หน่วยที่ 4 รายการปรับปรุงและงบทดลอง หลังรายการปรับปรุง

วัตถุประสงค์ของรายการปรับปรุง เมื่อกิจการได้ทำงบทดลองขึ้นแล้ว และก่อนที่จะปิดบัญชีเพ่อจัดทำงบการเงิน กิจการจะต้องทำการปรับปรุงรายการบางรายการเสียก่อน การปรับปรุงรายการในวันสิ้นงวดบัญชีจะทำให้งบการเงินที่กิจการทำขึ้นแสดงผลการดำเนินงานและฐานะการเงินถูกต้องตรงกับความเป็นจริง

ประเภทของรายการปรับปรุงและการบันทึกรายการ ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย ค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า รายได้ค้างรับ รายได้รับล่วงหน้า วัสดุสิ้นเปลืองใช้ไป ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ ค่าเสื่อมราคาที่ดิน อาคารและอุปกรณ์

ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย (Accrued Expense) หมายถึง ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นแล้ว กิจการได้ใช้ประโยชน์ไปแล้วแต่ยังมิได้จ่ายเงิน ถึงแม้ว่ากิจการจะยังไม่ได้จ่ายเงินแต่กิจการจะต้องถือว่ารายการนี้เป็นค่าใช้จ่ายของกิจการ เช่น ดอกเบี้ยค้างจ่าย ค่านายหน้าค้างจ่าย ค่าขนส่งค้างจ่าย เป็นต้น โดยบันทึกรายการในสมุดรายวันดังนี้ เดบิต ค่าใช้จ่าย 5................ xx เครดิต ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย 2............... xx

ค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า ค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า (Prepaid Expense) หมายถึง ค่าใช้จ่ายที่กิจการจ่ายไปล่วงหน้า แต่กิจการใช้บริการนั้นยังไม่หมด บันทึกบัญชีโดย การบันทึกบัญชีตอนที่จ่ายเงิน การบันทึกรายการปรับปรุง กรณีที่ 1 บันทึกเป็นค่าใช้จ่าย เดบิต ค่าใช้จ่าย 5... xx เครดิต เงินสด 1... xx เดบิต ค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า 1... xx เครดิต ค่าใช้จ่าย 5... xx กรณีที่ 2 บันทึกเป็นสินทรัพย์ (ค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า) เดบิต ค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า 1.. xx เครดิต เงินสด 1... xx เดบิต ค่าใช้จ่าย 5... xx เครดิต ค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า 1... xx

รายได้ค้างรับ รายได้ค้างรับ (Accrued Income) หมายถึง รายได้ที่เกิดขึ้นแล้วแต่กิจการยังไม่ได้รับเงิน เช่น ดอกเบี้ยค้างรับ ค่าเช่าค้างรับ ค่านายหน้าค้างรับ เป็นต้น บันทึกบัญชีดังนี้ เดบิต รายได้ค้างรับ 1... xx เครดิต รายได้ค่า... 4... xx

การบันทึกบัญชีตอนที่จ่ายเงิน การบันทึกรายการปรับปรุง รายได้รับล่วงหน้า รายได้รับล่งหน้า (Prepaid Income) หมายถึง รายได้ที่กิจการรับจากบุคคลภายนอกมาล่วงหน้าเป็นค่าบริการสำหรับ ระยะเวลาหนึ่ง แต่กิจการยังให้บริการไม่หมด การบันทึกบัญชีสรุปได้ดังนี้ การบันทึกบัญชีตอนที่จ่ายเงิน การบันทึกรายการปรับปรุง กรณีที่ 1 บันทึกเป็นค่าใช้จ่าย เดบิต เงินสด xx เครดิต รายได้ค่า... 4... xx เดบิต รายได้ค่า... 4... xx เครดิต ค่า…รับล่วงหน้า 2... xx กรณีที่ 2 บันทึกเป็นสิหนี้สิน (รายได้รับล่วงหน้า) เดบิต เงินสด 1.. xx เครดิต ค่า…รับล่วงหน้า 2... xx เดบิต ค่า…รับล่วงหน้า 2... xx เครดิต รายได้ค่า.... 4.... xx

