บทที่ 1 ความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับสำนักงาน และการบริหารงานสำนักงาน บทที่ 1 ความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับสำนักงาน และการบริหารงานสำนักงาน
บทนี้เรียนรู้อะไรบ้าง ? วัตถุประสงค์ของงานสำนักงาน ความสำคัญและขอบเขตของงานสำนักงาน กิจกรรมในสำนักงาน คุณสมบัติของผู้บริหารงานสำนักงาน แนวโน้มบทบาทของผู้บริหารสำนักงาน หน้าที่ความรับผิดชอบของผู้บริหารสำนักงาน ส่วนประกอบของการบริหารสำนักงาน การแบ่งระดับงานสำนักงาน แนวทางในการบริหารงานสำนักงานสมัยใหม่
วัตถุประสงค์ของงานสำนักงาน ให้บริการส่วนงานต่าง ๆ ตามที่ส่วนงานนั้น ๆ ต้องการ ให้การบริการเป็นไปอย่างรวดเร็ว ให้คุณภาพของงานเป็นที่เชื่อถือได้ สามารถประหยัดค่าใช้จ่ายและกำลังคนให้แก่องค์การได้ เพิ่มคุณภาพและปริมาณงานให้ดีขึ้น
ขอบเขตหน้าที่ของงานสำนักงาน งานเอกสาร หมายถึง งานโต้ตอบ ติดต่อ การบริหารงานเอกสาร งานเลขานุการ งานการเงินและการบัญชี งานจัดทำแผนงาน งานภาษีอากร งานพัสดุ งานอาคารสถานที่ การติดต่อสื่อสาร งานประชาสัมพันธ์ งานพิธีกรรมและกิจกรรมต่าง ๆ
กิจกรรมในสำนักงาน จัดองค์การสำนักงานให้มีประสิทธิภาพ จัดให้มีสิ่งอำนวยความสะดวกทางกายภาพในสำนักงานให้เพียงพอ กำหนดรายละเอียดประกอบการจัดหาเครื่องมือเครื่องใช้ วัสดุ สนง. จัดให้มีเครื่องมือติดต่อสื่อสาร และการให้บริการอย่างพอเพียง รักษาสัมพันธภาพอันดีระหว่างนายจ้างและลูกจ้าง วิเคราะห์งานและปรับปรุงวิธีปฏิบัติงานในสำนักงาน การควบคุมงานในสำนักงาน
คุณสมบัติของผู้บริหารงานสำนักงาน มีพื้นฐานความรู้ในธุรกิจด้านต่าง ๆ เช่น บัญชี การตลาด การเงิน ฯลฯ มีความรู้เฉพาะด้านในสาขาวิชาการบริหารสำนักงานเป็นอย่างดี มีความสามารถในการบริหารจัดการ มีประสบการณ์ในการทำงาน มีคุณสมบัติอื่น ๆ ได้แก่ เป็นผู้นำ มีไหวพริบ มีความมั่นคงทางอารมณ์ มีความสามารถในการติดต่อสื่อสาร การมอบหมายงาน ฯลฯ
แนวโน้มบทบาทของผู้บริหารสำนักงาน มีความรู้ด้านศาสตร์ทางการบริหาร มีความรู้ด้านเทคโนโลยีต่าง ๆ รู้จักควบคุมต้นทุนค่าใช้จ่ายในการปฏิบัติงานสำนักงาน ใช้ความรู้ ความสามารถเฉพาะด้านของพนักงาน
หน้าที่ความรับผิดชอบของผู้บริหารสำนักงาน อาคารสำนักงาน เฟอร์นิเจอร์ เครื่องใช้สำนักงาน การจัดองค์การ การควบคุมภายในสำนักงาน การควบคุมภายในสำนักงาน การติดต่อสื่อสาร การบริหารงานเอกสาร การบริหารงานบุคคล การจัดระบบและวิธีปฏิบัติ
ส่วนประกอบของการบริหารสำนักงาน การพัฒนาแนวทางวิธีการปฏิบัติงานให้มีคุณภาพสูง การติดต่อประสานงานทั้งภายในและภายนอกหน่วยงาน ควบคุมคุณภาพของผลงานให้รวดเร็ว ถูกต้อง ดำเนินการได้เสร็จ ดูแล รับผิดชอบต่อสภาพแวดล้อมสำนักงาน อาคารสถานที่ บริการจัดเก็บเอกสารข้อมูลเพื่อเป็นหลักฐานอ้างอิง ปรับปรุงการทำงานให้สอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงด้านธุรกิจ
การแบ่งกลุ่มงานสำนักงาน งานบริการผู้บริหาร งานด้านข้อมูลเอกสาร (สื่อสาร สารบรรณ จัดเก็บ) งานด้านสถานที่และพัสดุอุปกรณ์ งานด้านการประชุม งานประชาสัมพันธ์
การแบ่งระดับงานสำนักงาน งานบริหารจัดการ งานระดับวิชาชีพ งานระดับธุรการ
แนวทางในการบริหารงานสำนักงานสมัยใหม่ ผู้จัดการสำนักงาน จัดแผนผังสำนักงานตามหลักวิทยาศาสตร์ นำเครื่องจักรเครื่องมืออัตโนมัติไปใช้ในการปฏิบัติงานสำนักงาน ศึกษาเวลาและการเคลื่อนไหวในการทำงาน หาวิธีจัดระบบและวิธีปฏิบัติงานสำนักงานให้มีประสิทธิภาพ ปรับปรุงระบบการจัดเก็บเอกสารให้สอดคล้องกับระบบการควบคุม รักษาสัมพันธภาพอันดีระหว่างผู้บริหารและผู้ปฏิบัติงาน