Assessment and Evaluation System

Assessment and Evaluation System คือ ระบบวางแผน ระบบงบประมาณแบบมุ่งเน้นผลงาน ระบบติดตามตรวจสอบและประเมินผล ระบบการเงิน ระบบพัสดุและทรัพย์สินถาวร ระบบบัญชีกองทุนลักษณะ 3 มิติเกณฑ์พึงรับ-พึงจ่าย ระบบบัญชีต้นทุนรายกิจกรรม (Activities Based Costing) ตามโครงสร้างและระบบบริหารของมหาวิทยาลัยขอนแก่น

วัตถุประสงค์หลักของโครงการทั้ง 3 ประการ เพื่อวิเคราะห์และออกแบบระบบงาน ระบบวางแผน ระบบงบประมาณแบบมุ่งเน้นผลงาน ระบบติดตาม ตรวจสอบ และประเมินผล ระบบการเงิน ระบบพัสดุและทรัพย์สินถาวร ระบบบัญชีกองทุนลักษณะ 3 มิติเกณฑ์พึงรับ-พึงจ่าย ระบบบัญชีต้นทุนรายกิจกรรม (Activities Based Costing) เพื่อให้มีระบบข้อมูลและสารสนเทศที่รองรับการจัดสรรงบประมาณในลักษณะเงินอุดหนุนทั่วไป (Block Grant)

วัตถุประสงค์หลักของโครงการทั้ง 3 ประการ(ต่อ) เพื่อให้มีระบบข้อมูลสารสนเทศเพื่อการบริหารจัดการ (Management Information System : MIS, Executive Information System : EIS) เพื่อการตัดสินใจและการวางแผน(Decision Supported System : DSS)

งานและขั้นตอนการปฏิบัติงาน งานของระบบปัจจุบัน ระบบติดตามตรวจสอบและประเมินผล เป็นระบบที่เอื้อประโยชน์ในการวัดผลการดำเนินงานว่าบรรลุตามเป้าหมายหรือไม่ โดยนำข้อมูลที่เกิดขึ้นจริงจากการปฏิบัติงานไปเปรียบเทียบ วิเคราะห์กับแผนงานที่ได้วางไว้ การจัดทำผลการปฏิบัติงาน, ผลการใช้เงิน และผลการจัดซื้อจัดจ้าง ทุกคณะ/หน่วยงานจะต้องรายงานผลการปฏิบัติงาน ผลการใช้เงิน และผลการจัดซื้อจัดจ้างให้กับกองแผนงาน เพื่อจัดทำรายงานผลการปฏิบัติงานและการใช้เงินทุก 3 เดือน และจัดทำรายงานผลการจัดซื้อจัดจ้างทุก 1 เดือน

งานและขั้นตอนการปฏิบัติงาน (ต่อ) 1. คณะ/หน่วยงานรวบรวม วิเคราะห์ และจัดทำรายงานผลการปฏิบัติงาน ผลการใช้เงิน และผลการจัดซื้อจัดจ้าง 2. คณะ/หน่วยงานจัดทำบันทึกข้อความส่งรายงานผลการปฏิบัติงาน ผลการใช้เงิน และผลการจัดซื้อจัดจ้าง พร้อมกับแนบรายงานผลการปฏิบัติงาน ผลการใช้เงิน และผลการจัดซื้อจัดจ้าง ให้กับกองแผนงาน 3. กองแผนงานจัดทำผลการปฏิบัติงาน ผลการใช้เงิน และผลการจัดซื้อจัดจ้าง ตามแบบฟอร์มที่ทางมหาวิทยาลัยกำหนด

ความต้องการของผู้ใช้งาน สามารถติดตาม และประเมินผลตามแผนงาน/งาน/โครงการของคณะ/หน่วยงาน และภาพรวมของมหาวิทยาลัย คณะใส่ข้อมูลของโครงการไว้ในระบบคอมพิวเตอร์ เพื่อสะดวกต่อการปรับแผนและติดตามผล ติดตามการเบิก-จ่ายงบประมาณ ว่าเป็นไปตามการแยกประเภทหมวดรายจ่ายหรือไม่

ความต้องการของผู้ใช้งาน (ต่อ) ควรจะมีแบบฟอร์มสำหรับติดตามผลการดำเนินงานโครงการ ต้องการเข้าไปดูข้อมูลเองจากเครือข่ายที่ link กับมหาวิทยาลัย ควรมีการเชื่อมโยงระหว่างคณะ งานบริหารและธุรการ งานคลัง และพัสดุ เพื่อติดตามการใช้จ่ายเงิน ควรมีการติดตาม และประเมินผลการใช้เงินทุกประเภทว่ามีการเคลื่อนไหว

ผลกระทบ 1. การบันทึกข้อมูลในระบบต่างๆ จะต้องมีการเก็บหลักฐาน รายละเอียดอย่างเพียงพอ เพื่อให้มี การตรวจสอบได้ โดยเฉพาะในเรื่องของการเบิก – จ่ายเงิน วัสดุ หรือสิ่งของ อาจส่งผลให้การทำงานของหน่วยงานมีความยุ่งยากมากขึ้น 2. ส่งผลให้ประสิทธิภาพของงานดีขึ้น เพราะทุกหน่วยงานจะมีความตื่นตัวในการทำงานเพื่อรองรับการถูกตรวจสอบและประเมินผล แต่ทั้งนี้การติดตาม ตรวจสอบ และประเมินผล ไม่ควรรัดกุมจนเกินไป เพราะจะส่งผลให้การดำเนินงานเกิดความไม่คล่องตัว และอาจส่งผลให้ผู้ปฏิบัติงานเกิดความเบื่อหน่ายในการทำงานได้

ผลกระทบ(ต่อ) 3. ควรมีการชี้แจง ทำความเข้าใจกับผู้ที่จะมีส่วนเกี่ยวข้องในทุกๆ ระดับให้มีความเข้าใจถึงผลดีที่จะเกิดขึ้น อันจะเป็นประโยชน์ต่อองค์กร เพื่อป้องกันการเกิดทัศนคติที่ไม่ดี เมื่อมีการนำระบบมาใช้ทำงานจริง