หน่วยที่ 3 การบันทึกรายการค้าในสมุดรายวันทั่วไป หน่วยที่ 3 การบันทึกรายการค้าในสมุดรายวันทั่วไป

วงจรบัญชี (The Accounting Cycle) ขั้นตอนวีธีการบันทึกบัญชีครบวงจรในทางการค้า ลำดับขั้นไว้เป็นวงจรหมุนเวียนจนครบวงจรรอบปีทางบัญชีดังนี้ รายการค้า สมุดจดรายการขั้นต้น บัญชีแยกประเภท งบทดลอง รายการปรับปรุงและปิดบัญชี กระดาษทำการ งบกำไรขาดทุนและงบแสดงฐานะการเงิน

1. เมื่อรายการค้าเกิดขึ้น ใช้เอกสารเป็นหลักฐาน แล้วนำมาวิเคราะห์รายการค้า 2. เมื่อวิเคราะห์รายการค้าได้ให้นำไปบันทึกในสมุดรายวันทั่วไป 3. ผ่านจากสมุดรายวันทั่วไปยังบัญชีแยกประเภท เพื่อรวบรวมรายการค้าไว้เป็นหมวดหมู่ 4. จัดทำงบทดลอง 5. ทำรายการปรับปรุงและปิดบัญชี 6. ทำงบการเงิน ได้แก่ งบแสดงฐานะการเงินและงบกำไรขาดทุน

ชนิดของสมุดรายวัน 1. สมุดรายวันเฉพาะ (Special Journal) เป็นสมุดที่ใช้สำหรับบันทึก รายการค้า โดยแบ่งออกเป็น 1.1 สมุดรายวันซื้อ 1.2 สมุดรายวันส่งคืนสินค้า 1.3 สมุดรายวันขาย 1.4 สมุดรายวันรับคืนสินค้า 1.5 สมุดรายวันรับเงิน 1.6 สมุดรายวันจ่ายเงิน 2. สมุดรายวันทั่วไป (General Journal) เป็นสมุดรายวันที่ใช้บันทึกรายการขั้นต้นได้ทุกรายการ

ประโยชน์ของสมุดรายวัน 1. การบันทึกรายการค้าจะบันทึกเรียงตามลำดับวันที่ก่อนหลังจะทำให้ตรวจสอบข้อผิดพลาดได้ง่าย 2. การบันทึกรายการค้าจะใช้หลักบัญชีคู่ (Double Entry System) จำนวนเงินบัญชีด้านเดบิตและเครดิตจะเท่ากันเสมอ 3. เป็นประโยชน์ของสมุดรายวันเฉพาะ จะช่วยลดการผ่านรายการไปบัญชีแยกประเภทลดน้อยลง 4. แยกการทำบัญชีของพนักงานผู้บันทึกรายการได้หลายคน กรณีเป็นสมุดรายวันเฉพาะป้องกันการทุจริตได้

แบบของสมุดรายวันทั่วไป 2 1 4 5 6 7 3 4 8

1. เขียนคำว่าสมุดรายวันทั่วไป 2. เขียนคำว่า “หน้า. ” ของสมุดตามลำดับ 3 1. เขียนคำว่าสมุดรายวันทั่วไป 2. เขียนคำว่า “หน้า....” ของสมุดตามลำดับ 3. ช่อง วัน เดือน ปี 4. บันทึกชื่อบัญชีที่เดบิตและเครดิต 5. ช่องเลขที่บัญชีที่แบ่งเป็นหมวดบัญชีไว้ เพื่ออ้างอิงในบัญชีแยกประเภท 6. ใส่จำนวนเงินของบัญชีที่เดบิต 7. ใส่จำนวนเงินของบัญชีที่เครดิต 8. เขียนคำอธิบายรายการและขีดเส้นใต้

การบันทึกรายการค้าในสมุดรายวันทั่วไป ขั้นที่ 1 เขียนคำว่า สมุดรายวันทั่วไป และเขียนหน้าของสมุดรายวันทั่วไป ขั้นที่ 2 เขียน พ.ศ.... เดือน.... วันที่.... ขั้นที่ 3 เขียนชื่อบัญชีที่เดบิตและเครดิตให้ชิดเส้นซ้าย พร้อมลงจำนวนเงิน ขั้นที่ 4 เขียนบัญชีที่เครดิตให้เยื้องไปทางขวาประมาณ 1 นิ้ว พร้อมลงจำนวนเงิน ขั้นที่ 5 เขียนคำอธิบายรายการ ขั้นที่ 6 ขีดเส้นคั่นรายการ

รายการเปิดบัญชีในสมุดรายวันทั่วไป รายการเปิดบัญชี (Opening Entries) เป็นรายการแรกของการบันทึกบัญชีในสมุดรายวันทั่วไปจะบันทึกบัญชีเมื่อมีการลงทุนครั้งแรกและเริ่มรอบระยะบัญชีใหม่ (งวดบัญชีใหม่) ดังนี้ 1. การนำสินทรัพย์เพียงชนิดเดียวมาลงทุน ตัวอย่าง วันที่ 1 กันยายน 2549 นายเลิศนำเงินสดมาลงทุน 10,000 บาท

2. การนำสินทรัพย์หลายชนิดมาลงทุน เป็นการบันทึกรายการที่มีบัญชีเดบิตหรือบัญชีเครดิตมากกว่า 1 บัญชี ตัวอย่าง วันที่ 1 กันยายน 2549 นายเลิศนำสินทรัพย์ต่อไปนี้มาลงทุน เงินสด 10,000 บาท เงินฝากธนาคาร 5,000 บาท อาคาร 200,000 บาท

3. การนำสินทรัพย์และหนี้มินมาลงทุน นอกจากจะนำเงินสด สินทรัพย์อื่นมาลงทุนและมีการรับโอนหนี้สินมาด้วย โดยบันทึกรายการเงินสด สินทรัพย์อื่นๆ ให้หมดก่อนแล้วจึงนำบัญชีลูกหนี้และทุนเป็นลำดับสุดท้าย ตัวอย่าง เมื่อวันที่ 1 กันยายน 2549 นายเลิศเปิดกิจการโดยการนำเงินสด 10,000 บาท เงินฝากธนาคาร 5,000 บาท อาคาร 200,000 บาท และรับโอนเจ้าหนี้การค้า 50,000 บาท