ผู้เข้าร่วมโครงการ Site Visit ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารจัดการ

ระบบสารสนเทศที่พัฒนาขึ้น เพื่อสนับสนุนการบริหารจัดการคณะวิทยาศาสตร์ ระบบสารสนเทศที่พัฒนาขึ้น เพื่อสนับสนุนการบริหารจัดการคณะวิทยาศาสตร์ คณะวิทยาศาสตร์ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์

ระบบจัดเก็บและสืบค้นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์    เป็นระบบเกี่ยวกับการจัดเก็บเอกสารและสืบค้นเอกสาร ประเภท คำสั่ง ประกาศ ระเบียบ และเอกสาร บว. ระดับบัณฑิตศึกษาที่เกี่ยวข้องกับคณะวิทยาศาสตร์

ความเป็นมา เนื่องจากเกิดความล่าช้าอันในการค้นหาเอกสาร ประเภทคำสั่ง ประกาศ ระเบียบ และเอกสาร บว. ต่างๆ ที่ได้รับการอนุมัติ/ประกาศใช้แล้ว เนื่องมาจากจำนวนเอกสารและแฟ้มเอกสารที่มาก และการค้นหาเอกสารย้อนหลังหลายปีนั้นต้องใช้เวลานาน ซึ่งเอกสารเหล่านี้ผู้ใช้ต้องการนำไปใช้ในการอ้างถึง หรือใช้สำเนาเอกสารเพื่อประกอบการดำเนินเรื่องต่างๆ เพื่ออำนวยความสะดวกในการค้นหาเอกสารมากขึ้น จึงสร้างระบบ ระบบจัดเก็บและสืบค้นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ขึ้นมา

วัตถุประสงค์ เพื่อลดความล้าช้าในค้นหาเอกสารต่างๆของคณะวิทยาศาสตร์ เพื่อให้สามารถสืบค้นหาเอกสารของคณะฯ ย้อนหลังได้ 5 ปี อำนวยความสะดวกในการค้นหาเอกสาร ช่วยให้เจ้าที่เจ้าของเรื่องมีเวลาทำงานมากขึ้น

ประโยชน์ที่ได้รับ บุคลากรภายในคณะฯ นักศึกษา สามารถค้นหาเอกสารเพื่อใช้ในการอ้างถึง หรือใช้สำเนาเอกสารเพื่อประกอบการดำเนินเรื่องต่างๆ ได้รวดเร็วยิ่งขึ้น โดยไม่ต้องเดินทางมาสำเนาจากต้นฉบับของหน่วยงานเจ้าของเรื่อง ข้อมูลเอกสารที่จัดเก็บจะเป็นลักษณะ PDF. ไฟล์ ซึ่งลดจำนวนกระดาษ หากผู้ใช้ต้องดูเพียงข้อมูล เจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงาน สามารถมีเวลาในการทำงานมากขึ้น เนื่องจากไม่เสียเวลาในการค้นหาเอกสารจากแฟ้มซึ่งมีจำนวนมาก สามารถค้นหาเอกสารย้อนหลังได้ถึง 5 ปี การใช้งานง่าย ไม่ยุ่งยาก

กลุ่มผู้ใช้งาน หรือ ผู้ที่เกี่ยวข้อง กลุ่มผู้ใช้ทั่วไป คือ ผู้บริหารคณะวิทยาศาสตร์ เลขานุการทุกภาควิชา นักศึกษาคณะวิทยาศาสตร์ ผู้จัดเก็บเอกสาร เจ้าหน้าที่ดูแลระบบ

การใช้งานของผู้ใช้แต่ละกลุ่ม เมนูหลักที่ใช้ในการทำงาน มี 3 เมนู ค้นหาข้อมูลในคณะ ค้นหาข้อมูลในมหาวิทยาลัย จัดเก็บเอกสาร

กลุ่มผู้ใช้ทั่วไป >> ค้นหาข้อมูลภายในคณะ กลุ่มผู้ใช้ทั่วไป >> ค้นหาข้อมูลภายในคณะ สามารถค้นหาเอกสาร ในส่วนต่างๆดังนี้ เลขที่เอกสาร เรื่อง วันที่ในเอกสาร หน่วยงานเจ้าของเรื่อง หน่วยงานที่รับผิดชอบ ประเภทเอกสาร คำสำคัญ ค้นหาข้อมูลในคณะ

กลุ่มผู้ใช้ทั่วไป >> ผลการค้นหาข้อมูล กลุ่มผู้ใช้ทั่วไป >> ผลการค้นหาข้อมูล

ผู้จัดเก็บเอกสาร >> จัดเก็บเอกสาร ผู้จัดเก็บเอกสาร >> จัดเก็บเอกสาร เลือกประเภทของเอกสาร ใส่เลขที่ของเอกสาร ใส่ชื่อเรื่องเอกสาร หน่วยงานเจ้าของเรื่องของเอกสาร หน่วยงานที่รับผิดชอบจัดเก็บเอกสาร ใส่คำสำคัญเพื่อง่ายต่อการค้นหา แนบไฟล์เอกสาร จัดเก็บเอกสาร

ผู้จัดเก็บเอกสาร >> แก้ไข / เอกสาร ผู้จัดเก็บเอกสาร >> แก้ไข / เอกสาร ต้องค้นหาเอกสารที่ต้องการแก้ไข ใส่เลขที่ของเอกสาร ใส่ชื่อเรื่องเอกสาร หน่วยงานเจ้าของเรื่องของเอกสาร หน่วยงานที่รับผิดชอบจัดเก็บเอกสาร ใส่คำสำคัญเพื่อง่ายต่อการค้นหา แก้ไข / ลบเอกสาร

ผู้จัดเก็บเอกสาร >> ผลการค้นหาเอกสารที่ต้องการแก้ไข ผู้จัดเก็บเอกสาร >> ผลการค้นหาเอกสารที่ต้องการแก้ไข

ผู้จัดเก็บเอกสาร >> แก้ไขเอกสาร ผู้จัดเก็บเอกสาร >> แก้ไขเอกสาร

ผู้จัดเก็บเอกสาร >> ลบเอกสาร ผู้จัดเก็บเอกสาร >> ลบเอกสาร

ปัญหาและอุปสรรคหลังการใช้ ไม่พบเอกสารที่ต้องการค้นหา อันเนื่องมาจากผู้ใช้ไม่ทราบข้อมูลของเอกสาร เครือข่ายอินเตอร์เน็ตเกิดปัญหา

แนวทางในการพัฒนาระบบ ในส่วนของเอกสารของงานบัณฑิตศึกษา จะพัฒนาระบบเฉพาะเรื่องของบัณฑิตศึกษา นั้นคือระบบติดตามบัณฑิตศึกษา ซึ่งจะเก็บเอกสาร บว.ต่างๆ ในรูปแบบ PDF . โดยอำนวยความสะดวกให้นักศึกษาในการาค้นหาเอกสาร บว. ต่างๆ ของตนเองมากขึ้น และได้เพิ่มการเก็บข้อมูลพื้นฐานของนักศึกษา ข้อมูลการตีพิมพ์ , การไปเสนอผลงานวิชา , การรับทุนการศึกษา รายคน และอาจารย์ที่ปรึกษาสามารถติดตามการดำเนินการของนักศึกษาได้ โดยขณะนี้อยู่ระหว่างการพัฒนาระบบ เข้าสู่ระบบ >> https://meeting.sci.psu.ac.th/E-Document/