การแปลงข้อมูลใน Excel เป็นฐานข้อมูลใน Access นางสาวสาวิตรี แก้วศรีงาม รหัส 75276131 ประกาศนียบัตรบัณฑิตวิชาชีพครู หมู่ 3

การแปลงข้อมูลใน Excel เป็นฐานข้อมูลใน Access การสร้างฐานข้อมูลใน  Access  นั้นมีขั้นตอนที่ยุ่งยากและวุ่นวายพอสมควร  ซึ่งต้องกำหนดโครงสร้างตาราง  เช่น  ชื่อฟิลด์ชนิดข้อมูล  ความกว้างในการจัดเก็บ  จากนั้นจึงจะป้อนข้อมูลลงไปเก็บในตารางได้  เพื่อลดความยุ่งยากตรงนั้น เราจะมาเตรียมข้อมูลด้วย Excel  แทนด้วยขั้นตอนง่าย ๆ ดังนี้

1.  ให้เปิดโปรแกรม  Excel  ขึ้นมาเพื่อที่จะเก็บข้อมูล  ในแถวแรกให้กำหนดเป็นชื่อของหัวเรื่อง  โดยพิมพ์แยกตามคอลัมน์จากซ้ายไปขวาตามหัวข้อที่กำหนด  ส่วนแถวอื่น ๆ ถัดจากแถวหัวเรื่องก็จะเป็นรายการข้อมูลที่จะเก็บและบันทึกไฟล์ข้อมูลให้เรียบร้อย

   2.  เตรียมไฟล์ฐานข้อมูลใน Access  เพื่อจะได้นำข้อมูล จาก  Excel  มาใช้  โดยให้คุณเปิดโปรแกรม  Access  ขึ้นมา  แล้วเลือกคำสั่ง  File > New (สร้าง) เลือกแถบขวามือ สร้างฐานข้อมูลเปล่า จากนั้นกำหนดชื่อไฟล์ฐานข้อมูลและคลิกปุ่ม  สร้าง  ก็จะได้ฐานข้อมูลว่าง ๆ ดังรูปด้านขวามือ

3.  กลับไปที่โปรแกรม Excel ให้เลือกพื้นที่ข้อมูลในทั้งหมดที่ต้องการนำไปใช้ใน Access โดยคลิกลากคลุมพื้นที่ จากนั้นเลือกคำสั่ง Edit >Copy หรือคลิกขวาบนข้อมูล แล้วเลือกคำสั่ง Copy (คัดลอก) จะปรากฏเส้นประวิ่ง ๆ รอบข้อมูล

    4.  สลับกลับไปยังโปรแกรม Access อีกครั้งหนึ่งให้คุณคลิกขวาบนพื้นหน้าต่าง Database แล้วเลือกคำสั่ง  Paste (วาง) รอสักครู่หนึ่งเมื่อคัดลอกเสร็จจะขึ้นหน้าต่างแสดงข้อความว่าได้ Imported นำเข้าข้อมูลเสร็จเรียบร้อยแล้ว และมีชื่อตาราง (Table) ตามชื่อที่ตั้งใน Excel

5.  เปิดตารางข้อมูลมาดูหรือใช้งานได้ แต่เราอาจจะต้องปรับแต่งการทำงานเพิ่มนิดหน่อย เพื่อให้ข้อมูลสมบูรณ์มากขึ้น

วิธีการปรับแต่งตารางข้อมูลให้สมบูรณ์ หลังจากนำเข้าข้อมูลเข้ามาใน  Access  แล้วจำเป็นต้องปรับแต่งโครงสร้างของตารางเพิ่มเติมนิดหน่อย เพื่อให้ตารางมีความสมบูรณ์มากขึ้น  เช่น  ความกว้างของฟิลด์ชนิดข้อความ  (Field Size)  เมื่อนำเข้าจาก  Excel  โปรแกรมจะกำหนดความกว้างไว้สูงสุด  คือ  255  ตัวอักษร  ซึ่งถ้าทั้งตารางมีฟิลด์แบบนี้หลาย ๆ ฟิลด์มากเข้าอาจจะทำให้ขนาดของไฟล์ใหญ่เกินจำเป็น  ดังนั้นควรจะกำหนดขนาดของฟิลด์แต่ละฟิลด์ให้มีขนาดเล็กลงให้เหมาะสมกับข้อมูลที่เก็บได้