วัสดุสิ้นเปลืองใช้ไป วัสดุสิ้นเปลือง (Supplies) หมายถึง สิ่งของที่ใช้แล้วหมดไป ถ้าเป็นวัสดุสิ้นเปลืองที่ใช้ในสำนักงาน ก็มักจะ ได้แก่ สมุดบัญชี กระดาษโรเนียว กระดาษถ่ายเอกสาร ปากกา เป็นต้น กิจการบางแห่งเรียกสิ่งของเหล่านี้ว่า “เครื่องเขียน” และบันทึกบัญชีเป็น ค่าใช้จ่ายโดยใช้ชื่อบัญชีว่า “ค่าเครื่องเขียน” ซึ่งถือเป็นค่าใช้จ่ายของกิจการ แต่ถ้ากิจการซื้อวัสดุสิ้นเปลืองเป็นจำนวนมาก จะบันทึกไว้ในบัญชีวัสดุสำนักงาน ซึ่งถือเป็นสินทรัพย์ และเมื่อถึงวันปิดบัญชีก็จะสำรวจดูว่าวัสดุสำนักงานใช้ไปเท่าใด ก็จะตัดเป็นค่าใช้จ่ายเท่ากับจำนวนนั้น

การบันทึกรายการเกี่ยวกับวัสดุสิ้นเปลือง เมื่อซื้อวัสดุสิ้นเปลือง เดบิต วัสดุสิ้นเปลือง/วัสดุโรงงาน/วัสดุสำนักงาน xx เครดิต เงินสด/เจ้าหนี้ xx เมื่อบันทึกรายการปรับปรุงวัสดุสิ้นเปลืองใช้ไป เดบิต วัสดุสิ้นเปลืองใช้ไป xx เครดิต วัสดุสิ้นเปลือง/วัสดุโรงงาน/วัสดุสำนักงาน xx

การคำนวณวัสดุสิ้นเปลืองใช้ไป วัสดุสิ้นเปลืองใช้ไป = วัสดุต้นปี + ซื้อระหว่างปี - วัสดุปลายปี

ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ (Allowance for doubtful) หนี้สูญ หมายถึง ลูกหนี้ที่ได้ติดตามทวงถามจนถึงที่สุดแล้ว แต่ไม่ได้รับชำระหนี้และได้ตัดจำหน่ายออกจากบัญชี หนี้สงสัยจะสูญ หมายถึง ลูกหนี้ที่คาดว่าจะเรียกเก็บไม่ได้ และถือเป็นค่าใช้จ่ายของรอบระยะเวลาบัญชีนั้น ค่าเผื่อหนี้สูญหรือค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ หมายถึง จำนวนเงินที่กันไว้สำหรับลูกหนี้ที่คาดว่าจะเรียกเก็บไม่ได้ และถือเป็นบัญชีปรับมูลค่าที่ตั้งขึ้นเพื่อแสดงเป็นรายการหัก จากบัญชีลูกหนี้ในงบการเงิน เพื่อให้คงเหลือเป็นมูลค่าสุทธิของลูกหนี้ที่คาดหมายว่าจะเก็บได้

วิธีการประมาณหนี้สงสัยจะสูญ คำนวณเป็นร้อยละของขอดขาย วิธีนี้จะต้องวิเคราะห์จากประสบการณ์ที่ผ่านมาเกี่ยวกับจำนวนลูกหนี้ที่เก็บไม่ได้ เทียบเป็นอัตราส่วนกับยอดขาย คือคำนวณเป็นร้อยละของยอดขายรวมหรือยอดขายเชื่อ คำนวณเป็นร้อยละของยอดลูกหนี้ วิธีนี้จะคำนวณจากร้อยละของยอดลูกหนี้คงเหลือ หรือคำนวณโดยการจัดกลุ่มลูกหนี้จำแนกตามอายุของหนี้ที่ค้างชำระ คำนวณโดยพิจารณาลูกหนี้แต่ละราย วิธีนี้จะพิจารณาลูกหนี้เป็นราย ๆ และจะรวมเฉพาะรายที่คาดว่าจะเรียกเก็บไม่ได้เท่านั้น

