โครงการพัฒนาระบบจัดเก็บและวิเคราะห์ข้อมูลการใช้เอกสารของศูนย์เอกสารประเทศไทย ชื่อโครงการ
ศูนย์เอกสารประเทศไทย (TIC) ให้บริการทรัพยากรสารสนเทศด้าน สังคมศาสตร์และพฤติกรรมศาสตร์ เกี่ยวกับประเทศไทย รวมทั้งประเทศ ในเอเชียอาคเนย์ ทำงานแบบเบ็ดเสร็จ Individual Consultation สนองความต้องการรวดเร็ว ที่มา/มูลเหตจูงใจ
จัดเก็บเอกสารแบบชั้นปิด ผู้ให้บริการเป็นผู้หยิบเอกสารให้ผู้รับบริการ จัดเก็บในแฟ้มตามเดิมพร้อมให้บริการต่อไป
ผู้รับบริการได้รับเอกสารล่าช้า คน อุปกรณ์ เอกสารไม่อยู่ในแฟ้ม เอกสาร กระบวนการ สรุปผลการวิเคราะห์สาเหตุของปัญหา
ผู้รับบริการได้รับเอกสารล่าช้า จนท.หยิบไป โดยไม่แจ้ง แจ้งเตือนให้ จนท. ปฏิบัติให้ถูกต้อง จนท.ขาดทักษะ ในการจัดเก็บ จัดเก็บเอกสาร ผิดที่ คน เอกสาร จัดทำ WI กระบวนการ
ผู้รับบริการได้รับเอกสารล่าช้า เครื่องมือช่วย การจัดเก็บเอกสาร ไม่ทันสมัย (ใช้สมุดบันทึก) ใช้ IT ช่วยในการบันทึก การจัดเก็บเอกสาร โดยพัฒนาฐานข้อมูล อุปกรณ์
ผู้รับบริการได้รับเอกสารล่าช้า ไม่เรียงเอกสาร ก่อนจัดเก็บ แจ้งเตือนให้ จนท. ปฏิบัติให้ถูกต้อง กระบวนการ
ปัญหาที่พบและแนวทางแก้ปัญหา เอกสารจัดเก็บบนชั้นแล้วหายไปไหน? จะค้นหาอย่างไรให้รวดเร็ว ทันความต้องการใช้เอกสาร ของผู้รับบริการ จัดเก็บเอกสารผิดที่ จัดทำ WI พัฒนาเครื่องมือช่วย การจัดเก็บเอกสาร
ตรวจสอบรายการเอกสาร Bookdrop/DDS/Pol Sc
ระยะเวลาในการค้นหาเอกสารลดลง (ร้อยละ 85) ระบบเดิม (สมุดบันทึก) ระบบใหม่ (Database System) เฉลี่ยรายการละ 12 นาที เฉลี่ยรายการละ 0:08 นาที (8 วินาที) ลดลงร้อยละ 98.88 44751 - 0:40 นาที 01969 - 32:01 นาที 44550 - 4:16 นาที 79246 - 3:02 นาที 68925 - 3:44 นาที 80055 - 1:40 นาที 61790 - 1:21 นาที 77918 - 1:09 นาที 78305 - 18:49 นาที 35542 - 54:11 นาที ผลลัพธ์การดำเนินการ
นอกจากเป้าหมายหลักแล้ว ระยะเวลาในการค้นหาเอกสารที่จัดเก็บไม่ถูกแฟ้มลดลง ร้อยละ 85 ยังมีเป้าหมายต่อยอด นั่นคือ R2R สถิติการใช้เอกสารที่ได้จากการจัดเก็บนี้ จะถูกนำไป ประมวลผลและวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อการพัฒนาบริการ ให้สอดคล้องกับความต้องการของผู้รับบริการต่อไป เป้าหมาย/อนาคต
สรุปผลการแก้ไขปรับปรุงที่ได้ดำเนินการ
สมาชิกกลุ่ม TIC ที่ปรึกษา วาสนา อภิญญาวงศ์ ฐิตยารัตน์ อินทวงศ์ ที่ปรึกษา วาสนา อภิญญาวงศ์ ฐิตยารัตน์ อินทวงศ์ ประธาน วราวรรณ วีร์วรวงศ์ 084 706 6553 สมาชิก สุนทรี ศุภวงศ์ รุ่งฤดี นิลวิเชียร กมลทิพย์ คล้ายบ้านใหม่ วัฒนา พูลสมบัติ กองมี ภานุเวศ เลขานุการ ธำรงค์ มะลิอ่อง 081 874 2079