Document Flow :: 3 Concepts Free Flow (person to person) Free Flow (grouping) Fixed Flow (path)

Free Flow (person to person)

Free Flow (person to person) Advantages มีความยืดหยุ่นสูง จะส่งหาใครก็ได้ในมหาวิทยาลัย ไม่ต้องมีผู้แลระบบประจำหน่วยงาน คอยกำหนดเส้นทางเอกสาร หรือ คอยส่งต่อเอกสาร

Free Flow (person to person) Disadvantages แต่ละคนต้องรู้หน้าที่ตัวเอง ว่าต้องทำอะไรกับเอกสาร (ส่งต่อ ตรวจสอบ ลงความเห็น อนุมัติ) ควบคุมยาก ทำให้มีการดำเนินการ (ส่งต่อ ตรวจสอบ ลงความเห็น อนุมัติ) กับเอกสารที่ผิดหน้าที่ ส่งได้แค่ 1 to 1 ถ้าคนคนนั้นไม่อยู่ เอกสารจะค้างอยู่นาน แต่ละคนจะต้องรู้ว่าเอกสารสิ้นสุดที่ตัวเองหรือไม่

Free Flow (grouping)

Free Flow (grouping) Advantages ไม่ต้องจัดทำฐานข้อมูลผู้บริหาร หน่วยงานต่างๆ สามารถจัดการกลุ่มได้เอง สามารถส่งเอกสารถึงกลุ่มคนได้ ทำให้เอกสารไม่ค้างอยู่เป็นเวลานาน

Free Flow (grouping) Disadvantages ต้องมีเจ้าหน้าที่ประจำหน่วยงานคอยกำหนดกลุ่ม ในตอนเริ่มใช้ระบบและต้องคอยตรวจสอบความถูกต้องของบุคคลในกลุ่มอยู่เสมอ แต่ละคนจะต้องรู้ว่าเอกสารสิ้นสุดที่ตัวเองหรือไม่

Fixed Flow (path)

Fixed Flow (path) Advantages สามารถควบคุมขั้นตอนการดำเนินการเอกสารได้อย่างถูกต้อง ผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องรู้ว่าจะต้องดำเนินการอะไรและต้องส่งต่อไปให้ใคร เพราะทุกอย่างถูกกำหนดไว้หมดแล้ว

Fixed Flow (path) Disadvantages ต้องมีเจ้าหน้าที่ประจำหน่วยงานคอยกำหนดขั้นตอนการดำเนินการเอกสารของบุคลากรแต่ละคน และแต่ละประเภทเอกสาร ซึ่งทำได้ยากมาก ๆ

Recommended Flow Free Flow (person to person) Free Flow (grouping)

ตัวอย่าง :: การลาไปราชการของกองแผนงาน หัวหน้างาน ผู้อำนวยการกอง ลงความเห็น เจ้าหน้าที่กองคลัง อนุมัติ เบิกจ่าย

ตัวอย่าง :: การลาไปราชการของหอสมุดฯ เจ้าหน้าที่ธุรการ เจ้าหน้าที่การเงิน หัวหน้าฝ่ายหอสมุด ฯ หัวหน้างาน ลงความเห็น ลงความเห็น อนุมัติ ลงความเห็น ส่งต่อ อนุมัติ ส่งต่อ ส่งต่อ ถามความต้องการ อยากไป ส่งต่อ อนุมัติ รองอธิการ ฝ่ายวิชาการ

ตัวอย่าง :: การยืมเงินไปราชการของศูนย์คอมฯ ใบยืม/คืนเงินทดรอง ใบสำคัญเงินทดรอง 2. ตรวจสอบ ผู้มีอำนาจ 4. อนุมัติ การเงิน ผู้ยืมเงิน 1. สร้าง 3. สร้าง บัญชี 5.บันทึกบัญชี เช็ค/เงินสด 6. สร้าง/รับ การเงิน ผู้คืนเงิน 1.คืนเงิน 2. รับ ใบสำคัญเงินทดรอง ใบยืม/คืนเงินทดรอง 4.บันทึกบัญชี 3.ลงลายมือชื่อ ผู้มีอำนาจ บัญชี รายงานลูกหนี้ รายงานการจ่ายเงิน ทะเบียนเช็ค สมุดเงินสด ทะเบียนคุมงปม. รายงานลูกหนี้ รายงานการจ่ายเงิน รายงานการรับเงิน สมุดเงินสด สมุดรายวัน คืนทดรอง ยืมเงินทดรอง

ตัวอย่าง :: การยืมเงินไปราชการของศูนย์คอมฯ ทะเบียนลูกหนี้ ทะเบียนเช็ค ทะเบียนคุม งปม. ข้อมูลไปราชการพร้อมใบยืมเงิน งบการเงิน ฐานข้อมูลการเงิน งบต้นทุน สมุดเงินสด รายงานการยืมเงิน สมุดรายวัน input output

ตัวอย่าง :: การยืมเงินไปราชการของศูนย์คอมฯ DSS (1) F1 ? scanned form + ?(2) ฐานข้อมูลการเงิน