตรง

5 - เจ้าหน้าเขียนเลขที่ ที่ระบบออกให้ลงใน
ระบบสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ มหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ (WU eOffice) ขั้นตอนการ ปฏิบัติงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (Process Flow) หน้าที่ 1/1 แบบที่ 3 ขั้นตอนการปฏิบัติงานสารบรรณอิเ,กทรอนิกส์ระดับบุคคล/การโอนสร้างเอกสารส่งภายใน และการส่งเอกสารระหว่างหน่วยงานต่างๆ ในมวล. ขั้นตอนการออกเลขที่ ศธ 57…..ของหน่วยงาน และส่งเอกสารข้ามหน่วยงานโดย Super User ขั้นตอนการเตรียมเอกสารระดับบุคคล (ไม่ออกเลขที่ ศธ 57…..ของหน่วยงาน) 1 - เจ้าหน้าเขียนเลขที่ ที่ระบบออกให้ลงใน เอกสารที่ได้จากขั้นตอนการเตรียมเอกสาร (เฉพาะเรื่องที่ใช้ต้นฉบับ) -ส่งต้นฉบับควบคู่ส่งทางระบบฯ สร้างเอกสาร/ บันทึกข้อความ ด้วยโปรแกรมสำนักงานสำเร็จรูป (Office Application) - แนบไฟล์ต่าง ๆไปกับระบบ 5.ฝ่ายธุรการหน่วยงาน พนักงานฝ่าย/งานในหน่วยงาน -รับเอกสารทางระบบ/และต้นฉบับ(ถ้ามี)จากหน.หน่วยงาน -กดโอนสร้างเอกสารภายในที่ต้องการเพื่อส่งออกไปยัง หน่วยงาน ระบบแจ้งเลขที่ส่งออกให้อัตโนมัติ ส่งออกทางระบบฯ 1 .บุคคล สร้างเอกสารในตะกร้าบุคคล นำเสนอ ผู้บังคับบัญชา พิจารณาตามสายงาน 2.หน.ฝ่าย/งาน ดำเนินการตามผังรับเอกสาร แบบที่ 2 6. หน่วยงานต่างๆ ที่ต้องการส่งเอกสารถึง 3.ธุรการ/เลขาฯของหน่วยงาน ตรวจสอบ/นำเสนอหน.หน่วยงานทางระบบ - กรณีเป็นเอกสาร กง.พด .กฎหมาย นโยบายสำคัญ บุคคล เอกสารพิธีการสำคัญ /ลับให้print out ให้ผู้บริหารลงนามในต้นฉบับ ด้วย แสดงผังการรับ-ส่งเ อกสารภายในหน่วยงาน (ระดับบุคคลถึงบุคคล) No บุคคล บุคคล บุคคล บุคคล หน่วยงานต่าง ๆ ภาย ใน มวล. 4. คณบดี / ผู้อำนวยการ/หน.หน่วยงาน (ต.ตำแหน่ง) No หน.ฝ่าย/งาน หน.ฝ่าย/งาน หน.ฝ่าย/งาน พิจารณา/บันทึกสั่งการ/ลงนามกำกับในระบบ ส่งกลับเลขาฯ เพื่อส่งข้ามน่วยงาน - กรณีเป็นเอกสาร กง.พด .กฎหมาย นโยบายสำคัญ เอกสารพิธีการสำคัญ /ลับลงนามในต้นฉบับด้วย Yes เลขาฯ/ธุรการ/ ( หน.หน่วยงานโดยเปลี่ยนเข้า ต. หน่วยงานก่อน) ไม่ลงนาม/แก้ไขส่งกลับบุคคล 1

6 พนักงานฝ่าย/งานในหน่วยงาน
ระบบสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ มหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ (WU eOffice) ขั้นตอนการ ปฏิบัติงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (Process Flow) หน้าที่ 1/1 แบบที่ 4 ขั้นตอนการปฏิบัติงานจัดทำหนังสือส่งภายนอกมวล. กรณีหนังสือที่ลงนามโดยโดยคณบดี /ผอ.ศูนย์/สถาบัน(ได้รับมอบหมายตามคำสั่งมหาวิทยาลัย/และพรบ.มวล.) ขั้นตอนการเตรียมเอกสารระดับบุคคล (ไม่ออกเลขที่ ศธ 57…..ของมวล. 1 ขั้นตอนการลงทะเบียนส่งออกภายนอกองค์กรศธ 57….(เลขรวมของมวล.) สร้างเอกสาร/ บันทึกข้อความ ด้วยโปรแกรมสำนักงานสำเร็จรูป (Office Application) - แนบไฟล์ต่าง ๆไปกับระบบ พนักงานฝ่าย/งานในหน่วยงาน 6.ฝ่ายธุรการศูนย์/ สถาบัน/ สำนักวิชา/ ส่วน/ หน่วย ฝ่ายธุรการเขียนเลขที่ และวันที่ ที่ระบบฯ ออกให้ลงในเอกสารที่ได้จากขั้นตอนการ เตรียมเอกสาร 1 .บุคคล สร้างเอกสารในตะกร้าบุคคล -รับเอกสารทางระบบ/และต้นฉบับจากผู้บริหาร -กดโอนสร้างเอกสารส่งภายนอกองค์กรตามที่ต้องการ ปรับปรุงรายละเอียดเพิมเติม ระบบแจ้งเลขที่ส่งออกให้อัตโนมัติ 2.หน.ฝ่าย สแกนเอกสารที่เขียนเลขที่/ลงวันที่แล้วเข้าแนบกับเรื่องใน ระบบฯเพื่ออ้างอิง (ไม่ต้องส่งสำเนาไปสบอ.) 3.ธุรการ/เลขาฯ ตรวจสอบ/นำเสนอรองผอ./ผอ.ทางระบบ - กรณีเป็นเอกสาร กง.พด .กฎหมาย นโยบายสำคัญ บริหารบุคคล เอกสารพิธีการสำคัญ /ลับให้print out ให้ผู้บริหารลงนามในต้นฉบับ ด้วย แจ้งกลับและ/หรือส่งต้นฉบับคืน กรณีเจ้าของเรื่องส่งเอง จัดส่งเอกสารฉบับจริง จัดส่งไปหน่วยงานปลายทางที่ระบุ หรือส่งคืนเจ้าของเรื่องจัดส่ง หน่วยงานปลายทางที่ระบุ - จบขั้นตอนการออกเลขที่เอกสาร 4. คณบดี / ผู้อำนวยการ/หน.หน่วยงาน (ต.ตำแหน่ง) - ฝ่ายธุรการสามารถจัดประมวลผลรายงาน การออกส่งหนังสือในนาม มวล. ของระดับศูนย์/สถาบัน/ สำนักวิชา เพื่อนำเสนอผู้บริหารเป็นระยะ (กรณีที่ผู้บริหารต้องการทราบลงนามหนังสือใดบ้าง) พิจารณา/บันทึกสั่งการ/ลงนามกำกับในระบบ ส่งกลับเลขาฯ เพื่อส่งข้ามน่วยงาน - กรณีเป็นเอกสาร กง.พด .กฎหมาย นโยบายสำคัญ เอกสารพิธีการสำคัญ /ลับลงนามในต้นฉบับด้วย ไม่ลงนาม/แก้ไขส่งกลับบุคคล 1

7 5.ฝ่ายธุรการหน่วยงานต่าง ๆ - เจ้าหน้าเขียนเลขที่ ที่ระบบออกให้ลงใน
ระบบสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ มหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ (WU eOffice) ขั้นตอนการ ปฏิบัติงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (Process Flow) หน้าที่ 1/2 แบบที่ 5 ขั้นตอนการปฏิบัติงานจัดทำและลงทะเบียนหนังสือส่งภายนอกมวล. กรณีที่ลงนามโดยรองอธิการบดีและอธิการบดี ขั้นตอนการเตรียมเอกสารระดับบุคคล 1 ขั้นตอนการลงทะเบียนส่งออก ศธ 57….. ของหน่วยงาน ฝ่ายต่าง สร้างหนังสือภายนอกเอกสารแนบอื่นๆ ด้วยโปรแกรมสำนักงานสำเร็จรูป (Office Application) - แนบไฟล์ต่าง ๆไปกับระบบ 5.