ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2539 ชนิดหนังสือ มี 6 ชนิด 1. หนังสือภายนอก คือ หนังสือติดต่อราชการแบบพิธี เป็นหนังสือติดต่อ ระหว่างส่วนราชการ หรือถึงหน่วยงานอื่นที่มิใช้ส่วนราชการ 2. หนังสือภายใน คือ เป็นหนังสือติดต่อภายในส่วนราชการ กระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน ใช้กระดาษบันทึกข้อความ 3. หนังสือประทับตรา คือ หนังสือที่ใช้ประทับตราแทนการลงชื่อของหัวหน้า ส่วนราชการ ใช้ได้ระหว่างทั้งระหว่างส่วนราชการ ส่วนราชการเดียวกัน กรณีไม่ใช้เรื่องสำคัญ 4. หนังสือสั่งการ ได้แก่ คำสั่ง ระเบียบ และข้อบังคับ 5. หนังสือประชาสัมพันธ์ ได้แก่ ประกาศ แกลงการณ์ และข่าว 6. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้น หรือรับไว้เป็นหลักฐานราชการ ได้แก่ หนังสือ รับรอง รายงานการประชุม
ทะเบียนหนังสือรับ มีรายละเอียด วัน เดือน ปีที่ลงทะเบียน เลขทะ ประทับตรารับหนังสือ ที่มุมบนด้านขวาของหนังสือ โดยมีนายละเอียดหน่วยงานรับ เลขรับ วัน เดือน ปี เวลารับ มีขนาด 2.5 x 5 ซ.ม. ทะเบียนหนังสือรับ มีรายละเอียด วัน เดือน ปีที่ลงทะเบียน เลขทะ เบียนรับ เลขที่หนังสือรับ วัน เดือน ปีของหนังสือ จาก ถึง เรื่อง การปฏิบัติ หมายเหตุ ทะเบียนหนังสือส่ง มีรายละเอียดเช่นเดียวกับหนังสือรับ หนังสือส่ง ต้องจัดทำ 3 ฉบับ มีต้นฉบับ สำเนาคู่ฉบับ และสำเนา และลงเลข ทะเบียนส่ง วันที่ ให้ตรงกันทั้ง 3 ฉบับ อายุการเก็บหนังสือ โดยปกติเก็บไว้ไม่น้อยกว่า 10 ปี เว้นแต่ ฯลฯ
สารบรรณ-\ตัวอย่างบันทึก ทส แบบใหม่\หนังสือภายนอก1.doc