การตัดจำหน่ายหนี้สูญ สมมุติว่าในปี 25x1 มีหนี้สูญเกิดขึ้น 22,000 บาท กรณีการตัดหนี้สูญเป็นไปตามเกณฑ์กฎหมายภาษีอากร กรณีการตัดหนี้สูญเป็นเพียงรายการทางการบัญชี ขั้นที่ 1 เดบิต หนี้สูญ 22,000 เครดิต ลูกหนี้ 22,000 ตัดลูกหนี้เป็นหนี้สูญ เดบิต ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ 22,000 เครดิต ลูกหนี้ 22,000 ขั้นที่ 2 เดบิต ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ 22,000 เครดิต หนี้สงสัยจะสูญ 22,000 ลดยอดค่าเผื่อนหนี้สงสัยจะสูญ -

หนี้สูญรับคืน หนี้สูญรับคืน หมายถึง ลูกหนี้ที่กิจการได้ตัดบัญชีเป็นหนี้สูญไปแล้ว แต่ภายหลังได้นำเงินมาชำระหนี้ให้กิจการ ซึ่งอาจจะชำระให้ทั้งหมดหรือชำระแต่เพียงบางส่วนก็ได้ การบันทึกรายการในสมุดรายวันทั่วไปจะเป็นอย่างไร ขึ้นอยู่กับตอนที่ตัดบัญชีลูกหนี้รายนั้นเป็นหนี้สูญ สมมุติว่าลูกหนี้ที่กิจการได้ตัดเป็นหนี้สูญไปแล้วจำนวน 22,000 บาท ได้นำเงินมาชำระหนี้ให้กิจการ 5,000 บาท การบันทึกรายการในสมุดรายวันทั่วไปทั้ง 2 กรณีเป็นดังนี้

หนี้สูญรับคืน กรณีการตัดหนี้สูญเป็นไปตามเกณฑ์กฎหมายภาษีอากร กรณีการตัดหนี้สูญเป็นเพียงรายการทางการบัญชี เดบิต ลูกหนี้ 5,000 เครดิต หนี้สูญได้รับคืน 5,000 บันทึกการตั้งลูกหนี้ที่ตัดเป็นหนี้สูญแล้ว เครดิต ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ 5,000 เดบิต เงินสด 5,000 เครดิต ลูกหนี้ 5,000 รับชำระเงินจากลูกหนี้ที่ตัดเป็นหนี้สูญแล้ว เครดิต ลูกหนี้ 5,000 รับชำระเงินจากลูกหนี้ที่ตัดเป็นหนี้สูญ

ค่าเสื่อมราคาที่ดิน อาคารและอุปกรณ์ ที่ดิน อาคาร และอุปกรณ์ หมายถึง สินทรัพย์ที่มีตัวตนซึ่งเข้าเงื่อนไขทุกข้อต่อไปนี้ ก. กิจการมีไว้เพ่อใช้ประโยชน์ในการผลิต ข. เพื่อใช้ในการจำหน่ายสินค้าหรือให้บริการ เพื่อให้เช่า หรือเพื่อใช้ในการ บริหารงาน ค. คาดว่าจะใช้ประโยชน์มากกว่าหนึ่งรอบปีบัญชี

ความหมายของค่าเสื่อมราคา (Depreciation) ค่าเสื่อมราคา หมายถึง การปันส่วนมูลค่าเสื่อมสภาพของสินทรัพย์อย่างมีระบบตลอดอายุการใช้งานที่ได้ประมาณไว้

วิธีคิดค่าเสื่อมราคา ที่ดิน อาคาร และอุปกรณ์ วิธีเส้นตรง (Straight-line Method) วิธีอัตราลดลงหรือวิธีอัตราเร่ง (Accelerate Method) วิธีจำนวนเปลี่ยนแปลงตามกิจกรรม (Working-hours Method/Productive-output Method)

การแก้ไขข้อผิดพลาด (Correction of Errors) ข้อผิดพลาดทางบัญชีอาจสรุปได้ดังนี้ ลืมบันทึกรายการ เช่น รับชำระหนี้จากลูกหนี้แต่ยังไม่ได้ลงบัญชี บันทึกรายการผิด เช่น ชื่อบัญชีผิด จำนวนเงินผิด ผ่านรายการจากสมุดลงรายการขั้นต้นไปยังบัญชีแยกประเภทผิด บันทึกรายการซ้ำ