ฝ่ายธุรการหน่วยงานต่าง ๆ - เจ้าหน้าเขียนเลขที่ ที่ระบบออกให้ลงใน เอกสารใบปะหน้าที่ได้จากขั้นตอนการ เตรียมเอกสาร(เฉพาะเรื่องที่ใช้ต้นฉบับ) -ส่งต้นฉบับควบคู่ส่งทางระบบฯ 1 .บุคคล สร้างเอกสารในตะกร้าบุคคล กดโอนสร้างเอกสารส่งภายในหน่วยงานเพื่อออกเลขที่ เอกสารภายในเป็นเอกสารประหน้านำเรื่องที่ให้ขอลงนาม แนบไฟล์ต้นฉบับ ส่งมาพร้อมระบบ พิมพ์หนังสือที่ให้ลงนาม 1 ฉบับส่งมาพร้อมระบบ นำเสนอ ผู้บังคับบัญชา พิจารณาตามสายงาน 2.หน.ฝ่าย 3.ธุรการ/เลขาฯ ศูนย์ ตรวจสอบ/นำเสนอผู้บริหารทางระบบ - print out ให้ผู้บริหารลงนามในต้นฉบับ ใบปะหน้าด้วย(อาจให้ผู้บริหารตรวจไฟล์หนังสือที่จะให้ลงนาม ก่อน print out ในบางเรื่อง ) 6. เลขานุการรองอธิการบดีที่กำกับดูแล หน่วยงาน -เลขาฯตรวจสอบและลงทะเบียนรับ/ เสนอเอกสารเพื่อลงนาม 4. คณบดี / ผู้อำนวยการ/หน.หน่วยงาน (ต.ตำแหน่ง) 7. รองอธิการบดีที่กำกับดูแล หน่วยงาน(ตะกร้าชื่อ:ตำแหน่ง) 2 พิจารณา/บันทึกสั่งการ/ลงนามกำกับใน ระบบฯ ลงนามในเอกสารจริง (เฉพาะกรณีใช้ใบปะ หน้าเป็นเอกสารจริง) ส่งกลับเลขาฯทางระบบและส่งแฟ้ม ต้นฉบับ เพื่อ ลงทะเบียนส่งออก ผู้บริหารพิจารณาหนังสือ/ลงนามในเอกสารต้นฉบับ หรือลงนามกำกับ - บันทึกการดำเนินงาน/กดส่งกลับเลขาฯพร้อมแฟ้ม ไม่ลงนาม/แก้ไขส่งกลับบุคคล -เอกสารต้นฉบับที่ลงนามโดย รองอธิการบดีที่กำกับดูแล หน่วยงาน 1

8 6.เลขานุการรองอธิการบดีที่กำกับดูแลหน่วยงาน
โครงการพัฒนาระบบสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ มหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ (WU eOffice) สรุปขั้นตอนการ ใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (Document Work Flow) หน้าที่2/2 แบบที่ 5 ร่างขั้นตอนการสร้างและการลงทะเบียนหนังสือส่งภายนอกมวล. กรณีที่ลงนามโดยรองอธิการบดีและอธิการบดี 2 3 8.เลขานุการอธิการบดี 10. ตะกร้ากลั่นกรองเอกสารลงนาม(สบอ.) -เลขาฯตรวจสอบ/ลงรับเอกสารในระบบ/เสนอความเห็น 6.เลขานุการรองอธิการบดีที่กำกับดูแลหน่วยงาน เขียนเลขที่ วันที่ ในเอกสาร ต้นฉบับที่ลงนามโดยผู้บริหาร พนักงานธุรการ สบอ.