การอบรม ระบบหนังสือบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ eMemo ปี 2560 สำหรับ

งานนำเสนอเรื่อง: "การอบรม ระบบหนังสือบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ eMemo ปี 2560 สำหรับ"— ใบสำเนางานนำเสนอ:

1 การอบรม ระบบหนังสือบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ eMemo ปี 2560 สำหรับ
สำหรับผู้ร่าง, ผู้ตรวจร่าง, และ เจ้าหน้าที่สารบรรณ วันที่ เมษายน 2560

2 วัตถุประสงค์เพื่อ 1 แจ้งการปรับปรุงระบบ eMemo (update program) 1.1 ตะกร้างาน (ตะกร้าร่าง, ตะกร้าสารบรรณฯ) 1.2 สถานะ eMemo 1.3 แบบฟอร์มบันทึก 1.4 รายชื่อ ผู้ร่าง, ผู้ตรวจร่าง, จนท.สารบรรณ, ผู้บริหาร (ผู้ลงนาม) 2 ชี้แจงแนวปฏิบัติการใช้งาน ememo 2.1 แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ ประกอบด้วย บันทึกภายใน, บันทึกภายในส่งภายนอก, ตอบรับ 2.2 การประยุกต์ใช้หนังสือ eMemo กับหนังสือทั้ง 5 ประเภท ประกอบด้วย เชิญประชุม, เชิญอบรม , เชิญเป็นกรรมการ , หนังสือเวียน (ว.) , บันทึกตอบรับ 2.2 กระบวนการร่าง, ตรวจร่าง และ การเสนอเพื่อขอลงนามอิเล็กทรอนิกส์ 3 การติดตามงานการใช้งานของ ศูนย์ฯ, สำนักงาน ในวันที่ 1-19 พค. 60

3 1 แจ้งการปรับปรุงระบบ eMemo (update program)
1.1 ตะกร้างาน (ตะกร้าร่าง, ตะกร้าสารบรรณฯ) ตะกร้าร่าง ตะกร้าสารบรรณฯ (ผู้สร้าง eMemo) ตะกร้าสารบรรณฯ (ผู้รับ) ผู้ร่าง, ผู้ตรวจร่าง 1 จนท.สารบรรณ 2 5 เจ้าหน้าที่งานสารบรรณ (งานรับ) แจ้งหัวหน้างาน พิจารณา รับร่าง เสนอหัวหน้างานพิจารณา 3 หัวหน้างานสารบรรณ 6 หัวหน้างานสารบรรณ ตรวจสอบแก้ไข เสนอ ผช. พิจารณา เสนอ ผอ. ลงนาม เสนอผู้บริหาร 4 ผู้บริหาร (ผู้ลงนาม) ลงนามอิเล็กทรอนิกส์ 7 ผู้บริหาร (ผู้ลงนาม) 1.2 สถานะ eMemo = รับทราบ/สั่งการ = ตอบกลับ ตอบกลับหน่วยงานต้นเรื่อง

4 1.3 แบบฟอร์มบันทึก ตำแหน่งผู้บริหารหน่วยงาน (หน่วยงานผู้รับ) ย่อหน้า กลางหน้ากระดาษ สุดกั้นหลัง

5 1.4 รายชื่อ ผู้ร่าง, ผู้ตรวจร่าง, จนท.สารบรรณ, ผู้บริหาร (ผู้ลงนาม)
1.4.1 ตรวจสอบข้อมูลได้จากเอกสารแนบ Ad.15/2560  1.4.2 ต้องการเพิ่มเติมรายชื่อ จัดทำบันทึกส่ง ศูนย์เทคโนฯ ชื่อ ไทย, อังกฤษ, , สถานะในระบบ (ร่าง-ตรวจสอบร่าง, จนท.ธุรการ, ผู้ลงนาม)

6 2 ชี้แจงแนวปฏิบัติการใช้งาน ememo
2.1 แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ ประกอบด้วย บันทึกภายใน, บันทึกภายในส่งภายนอก, ตอบรับ 2.2 การประยุกต์ใช้หนังสือ eMemo กับหนังสือทั้ง 5 ประเภท ประกอบด้วย เชิญประชุม, เชิญอบรม , เชิญเป็นกรรมการ , หนังสือเวียน (ว.) , บันทึกตอบรับ 2.2 กระบวนการร่าง, ตรวจร่าง และ การเสนอเพื่อขอลงนามอิเล็กทรอนิกส์

