ในอดีตการเข้าถึงแหล่งข้อมูล ข่าวสาร และการใช้น่าจะเป็นเรื่องที่ ยาก หรืออาจจะไม่จำเป็นต้องเข้าถึง เลย เพราะวิถีชีวิตเป็นเรื่องง่าย ๆ และ เป็นประจำ จนถึงยุคที่การทำงานเป็น ระบบหรือเป็นทางการระยะแรก การ เข้าถึงและการใช้ข้อมูลข่าวสารเป็น เรื่องยาก เพราะการเก็บข้อมูลยังไม่มี ประสิทธิภาพเท่าที่ควร แต่เมื่อมีการ นำคอมพิวเตอร์มาใช้ในการบริหาร จัดการ ซึ่งช่วยทำให้การเข้าถึงและ การใช้ง่ายขึ้น ในปัจจุบันเทคโนโลยี ข่าวสารกำลังทำให้องค์การ

ภาครัฐธุรกิจติดต่อสื่อสารใช้ร่วมกัน และจัดหาข้อมูลให้ผู้ที่ทำงาน ผู้จัดการ และผู้จัดหาวัตถุดิบ และลูกค้าซึ่งไม่ เคยทำได้มาก่อน การเข้าถึงและการ ใช้ข้อมูลข่าวสารร่วมกัน แบ่งเป็น 3 ชนิด คือ 1) ภายใน 2) ภายนอก 3) การใช้ความรู้และความ เชี่ยวชาญร่วมกัน 1) การเข้าถึงและการใช้ข้อมูลข่าวสาร ร่วมกันภายใน ผู้บริหาร ผู้จัดการ และ พนักงานใช้เทคโนโลยีทางข่าวสาร 3 ประเภท คือ Executive Information System (EIS)

ซึ่งใช้ข้อมูลจากทั้งภายในและ ภายนอกองค์กร สำหรับผู้จัดการและ ผู้บริหารซึ่งจำเป็นต้องเฝ้าระวัง และ วิเคราะห์ผลงานขององค์การ เป้าหมายของ EIS คือ การจัดหาข้อมูล ข่าวสารที่ถูกต้องแม่นยำ สมบูรณ์ เกี่ยวข้องและเหมาะเจาะกับเวลา ให้กับผู้จัดการ Intranet เป็นเครือข่าย ขององค์กรเอกชนที่อนุญาตให้ พนักงานเข้าถึงและใช้ข่าวสารร่วมกัน อย่างง่ายดาย โดยใช้ซอฟต์แวร์ของ อินเตอร์เนต สุดท้าย Corporate portals เป็นลูกประสมระหว่าง EIS กับ Intranet ในขณะที่ EIS จัดหาข่าวสารให้ ผู้บริหาร และผู้จัดการเพื่อการเฝ้าระวัง และวิเคราะห์ผลงาน Intranet ช่วย องค์การใน

กระจายและเผยแพร่ข่าวสารและ แบบฟอร์มต่าง ๆ ขององค์การ Corporate portals อนุญาตให้ผู้จัดการและ พนักงานเข้าถึงข่าวสารที่ซื้อไว้ และ ดำเนินธุรกรรมพิเศษโดยใช้ Web browser 2) การเข้าถึงและการใช้ข้อมูล ข่าวสารร่วมกันภายนอก ในอดีต องค์การไม่ยินยอม ยินดีให้องค์การ ภายนอกเข้าถึงข้อมูลข่าวสารของ องค์การ ปัจจุบันเทคโนโลยี สารสนเทศ เช่น Electronic data interchange (EDI) Extranet Web service Internet ทำให้เป็นเรื่องง่ายที่จะใช้ข้อมูล ร่วมกับองค์การ เช่น ผู้จัดหาวัตถุดิบ และลูกค้า ซึ่งช่วยลดต้นทุน เพิ่ม ผลผลิต โดยการขจัดงานการ ประมวลผลข่าวสารด้วยมือ

3) การใช้ความรู้และความ เชี่ยวชาญร่วมกัน ความรู้คือความ เข้าใจซึ่งได้มาจากจ่าวสาร องค์การ ได้เริ่มใช้เทคโนโลยีข่าวสาร 2 ประเภท คือ 1) Decision Support Systems และ Expert Systems เพื่อจับและใช้ ร่วมกับความรู้ของที่ปรึกษา ผู้ชำนาญ เฉพาะทาง และผู้เชี่ยวชาญ และ พนักงาน โดยสรุป ในอดีตข้อมูลข่าวสาร เป็นทรัพยากรที่จะต้องหวงแหน ปกป้องไม่ให้บุคคลภายนอก องค์การ ภายนอก ได้ทราบว่ามีหรือใช้ เพราะ ถือว่าข้อมูลข่าวสารคืออำนาจ แต่ ปัจจุบันข้อมูลข่าวสารเป็นสิ่งที่ใช้ ร่วมกันได้