รับต้นฉบับจากเจ้าของเรื่อง ค้นหาเรื่องปะหน้านำเสนอของหน่วยงานต้นเรื่อง โอนสร้างเอกสารส่งออกภายนอกองค์กรของ มวล. ปรับปรุงรายละเอียดเพิ่มเติม - ระบบแจ้งเลขที่ส่งออกให้อัตโนมัติ ส่งเอกสารที่ลงนามโดยรองอธิการบดี เข้าตะกร้างานกลั่นกรองพร้อมต้นฉบับ 9. อธิการบดี - เขียนเลขที่ ที่ระบบออกให้ลงใน เอกสารที่ได้จากขั้นตอนการขอลงนาม -พิจารณาหนังสือ/ลงนามในเอกสารต้นฉบับ - บันทึกการดำเนินงาน/กดส่งกลับเลขาฯพร้อมแฟ้ม สแกนเอกสารที่เขียนเลขที่/ลงวันที่แล้วเข้าแนบกับเรื่องใน ระบบฯเพื่ออ้างอิงโดยการใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ คืนเอกสารต้นฉบับให้หน่วยงานที่เสนอลงนาม จบขั้นตอนการออกเลขที่เอกสาร 3 - ฝ่ายธุรการสามารถจัดประมวลผลรายงาน การออกส่งหนังสือในนาม มวล. ของระดับศูนย์/สถาบัน/ สำนักวิชา เพื่อนำเสนอผู้บริหารเป็นระยะ (กรณีที่ผู้บริหารต้องการทราบลงนามหนังสือใดบ้าง) -เอกสารต้นฉบับที่ลงนามโดย อธิการบดี

9 5.ฝ่ายธุรการ/เลขาฯ ศูนย์ - เจ้าหน้าเขียนเลขที่ ที่ระบบออกให้ลงใน
หน้าที่ 1/2 ระบบสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ มหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ (WU eOffice) ขั้นตอนการ ใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (Document Work Flow) แบบที่ 6 ขั้นตอนการจัดทำและเสนอ/คำสั่ง/ ประกาศ/ ระเบียบ/ ข้อบังคับ/ข้อกำหนด / และหนังสือสำคัญอื่น ๆ เพื่อให้รองอธิการบดีและอธิการบดีลงนาม 1 ขั้นตอนการเตรียมเอกสารระดับบุคคล (ไม่ออกเลขที่ ศธ 57…..ของหน่วยงาน) ฝ่ายต่าง ๆ สร้างใบปะหน้าและเอกสาร แนบอื่นๆคำสั่ง/ ประกาศ/ ระเบียบ/ ข้อบังคับ/ข้อกำหนด / และหนังสือสำคัญอื่น ๆ ด้วยโปรแกรมสำนักงานสำเร็จรูป (Office Application) - แนบไฟล์ต่าง ๆไปกับระบบ 5.ฝ่ายธุรการ/เลขาฯ ศูนย์ - เจ้าหน้าเขียนเลขที่ ที่ระบบออกให้ลงใน เอกสารที่ได้จากขั้นตอนการเตรียมเอกสาร -ส่งต้นฉบับควบคู่ส่งทางระบบฯ 1 .บุคคล สร้างเอกสารในตะกร้าบุคคล กดโอนสร้างเอกสารเป็นของหน่วยงานเพื่อออกเลขที่ เอกสารภายในเป็นเอกสารประหน้านำ เรื่องที่ให้ขอลงนาม แนบไฟล์ต้นฉบับ ส่งมาพร้อมทางระบบeOffice 2.หน.ฝ่าย แจ้งกลับในหน่วยงานกรณีไม่ถูกต้อง ในเนื้อหา/หลักการสำคัญ 6. ตะกร้างานกลั่นกรองเอกสารลงนาม(สบอ.) 3.ธุรการ/เลขาฯ ศูนย์ ถูกต้อง -พิมพ์เอกสารที่ต้องการให้ลงนาม 1 ชุด ตรวจสอบ/นำเสนอรองผอ./ผอ.ทางระบบ - print out และแนบไฟล์คำสั่ง/ ประกาศ/ ระเบียบ/ ข้อบังคับ/ข้อกำหนด / และหนังสือสำคัญอื่น ๆ พนักงานธุรการลงรับในระบบ พิจารณา รูปแบบและความถูกต้อง ส่งจนท./นิติกร ตรวจสอบตามกฎระเบียบที่เกี่ยวข้อง ไม่ถูกต้อง(เล็กน้อย)แก้ไขเองและสั่งพิมพ์ต้นฉบับ 2 6.2 จนท.งานสารบรรณฯ -ตรวจ/แก้ไข ตามกฎระเบียบที่เกี่ยวข้อง 4. คณบดี / ผู้อำนวยการ/หน.หน่วยงาน (ต.ตำแหน่ง) 6.1นิติกร -ตรวจ/แก้ไข ตามกฎระเบียบที่เกี่ยวข้อง แก้ไขส่งกลับตะกร้าบุคคล พิจารณา/บันทึกสั่งการ/ลงนามกำกับใน ระบบฯ ลงนามในเอกสารจริง (เฉพาะกรณีใช้ใบปะ หน้าเป็นเอกสารจริง) ส่งกลับเลขาฯทางระบบและส่งแฟ้ม ต้นฉบับ เพื่อ 1