7 บันทึกภายในส่งภายนอก
เส้นขั้นหน้า 2

8 บันทึก ตอบรับ

9 ขั้นตอนการทำงานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ eMemo และ e-Signature
(ระดับศูนย์/สำนักงาน) การประยุกต์ใช้ eMemo  เชิญประชุม  เชิญอบรม, สัมมนา  เชิญเป็นกรรมการ  หนังสือเวียน (เติม ว.) หน่วยงาน / ผู้ใช้งาน 1 ตะกร้าร่าง eMemo 1.1 ผู้ร่าง 1.2 ผู้ตรวจสอบร่าง 2 สารบรรณ ผู้สร้าง eMemo 2.1 จนท.งานสารบรรณ 2.2 หัวหน้าฝ่ายบริหารฯ / เลขาฯ ผู้บริหาร 2.3 ผู้ลงนาม (ผอ./ ผู้ที่ได้รับมอบหมายให้ลงนาม) 3 สารบรรณ ผู้รับ eMemo / ตอบกลับ 3.1 จนท.งานสารบรรณ 3.2 หัวหน้าฝ่ายบริหารฯ / เลขาฯ ผู้บริหาร ฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ ได้แก่ 1 หนังสือภายใน (บันทึกข้อความ) 2 หนังสือภายนอก (จดหมายหัวกาชาด) 3 หนังสือตอบรับ 4 หนังสือภายนอก กช. (ลงนามโดยเลขาธิการฯ) ตะกร้าร่าง eMemo 1.1 ผู้ร่าง > เสนอหัวหน้า ตรวจสอบ 1.2 ผู้ตรวจสอบร่าง > พิจารณาหนังสือร่าง สารบรรณ ผู้สร้าง eMemo สารบรรณ ผู้รับ eMemo / ตอบกลับ 3.1 จนท.งานสารบรรณ > รับเรื่อง eMemo 2.1 จนท.งานสารบรรณ > รับเรื่องร่าง eMemo 3.2 หัวหน้าฝ่ายบริหารฯ / เลขาฯ ผู้บริหาร > พิจารณาและดำเนินการ 3.3 จนท.งานสารบรรณ > รับคำสั่งการ เพื่อดำเนินการ เสนอ, บันทึก, ส่ง หรือ ปิดงาน กรณี ตอบกลับ เลือก “หนังสือตอบรับ eMemo” 2.2 หัวหน้าฝ่ายบริหารฯ / เลขาฯ ผู้บริหาร 2.2.1 พิจารณาและดำเนินการ , ตรวจสอบความถูกต้อง 2.2.2 เสนอ ผู้บริหารลงนาม (ผอ. / ผู้ได้รับมอบหมายลงนาม) ** กรณีเสนอ รอง, ผช. ตรวจสอบก่อนลงนาม เลือกสถานะ จากนั้นให้ดำเนินการในหัวข้อ เสนอ ผู้บริหารลงนาม 2.3 ผู้ลงนาม (ผอ. / ผู้ได้รับมอบหมายลงนาม) - พิจารณาลงนามเอกสาร - ระบบออกเลขที่หนังสือภายในให้อัตโนมัติ ** หน่วยงานต้นเรื่อง** สามารถติดตามสถานะของ “เอกสารตอบกลับ” ได้จาก “หนังสือร่าง, เลขที่หนังสือส่งออก” ** 2.4 จนท.งานสารบรรณ ส่ง หน่วยงานที่เกี่ยวข้อง

