Planing : ระบบการวางแผนงบประมาณ นายธาดา สังคะฤก นายธีรยุทธ สินล้าน

Why build this system ? เพื่อพัฒนาระบบงานให้ดียิ่งขึ้น ซึ่งได้รวบรวมเก็บข้อมูลจากเจ้าหน้าที่ของกองแผนงาน และเอกสารจากกองแผนงาน โดยนำเอาข้อผิดพลาดจากระบบเดิมมาวิเคราะห์หาข้อเสีย และข้อดีต่าง ๆ

วัตถุประสงค์ของการพัฒนาระบบงาน เพื่อลดการทำงานการเก็บข้อมูลแบบ Manual มาเก็บข้อมูบด้วยระบบงานคอมพิวเตอร์ เพื่อลดขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซ้อน โดยจะช่วยให้ผู้ปฏิบัติงานเกิดความคล่องตัวมากขึ้น เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้สูงขึ้น เพื่อให้มีความคล่องตัวสะดวกในการจัดทำรายงาน และเสนอรายงานตามที่ต้องการได้ เพื่อให้สามารถนำข้อมูลที่ได้ไปใช้ในการตัดสินใจได้

การจัดแบ่งองค์กรของมหาวิทยาลัย

ระดับมหาวิทยาลัย ในการบริหารงบประมาณ มีหน้าที่รับผิดชอบภาระกิจ 3 ด้าน คือ การวางแผน สำนักอธิการบดี โดยกองแผนงาน การดำเนินงานตามแผน สำนักอธิการบดี โดยกองคลัง การติดตามประเมินผล สำนักอธิการบดี โดยกองแผนงาน

ระดับคณะ ศูนย์ สถาบัน สำนัก มอบอำนาจจากอธิการบดีที่กระจายอำนาจการบริหารจัดการไปยังคณะ ศูนย์ สถาบัน สำนัก ซึ่งอยู่ในความรับผิดชอบของรองคณบดี 2 ฝ่าย คือ ฝ่ายบริหาร ฝ่ายวางแผนและพัฒนา ภาระหน้าที่รับผิดชอบ งานนโยบายและแผนงาน งานคลังและพัสดุ

การจัดแบ่งองค์กรของหน่วยงาน

ผลการศึกษาระบบวางแผนงบประมาณ เป็นระบบที่เอื้อประโยชน์ในการจัดทำคำขอตั้งงบประมาณประจำปี โดยแบ่งการดำเนินงานของระบบวางแผนงบประมาณ ที่รับผิดชอบโดยกองแผนงาน สำนักอธิการบดี ดังนี้ การจัดทำแผนระยะยาว การจัดทำแผนระยะกลาง หรือแผนยุทธศาสตร์ การจัดทำแผนระยะสั้น หรือแผนปฏิบติการ การรวบรวมและจัดทำคำขอตั้งงบประมาณประจำปี การจัดทำแผนปฏิบัติการ , การจัดทำแผนการใช้เงิน และการจัดทำแผนการจัดซื้อจัดจ้าง

ปัญหาที่พบ และข้อเสนอแนะ ไม่มีฐานข้อมูลในการเก็บข้อมูลทำแผนที่ดี ทำให้ต้องทำงานซ้ำซ้อน ข้อเสนอแนะ : จัดทำระบบใหม่ให้มีการเก็บข้อมูลที่เหมาะสม ตามงานการวางแผน ใช้ระบบคอมพิวเตอร์ ที่ตรงตามความต้องการของงาน ไม่มีระบบการเชื่อมโยงข้อมูลกับคณะ/หน่วยงาน ให้คณะ/หน่วยงาน ที่เกี่ยวข้องใช้ฐานข้อมูลเดียวกัน ให้คณะ/หน่วยงาน มีการรับ/ส่งข้อมูล ที่เกี่ยวข้องกันผ่านคอมพิวเตอร์

ความต้องการของผู้ใช้ระบบ ให้มีฐานข้อมูลในการจัดเก็บข้อมูล อย่างเป็นระบบ ระเบียบ และสามารถนำข้อมูลที่จัดเก็บไปใช้ต่อได้อย่างมีประสิทธิภาพ ให้ฐานข้อมูลที่จัดเก็บข้อมูล สามารถเชื่อมโยงกับข้อมูลการวางแผนของคณะ/หน่วยงานได้ สามารถจัดพิมพ์รายงานการวางแผนได้ตามต้องการ และรวดเร็ว ข้อมูลที่จัดเก็บต้อง นำไปใช้ต่อในการติดตามและประเมินผลได้

ผลกระทบ ทำให้ทุกๆฝ่ายมีทิศทางในการทำงานเพราะได้มีการวางแผนก่อนแล้ว อันจะทำให้มีเป้าหมาย หรือผลงานที่ชัดเจนเกิดขึ้น แต่ทั้งนี้การที่จะบรรลุเป้าหมาย หรือเกิดผลงานได้ตามที่ตั้งเป้าไว้นั้นระบบควรจะให้ความสำคัญทั้งกับเป้าหมาย และวิธีการในการปฏิบัติ โดยควรคำนึงถึงประสิทธิภาพของผู้ปฏิบัติงานด้วย การตั้งเป้าหมายควรอยู่บนพื้นฐานของหลักการและเหตุผล ต้องมีการฝึกอบรมบุคลากรให้เข้าใจถึงประโยชน์ในการนำระบบงานใหม่เข้ามาใช้งาน