10 เอกสารต้นฉบับที่ลงนาม โดยผู้บริหาร 4 2 3
ระบบสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ มหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ (WU eOffice) ขั้นตอนการ ใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (Document Work Flow) หน้าที่2/2 แบบที่ 6 ขั้นตอนสร้างเอกสารและลงทะเบียน/คำสั่ง/ ประกาศ/ ระเบียบ/ข้อบังคับ/ข้อกำหนด /และหนังสือสำคัญอื่น ๆ กรณีที่ลงนามโดยรองอธิการบดีและอธิการบดี เขียนเลขที่ วันที่ ใน เอกสารต้นฉบับที่ลงนาม โดยผู้บริหาร 4 2 3 7. ตะกร้างานกลั่นกรองเอกสารลงนาม(สบอ.) 10.เลขานุการอธิการบดี 12. ตะกร้ากรั่นกรองเอกสารลงนาม(สบอ.) - พนักงานธุรการ ค้นหาเรื่องประหน้านำเสนอ ของหน่วยงานต้นเรื่อง กดโอนสร้างเรื่องเป็นเอกสารประเภทคำสั่ง/ ประกาศ/ ระเบียบ/ข้อบังคับต่างๆ /และหนังสือสำคัญอื่นๆ ทะเบียนหนังสือสำคัญอื่น ๆ แยกตามประเภทหนังสือ ปรับปรุงรายละเอียดเพิ่มเติม - ระบบแจ้งเลขที่ส่งออกให้อัตโนมัติ พนักงานธุรการ ส่งเอกสารทางระบบฯควบคู่เอกสาร ต้นฉบับเสนอผู้บริหารตามสายบังคับบัญชา (ของเจ้าของเรื่องเดิม) - เลขาฯตรวจสอบลงรับเอกสารในeOfficeและเสนอแฟ้มต่อผู้บริหาร 11.อธิการบดี 8.เลขานุการรองอธิการบดีกำกับดูแล - เจ้าหน้าเขียนเลขที่ ที่ระบบออกให้ลงใน เอกสารที่ได้จากขั้นตอนการขอลงนาม -เลขาฯตรวจสอบลงรับเอกสารในeOfficeและเสนอแฟ้มต่อผู้บริหาร - พิจารณาหนังสือ/ลงนามในเอกสารต้นฉบับ - บันทึกการดำเนินงาน/กดส่งกลับเลขาฯพร้อมแฟ้ม สแกนเอกสารที่เขียนเลขที่/ลงวันที่แล้วเข้าแนบกับเรื่องใน ระบบฯเพื่ออ้างอิงโดยการใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ 9. รองอธิการบดีรองอธิการบดีกำกับดูแล สบอ.ส่งคืนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ให้เจ้าของเรื่องและโอน เอกสารเข้าจัดเก็บในระบบจัดเก็บ - จบขั้นตอน พิจารณาหนังสือลงนามในเอกสารต้นฉบับ ลงนามกำกับในบันทึกปะหน้ากรณีต้องเสนอต่ออธิการบดี - บันทึกการดำเนินงาน/กดส่งกลับเลขาฯพร้อมแฟ้ม 4 - ฝ่ายธุรการสามารถจัดประมวลผลรายงาน การออกส่งหนังสือในนาม มวล. ของระดับศูนย์/สถาบัน/ สำนักวิชา เพื่อนำเสนอผู้บริหารเป็นระยะ (กรณีที่ผู้บริหารต้องการทราบลงนามหนังสือใดบ้าง) 3