10 (ระดับศูนย์/สำนักงาน) ตะกร้าร่าง eMemo
ขั้นตอนการสร้าง แบบฟอร์มหนังสือภายใน (บันทึกข้อความ) และการตอบกลับ ด้วย หนังสือตอบรับ (ระดับศูนย์/สำนักงาน) การประยุกต์ใช้ eMemo  เชิญประชุม  เชิญอบรม, สัมมนา  เชิญเป็นกรรมการ  หนังสือเวียน (เติม ว.) หน่วยงาน / ผู้ใช้งาน 1 ตะกร้าร่าง eMemo 1.1 ผู้ร่าง 1.2 ผู้ตรวจสอบร่าง 2 สารบรรณ ผู้สร้าง eMemo 2.1 จนท.งานสารบรรณ 2.2 หัวหน้าฝ่ายบริหารฯ / เลขาฯ ผู้บริหาร 2.3 ผู้ลงนาม (ผอ./ ผู้ที่ได้รับมอบหมายให้ลงนาม) 3 สารบรรณ ผู้รับ eMemo / ตอบกลับ 3.1 จนท.งานสารบรรณ 3.2 หัวหน้าฝ่ายบริหารฯ / เลขาฯ ผู้บริหาร ฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ ได้แก่ 1 หนังสือภายใน (บันทึกข้อความ) 2 หนังสือภายนอก (จดหมายหัวกาชาด) 3 หนังสือตอบรับ 4 หนังสือภายนอก กช. (ลงนามโดยเลขาธิการฯ) ตะกร้าร่าง eMemo 1.1 ผู้ร่าง > เสนอหัวหน้า ตรวจสอบ 1.2 ผู้ตรวจสอบร่าง > พิจารณาหนังสือร่าง สารบรรณ ผู้รับ eMemo / ตอบกลับ 3.1 จนท.งานสารบรรณ > รับเรื่อง eMemo สารบรรณ ผู้สร้าง eMemo 3.2 หัวหน้าฝ่ายบริหารฯ / เลขาฯ ผู้บริหาร > พิจารณาและดำเนินการ 3.3 จนท.งานสารบรรณ > รับคำสั่งการ เพื่อดำเนินการ บันทึก, ส่ง หรือ ปิดงาน กรณี ตอบกลับ (มี 2 วิธี) เลือก “หนังสือตอบรับ eMemo” > ใส่ข้อมูล “กดปุ่มตกลง” > “ระบบออกเลขที่หนังสือภายใน” > ปิดงาน หรือ เพิ่มภาพสแกน แนบบันทึกต้นทาง 2.1 จนท.งานสารบรรณ > รับเรื่องร่าง eMemo 2.2 หัวหน้าฝ่ายบริหารฯ / เลขาฯ ผู้บริหาร 2.2.1 พิจารณาและดำเนินการ , ตรวจสอบความถูกต้อง 2.2.2 เสนอ ผู้บริหารลงนาม (ผอ. / ผู้ได้รับมอบหมายลงนาม) ** กรณีเสนอ รอง, ผช. ตรวจสอบก่อนลงนาม เลือกสถานะ จากนั้นให้ดำเนินการในหัวข้อ เสนอ ผู้บริหารลงนาม 2.3 ผู้ลงนาม (ผอ. / ผู้ได้รับมอบหมายลงนาม) - พิจารณาลงนามเอกสาร - ระบบออกเลขที่หนังสือภายในให้อัตโนมัติ (EX. ศท.123/2560 ) ** หน่วยงานต้นเรื่อง** สามารถติดตามสถานะของ “เอกสารตอบกลับ” ได้จาก “หนังสือร่าง, เลขที่หนังสือส่งออก” ** 2.4 จนท.งานสารบรรณ ส่ง หน่วยงานที่เกี่ยวข้อง

11 ขั้นตอนการสร้าง แบบฟอร์มหนังสือส่งภายนอก (จดหมายหัวกาชาด)
(ระดับศูนย์/สำนักงาน) การประยุกต์ใช้ eMemo  เชิญประชุม  เชิญอบรม, สัมมนา  เชิญเป็นกรรมการ  หนังสือเวียน (เติม ว.) หน่วยงาน / ผู้ใช้งาน 1 ตะกร้าร่าง eMemo 1.1 ผู้ร่าง 1.2 ผู้ตรวจสอบร่าง 2 สารบรรณ ผู้สร้าง eMemo 2.1 จนท.งานสารบรรณ 2.2 หัวหน้าฝ่ายบริหารฯ / เลขาฯ ผู้บริหาร 2.3 ผู้ลงนาม (ผอ./ ผู้ที่ได้รับมอบหมายให้ลงนาม) 3 หน่วยงานภายนอก ฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ ได้แก่ 1 หนังสือภายใน (บันทึกข้อความ) 2 หนังสือภายนอก (จดหมายหัวกาชาด) 3 หนังสือตอบรับ 4 หนังสือภายนอก กช. (ลงนามโดยเลขาธิการฯ) ตะกร้าร่าง eMemo 1.1 ผู้ร่าง > เสนอหัวหน้า ตรวจสอบ 1.2 ผู้ตรวจสอบร่าง > พิจารณาหนังสือร่าง ประโยชน์การใช้งาน 1 ลดการใช้กระดาษ และหมึกพิมพ์ สำหรับการตรวจสอบการร่างหนังสือ 2 ข้อมูลการร่างถือเป็น ข้อมูลสำคัญในการ เรียนรู้ของหน่วยงาน 3 เรื่องที่ลงนามแล้ว จะถูกสำเนาไวในระบบ หน่วยงาน ลดพื้นที่ในการจัดเก็บ 4 โครงร่างที่ถูกต้อง ทำให้ผู้ร่างเกิดการเรียนรู้ที่รวดเร็วยิ่งขึ้น 5 โครงร่างที่ถูกต้อง สามารถนำมาปรับข้อมูลเพื่อเสนอในการลงนามครั้งต่อไป ได้รวดเร็วยิ่งขึ้น 6 ส่งเมล์ไปยังผู้เกี่ยวข้อได้ 7 โอนเก็บเข้าตู้จัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้ สารบรรณ ผู้สร้าง eMemo 2.1 จนท.งานสารบรรณ > รับเรื่องร่าง eMemo 2.2 หัวหน้าฝ่ายบริหารฯ / เลขาฯ ผู้บริหาร 2.2.1 พิจารณาและดำเนินการ , ตรวจสอบความถูกต้อง 2.2.2 เสนอ ผู้บริหารลงนาม (ผอ. / ผู้ได้รับมอบหมายลงนาม) ** กรณีเสนอ รอง, ผช. ตรวจสอบก่อนลงนาม เลือกสถานะ จากนั้นให้ดำเนินการในหัวข้อ เสนอ ผู้บริหารลงนาม 2.3 ผู้ลงนาม (ผอ. / ผู้ได้รับมอบหมายลงนาม) - พิจารณาลงนามเอกสาร - ระบบออกเลขที่หนังสือภายในให้อัตโนมัติ หน่วยงานภายนอก ** 2.4 จนท.งานสารบรรณ พิมพ์เอกสาร ปิดงาน จัดส่งไปยังหน่วยงานภายนอก (ไปรษณีย์, โทรสาร หรือ จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ )

12 ขั้นตอนการสร้าง แบบฟอร์มหนังสือภายนอก กช. (ท่านเลขาธิการฯ ลงนาม)
การประยุกต์ใช้ eMemo  เชิญประชุม  เชิญอบรม, สัมมนา  เชิญเป็นกรรมการ  หนังสือเวียน (เติม ว.) หน่วยงาน / ผู้ใช้งาน 1 ตะกร้าร่าง eMemo 1.1 ผู้ร่าง 1.2 ผู้ตรวจสอบร่าง 2 สารบรรณ ผู้สร้าง eMemo 2.1 จนท.งานสารบรรณ 2.2 หัวหน้าฝ่ายบริหารฯ / เลขาฯ ผู้บริหาร 2.3 ผู้บริหาร 3 สารบรรณกลาง สภากาชาดไทย (สบ.) 3.1 จนท.งานสารบรรณ 3.2 หัวหน้าฝ่ายบริหารฯ / เลขาฯ ผู้บริหาร 3.3 ท่านเลขาธิการฯ ฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ ได้แก่ 1 หนังสือภายใน (บันทึกข้อความ) 2 หนังสือภายนอก (จดหมายหัวกาชาด) 3 หนังสือตอบรับ 4 หนังสือภายนอก กช. (ลงนามโดยเลขาธิการฯ) ตะกร้าร่าง eMemo 1.1 ผู้ร่าง > เสนอหัวหน้า ตรวจสอบ 1.2 ผู้ตรวจสอบร่าง > พิจารณาหนังสือร่าง สารบรรณกลาง สภากาชาดไทย (สบ.) 3.1 จนท.งานสารบรรณ > รับเรื่องเสนอเพื่อลงนาม สารบรรณ ผู้สร้าง eMemo (กช) 2.1 จนท.งานสารบรรณ > รับเรื่องร่าง eMemo 3.2 หัวหน้าฝ่ายบริหารฯ / เลขาฯ ผู้บริหาร > พิจารณาและดำเนินการ (ตรวจสอบชื่อผู้ลงนาม) 3.3 ท่านเลขาธิการ (รักษาการ,ปฏิบัติการแทน) > พิจารณาลงนามเอกสาร > ระบบออกเลขที่หนังสือ กช.ให้อัตโนมัติ > ปิดงาน 2.2 หัวหน้าฝ่ายบริหารฯ / เลขาฯ ผู้บริหาร 2.2.1 พิจารณาตรวจสอบความถูกต้อง 2.3 ผู้บริหาร (ศูนย์, สำนักงาน) 2.3.1 พิจารณาตรวจสอบความถูกต้อง 2.3.2 บันทึก : คำสั่งการ EX. เสนอ ท่านเลขาธิการ ลงนาม ** ระบบบันทึกคำสั่งการ + eSignature** สารบรรณ ผู้สร้าง eMemo (กช) 4.1 จนท.งานสารบรรณ > ติดตามเรื่องเสนอลงนาม > 4.2 จัดส่งเรื่องที่ลงนาม ไปยังหน่วยงานภายนอก (ไปรษณีย์, Fax, ) 4.3 ปิดงาน 2.4 จนท.งานสารบรรณ / หัวหน้าฝ่าย / เลขาฯ ผู้บริหาร ส่ง สารบรรณกลาง สภากาชาดไทย (สบ.)

13 3 การติดตามงานการใช้งานของ ศูนย์ฯ, สำนักงาน ในวันที่ 1-19 พค. 60
หน่วยงานที่อบรมวันที่ 27 ให้แจ้งกลับ บริษัทฯ ในวันที่ เมษายน 2560 หน่วยงานที่อบรมวันที่ 28 ให้แจ้งกลับ บริษัทฯ ในวันที่ 28 เมษายน ไม่เกินวันที่ 1 พฤษภาคม 2560 ที่เบอร์

14 เส้นย่อหน้าแรก เส้นกลาง เส้นกั้นหลัง

15