วงจรรายจ่าย วงจรที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมต่อไปนี้ การสั่งซื้อสินค้าหรือบริการ การรับสินค้าหรือบริการ การเตรียมจ่ายชำระค่าสินค้าหรือบริการ การเบิกจ่ายชำระค่าสินค้าหรือบริการให้แก่บริษัทผู้ขาย (Supplier หรือ Vendor) โดยในแต่ละขั้นตอนผู้ปฏิบัติงานต้องบันทึกข้อมูลที่เกิดขึ้นตลอดเวลาอย่างต่อเนื่อง เพื่อให้สามารถส่งข้อมูลเข้าไปทำการประมวลผลรายการค้าและจัดทำรายงานได้ครบถ้วน ถูกต้องและทันเวลา

วงจรรายจ่าย - กระบวนการปฏิบัติงาน กระบวนการปฏิบัติงานของวงจรรายจ่าย แบ่งได้เป็น วงจรรายจ่ายที่มีการซื้อสินค้าหรือบริการเป็นเงินสด วงจรรายจ่ายที่มีการซื้อสินค้าหรือบริการเป็นเงินเชื่อ

วงจรรายจ่าย - กระบวนการปฏิบัติงาน วงจรรายจ่ายที่มีการซื้อสินค้าหรือบริการเป็นเงินสด มีการมอบหมายให้ผู้รักษาเงินสดเป็นผู้ทำหน้าที่ดูแลเงินสดย่อย เมื่อมีผู้มาขอเบิกค่าใช้จ่ายที่ได้รับการอนุมัติอย่างถูกต้อง ก็มีการจ่ายเงินและเก็บใบสำคัญจ่ายเงินสดย่อย (Voucher) ไว้ทุกรายการ และเมื่อถึงเวลาที่กำหนด เช่น 15 วัน ผู้รักษาเงินสดย่อยก็จะรวบรวมใบสำคัญจ่ายเงินสดย่อยพร้อมหลักฐานการจ่ายเงินทั้งหมดมาขอเบิกอนุมัติชดเชยเงินสด (รูปที่ 11-1)

วงจรรายจ่าย - กระบวนการปฏิบัติงาน วงจรรายจ่ายที่มีการซื้อสินค้าหรือบริการเป็นเงินเชื่อ การสั่งซื้อสินค้าหรือบริการ (Purchasing application) การรับสินค้าหรือบริการ (Receiving application) การเตรียมจ่ายชำระค่าสินค้าหรือบริการ (Voucher application) การเบิกจ่ายชำระค่าสินค้าหรือบริการ (Cash disbursement application)

วงจรรายจ่าย - กระบวนการปฏิบัติงาน วงจรรายจ่ายที่มีการซื้อสินค้าหรือบริการเป็นเงินเชื่อ การสั่งซื้อสินค้าหรือบริการ (Purchasing application) เกิดขึ้นหลังจากที่ฝ่ายคลังสินค้าพบว่าถึงเวลาที่กิจการควรสั่งซื้อสินค้าเข้ามาเพิ่มเติมในคลังสินค้าเพื่อให้เพียงพอกับความต้องการที่ฝ่ายผลิตจะเบิกไปใช้เป็นวัตถุดิบในการผลิตหรือฝ่ายขายเบิกไปขายให้แก่ลูกค้า ฝ่ายคลังสินค้าจึงจัดทำใบขอสั่งซื้อ (Purchase requisition) ส่งมายังฝ่ายจัดซื้อเพื่อทำการสั่งซื้อสินค้าหรือ วัตถุดิบ (รูปที่ 11-2 - 11-5)

วงจรรายจ่าย - กระบวนการปฏิบัติงาน วงจรรายจ่ายที่มีการซื้อสินค้าหรือบริการเป็นเงินเชื่อ การรับสินค้า เกิดขึ้นหลังจากผู้ขายได้จัดส่งสินค้ามายังสถานที่ที่ระบุไว้ในใบสั่งซื้อ ซึ่งจะต้องมีใบรับสินค้า จากนั้นจึงมีการทำรายงานการรับสินค้า (รูปที่ 11-6 - 11-8)

วงจรรายจ่าย - กระบวนการปฏิบัติงาน วงจรรายจ่ายที่มีการซื้อสินค้าหรือบริการเป็นเงินเชื่อ การเตรียมจ่ายชำระค่าสินค้า เกิดขึ้นหลังจากที่ฝ่ายการเงินได้รับข้อมูลจากฝ่ายคลังสินค้าว่าได้ตรวจรับสินค้าเรียบร้อยแล้ว ก็จะจัดเตรียมเอกสารใบสำคัญจ่าย (Payment voucher) สำหรับขั้นตอนต่อไป (รูปที่ 11-10)

วงจรรายจ่าย - กระบวนการปฏิบัติงาน วงจรรายจ่ายที่มีการซื้อสินค้าหรือบริการเป็นเงินเชื่อ การเบิกจ่ายเงินชำระค่าสินค้า พนักงานนำข้อมูลในใบสำคัญจ่ายและใบแจ้งหนี้ที่จะถึงกำหนดจ่ายชำระเงินค่าสินค้ามาป้อนข้อมูลเข้าสู่คอมพิวเตอร์ ซึ่งจะทำการหักหนี้ค่าสินค้าในแฟ้มข้อมูลพร้อมกับบันทึกการจ่ายชำระค่าสนค้าด้วยเช็คลงในแฟ้มข้อมูลการจ่ายเช็คและจัดพิมพ์เช็คเพื่อส่งให้กับบริษัทผู้ขายต่อไป (รูปที่ 11-12 - 11-13)