1.  เปิดตารางเข้าไปที่มุมมอง Design (ออกแบบ) โดยคลิกวัตถุ Table 

2.  เมื่อเข้าสู่มุมมอง จะเห็นโครงสร้างของตารางปรากฏอยู่  ซึ่งประกอบไปด้วย  Field Name (ชื่อฟิลด์ชนิดข้อมูล) , ข้อมูล) และ Description (คำอธิบาย) ส่วนด้านล่างของหน้าต่างนั้นคือ คุณสมบัติ ฟิลด์แต่ละชนิดจะมีคุณสมบัติไม่เหมือนกัน 

Field Size ขนาดความกว้างของฟิลด์ หากเป็นข้อความ คือ จำนวนตัวอักษร เป็นตัวเลขจะใช้แบบ  Integer  ตัวเลขจำนวนเต็ม  หรือ  Single  ที่เก็บตัวเลขที่มีทศนิยม  (กด  F1  เพื่อดูรายละเอียดได้)

Format  รูปแบบของข้อมูลที่แสดงผล  เช่น  ถ้าใส่เครื่องหมาย  >  ลงหมายถึง ให้ข้อความเป็นตัวอักษรพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด  ถ้าเป็นตัวเลขก็ใช้เลือกรูปแบบของตัวเลขแบบสัญลักษณ์การเงิน  เป็นต้น Caption  ข้อความที่ใช้แสดงแทนชื่อฟิลด์  ซึ่งจะใช้ในกรณีชื่อฟิลด์ยาว  หรือชื่อฟิลด์เป็นภาษาไทย  ซึ่งอาจจะมีปัญหาบ้างเวลาอ้างอิง ขณะสร้างฟอร์ม  รายงาน  หรือเขียนโปรแกรม นอกจากนี้สามารถที่จะเพิ่มชื่อฟิลด์  และลบฟิลด์ในโครงสร้างของตารางได้  โดยใช้คำสั่งง่าย ๆ คือเลื่อนเมาส์ไปที่หน้าชื่อฟิลด์แล้วคลิก  สังเกตว่าแถบชื่อฟิลด์จะเป็นสีดำ  กดแป้น  Insert  ถ้าต้องการแทรกฟิลด์  และกดแป้น  Delete  ถ้าต้องการลบฟิลด์ออกจากโครงสร้าง

3.  หลักจากที่แก้ไขคุณสมบัติเสร็จแล้วก็คลิกที่ปุ่ม Save บันทึกการแก้ไขและคลิกปุ่ม  Datasheet View  เพื่อกลับมาที่มุมมองชีทข้อมูล  (Datasheet)  ซึ่งจะแสดงคล้ายกับตารางข้อมูลบน  Excel แต่ใน Access จะมองข้อมูลเป็น Filed  (ฟิลด์คอลัมน์)  และเป็น  Record  (ระเบียนข้อมูล) ในแถวสุดท้ายคือ เรคคอร์ดว่าง ที่สามารถเพิ่มรายการข้อมูลลงไปได้

สำหรับการทำงานในมุมมองของ Data sheet นั้น สามารถปรับแต่งการแสดงผลของข้อความและรูปแบบของชีทได้ โดยเลือกคำสั่ง Format > Font  เพื่อเปลี่ยนแบบข้อความและเลือกคำสั่ง Format > Datasheet  เพื่อเปลี่ยนสีพื้นและสีเส้นบน Data sheet  ซึ่งจะมีผลกับข้อมูลทั้งหมดใน Data sheet  และนอกจากนี้ยังสามารถสั่งพิมพ์ข้อมูลในData sheet ได้ทันที โดยไม่ต้องปรับแต่งค่าอะไร  เพราะโปรแกรมจะพิมพ์ข้อมูลตามรูปแบบที่เห็นใน Data sheet เลย  และยังมีการใส่เลขหน้าชื่อตารางให้อีกด้วย  โดยเลือกคำสั่ง  File  >  Print  Preview  ดูก่อน แล้วค่อยสั่งพิมพ์ 

จบการนำเสนอ