System Analysis Episode 01 Finance (Adv.) System Analysis Episode 01

งานธุระการ ดําเนินการเกี่ยวกับการบริหารทั่วไปของกองคลัง ไดแกการรางโตตอบหนังสือ การจัดเก็บเอกสาร การลงทะเบียนรับ สงหนังสือ การผลิตเอกสาร การจัดเก็บและทําลายเอกสาร โดยมีหนวยงานในความรับผิดชอบ 2 หนวย ไดแก 1. หนวยรับ-สงหนังสือ 2. หนวยพิมพ์

หน้าที่เกี่ยวกับการเบิกจ่ายเงินงบประมาณ หน่วยรับจ่ายเงิน หน่วยเบิกเงินเดือนและค่าจ้าง หน่วยเบิกเงินเดือนทั่วไป หน่วยตรวจสอบหลักฐาน และ เงินประจำงวด

งานบัญชี โดยมีหนวยงานในความรับผิดชอบ 3 หนวย ไดแก ทําหนาที่เกี่ยวของกับการลงบัญชีงบประมาณ บัญชีเงินรายได ขอมูลและสถิติเพื่อรายงานผูบริหาร และหนวยงานที่เกี่ยวของ โดยมีหนวยงานในความรับผิดชอบ 3 หนวย ไดแก 1. หน่วยบัญชีงบประมาณ 2. หน่วยบัญชีเงินรายได้ 3. หน่วยรายงานการเงินและสถิติ

งานเงินรายได้ ทําหนาที่เกี่ยวของกับการเบิกจายเงินนอกงบประมาณ (เงินรายได) โดยมีหนวยงานในความรับผิดชอบ 3 หนวย ไดแก่ หน่วยรับจ่ายเงินรายได้ หน่วยเงินยืมทดลอง หน่วยตรวจสอบ - คุมยอด - จัดทำฏีกา

งานพัสดุ โดยมีหนวยงานในความรับผิดชอบ 2 หนวย ไดแก่ ทําหนาที่เกี่ยวของกับการจัดหาวัสดุ ครุภัณฑสิ่งกอสราง การจางเหมา และบริการ การจัดทําบัญชีวัสดุ ครุภัณฑ การควบคุมการเก็บรักษา และจายพัสดุ โดยมีหนวยงานในความรับผิดชอบ 2 หนวย ไดแก่ 1. หน่วยจัดหาพัสดุ 2. หน่วยบัญชีเก็บรักษาและเบิกจ่ายพัสดุ

ความต้องการของผู้ใช้ หนวยรับเงินทุกหนวย ใชเครื่องคอมพิวเตอรสําหรับเก็บเงินและออกใบเสร็จรับเงิน และยกเลิกการเขียนใบเสร็จรับเงินดวยมือ ตองการรายงานที่ทําไดรวดเร็ว และทันเหตุการณ ตองการทราบขอมูลการสรุปการทํางานของคณะและหนวยงานทั้งหมดที่สังกัดมหาวิทยาลัยฯ ตองการใหงานการเงินของทุกคณะใชขอมูลที่เปนของสวนกลางเพื่อปองกันการเกิดความขัดแยงของขอมูล ตองการใหมีการจายเช็คไปยังบุคคลโดยตรง ไมตองผานคณะ/หนวยงานหรือภาควิชา เพื่อมิใหเกิดความลาชาในการทํางาน

ขั้นตอนการรับเงินงบรายได้ ออกใบเสร็จให้กับผู้ชำระเงิน( จุดเก็บเงิน ) บันทึกข้อมูลลงคอมพิวเตอร์แล้วยื่นใบเสร็จให้ผู้ชำระเงิน( จุดเก็บเงิน ) ผู้ชำระเงินเข้าสู่ขั้นตอนการนำส่งเงินรายได้ ( งานเงินรายได้ )

ขั้นตอนการนำส่งเงินรายได้ ( ภาควิชา ) ตรวจสอบยอดเงิน ( งานการเงิน ) จัดทำใบนำส่ง แล้วส่งแนบสำเนาใบเสร็จ ( งานการเงิน ) ฝากธนาคาร แล้วนำใบเสร็จไปสรุปยอด ( งานการเงิน ) ตรวจสอบใบเสร็จ ( คณะ/หน่วยงาน )

ขั้นตอนงานการเงินคณะ/หน่วยงาน ตรวจสอบยอดเงิน ( งานการเงินคณะ ) จัดทำใบนำส่ง แล้วส่งแนบสำเนาใบเสร็จ ( งานการเงินคณะ ) ฝากธนาคาร แล้วนำใบเสร็จไปสรุปยอด ( งานการเงินคณะ ) ตรวจสอบใบเสร็จ ( ส่วนกลาง )

การนำส่งเงินรายได้ ( ส่วนกลาง ) ตรวจสอบใบเสร็จ ( งานเงินรายได้ ) จัดทำใบนำส่งเงินรายได้ ( งานเงินรายได้ ) ได้ใบนำส่งเงินรายได้ ( งานเงินรายได้ ) สรุปยอด แล้วนำฝากเข้าบัญชีรายได้ มหาลัย ( งานเงินรายได้ ) นำใบสรุปยอด ไปตรวจรับใบนำส่ง และสำเนาใบเสร็จรับเงิน ( งานบัญชี )

ขั้นตอนการเตรียมเช็คเพื่อจ่าย ลงทะเบียนคุมเช็ค 45 วัน ( หน่วยเบิกจ่าย ) กรณี เกิน 45 วัน ให้เข้าขอใบ pay in ( หน่วยเบิกจ่าย ) กรณี ต่ำกว่า 45 วัน รับใบสั่งจ่าย ( หน่วยเบิกจ่าย ) ตรวจรับใบสั่งจ่าย ( งานบัญชี )

ขั้นตอนการจ่ายเงินงบประมาณ รับเช็ค และนำไปลงทะเบียนเช็คย่อย ( ภาควิชา ) จ่ายเช็ค แล้วลงทะเบียนจ่ายเช็ค ( ภาควิชา ) แล้วส่งให้งานบัญชีจัดการต่อ ( ภาควิชา )

การจ่ายเช็คไปกรุงเทพมหานคร ตรวจสอบเช็คที่ต้องส่งไป กทม. ( หน่วยเบิกจ่ายทั่วไป ) จัดทำใบสรุปเช็ค ( หน่วยเบิกจ่ายทั่วไป ) เข้าสู่ขั้นตอนการเตรียมเช็คเพื่อจ่าย ( หน่วยเบิกจ่ายทั่วไป ) ส่งใบสรุปให้งานบัญชี ( หน่วยเบิกจ่ายทั่วไป )

การปิดบัญชีเงินคงเหลือประจำวัน/เดือน/ปี รวบรวมเงินทั้งหมดแยกตามบัญชี ( หน่วยเบิกจ่ายทั่วไป ) ระบุจำนวนเงิน เช็ค เงินสด และยอดคงเหลือ ( หน่วยเบิกจ่ายทั่วไป ) กรรมการตรวจนับลงนาม ( หน่วยเบิกจ่ายทั่วไป ) ผู้มีอำนาจลงนาม ( หน่วยเบิกจ่ายทั่วไป ) รายงานยอดคงเหลือ ( หน่วยเบิกจ่ายทั่วไป )