เลขานุการ รุจิรา จิตพ์ปรารพ

เลขานุการมีกี่ประเภท เลขานุการ มี 3 ประเภท คือ 1. เลขานุการส่วนตัว 2. เลขานุการธุรกิจ 3. เลขานุการจัดองค์การรวม

เลขานุการคือใคร ? พจนานุกรมของประชาชนในสหรัฐอเมริกา ได้ให้คำจำกัดความของบุคคลที่ทำหน้าที่เป็นเลขานุการว่า “เลขานุการคือบุคคลที่ทำหน้าที่เกี่ยวกับงานสารบรรณทั่วไปของสำนักงาน เพื่อแบ่งเบาภาระของผู้บังคับบัญชา หน้าที่โดยทั่วไปได้แก่การจดการสั่งงานต่างๆ เป็นชวเลขแล้วแปลออกจัดพิมพ์ให้ถูกต้องเรียบร้อย เป็นผู้จัดการนัดหมายการประชุม หรือนัดให้ผู้มาติดต่อ เตือนเกี่ยวกับการนัดหมายให้เป็นไปตามกำหนด คอยต้อนรับดูแลสอบถามให้ความสะดวกแก่บุคคลผู้ต้องการพบผู้บังคับบัญชา รับโทรศัพท์และติดต่อธุรกิจทางโทรศัพท์ ดูแลจดหมายต่างๆ และประการสุดท้าย จะต้องควบคุมดูแลผู้ร่วมงานที่อยู่ใต้บังคับบัญชา ให้งานขององค์การธุรกิจแห่งนั้นดำเนินไปด้วยดี”

คำจำกัดความของ “เลขานุการ” คำว่า “Secretary” นี้เป็นคำศัพท์ที่มาจากภาษาลาตินเดิมที่ว่า Secretum แปลว่า Secret....ความลับ ผู้ที่ทำงานในตำแหน่งเลขานุการ ก็คือผู้ที่รู้ความลับและเป็นผู้ที่ได้รับความไว้วางใจให้เก็บความลับของผู้บังคับบัญชาและของสำนักงาน งานเลขานุการเป็นงานสำคัญ ผู้เป็นเลขานุการต้องรอบคอบ ไว้เนื้อเชื่อใจ เก็บรักษาความลับได้ดี จึงจะเหมาะสมกับตำแหน่ง

บางท่านมีความเห็นว่า “Secretary” เป็นผู้มีภาระและความรับผิดชอบกับงานมาก จึงแยกความหมายของ Secretary ตามตัวพยัญชนะไว้ดังนี้ S = Sense คือ ความมีสามัญสำนึก รู้จักผิดชอบ รู้ว่าสิ่งใดควร ไม่ควร E = Efficiency คือ สมรรถภาพในการทำงานที่มีอยู่ในตัวบุคคล C = Courage คือ ความมุมานะของบุคคล ซึ่งขึ้นอยู่กับความมุ่งหวัง R = Responsibility คือ การรับผิดชอบ E = Energy คือ กำลังงาน

T = Technique คือ การรู้จักดัดแปลงให้เหมาะสม A = Active คือ การตื่นตัว R = Rice มิได้หมายถึงความร่ำรวย แต่หมายถึงความสมบูรณ์ในด้าน จิตใจและศีลธรรม Y = Youth ......เลขานุการเหมาะสำหรับคนอายุไม่มากนัก

ความรู้ในวิชาเทคนิคเกี่ยวกับเลขานุการ - เลขานุการทุกคนต้องมีความรู้ในวิชาพิมพ์ดีดและใช้การได้อย่าง คล่องแคล่ว ทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ - เลขานุการจะต้องมีพื้นฐานความรู้ภาษาไทยเป็นอย่างดี รู้จักศัพท์ สามารถเลือกคำใช้ได้ถูกต้องเหมาะสม สะกดการันต์ถูกต้อง ^o^ นอกจากนี้เลขานุการต้องมีความรู้รอบตัวดี และรอบรู้วิชาอื่นๆ อีกหลายวิชา นอกเหนือจากวิชาเลขานุการ

ลักษณะนิสัยของเลขานุการที่ดี 1. มีสุขภาพร่างกายที่แข็งแรง 2. เป็นผู้ที่แต่งกายเรียบร้อยเหมาะสม 3. ต้องรักษาความสะอาดของร่างกายและเครื่องแต่งกาย 4. รู้จักวางท่าทีและวางตัวให้เหมาะสม 5. รู้จักการสนทนาและมีน้ำเสียงที่น่าฟัง 6.. เลขานุการต้องเป็นผู้สามารถเก็บความลับของการดำเนินงาน ให้ดีที่สุด

7. ต้องเป็นผู้มีความรับผิดชอบสูง 8. เลขานุการควรจะเป็นผู้ที่สุภาพ 9. ให้ความร่วมมือแก่ผู้อื่น เป็นนิสัยที่น่าจะฝึกให้เคยชิน 10. เลขานุการต้องมีมนุษยสัมพันธ์ที่ดีสามารถเข้ากับคนได้ทุกประเภท 11. มีความกระตือลือล้น ทะเยอทะยาน จะเป็นทางนำสู่ความก้าวหน้าได้ 12. ประการสุดท้าย เลขานุการต้องมีความเชื่อมั่นในตัวเอง

Systematizing Secretarial Work วิธีการจัดระบบงานประจำวัน Systematizing Secretarial Work วิธีการจัดลำดับงานประจำวัน ( Planing a Daily Routine ) 1. อ่านหนังสือพิมพ์ 2. ติดตามงานต่างๆ ในตู้เอกสาร 3. จดหมายเข้า 4. ทบทวนการทำการนัดหมาย

5. ทำงานที่ค้างจากวันก่อน 6. เริ่มทำงานที่ได้รับมอบหมายอย่างมีประสิทธิภาพ . . . . . . . . .นอกจากนี้ เลขายังต้องรู้จักการ . . . . . . . - การเริ่มต้นวันใหม่อย่างถูกต้อง - นัดหมายส่วนตัวให้น้อยที่สุด - การติดตามผลงาน

- การสำรวจเครื่องใช้สำนักงาน - การทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ - มีสิ่งที่ช่วยความจำ - ช่วยเหลือนายจ้างในด้านความจำ - การลงชื่อในจดหมายออก

บุคลิกภาพและอุปนิสัยในการทำงานที่ดี เริ่มทำงานที่ไม่ค่อยชอบก่อน แล้วค่อยทำงานที่ชอบต่อไป อย่ารอให้ถึงวันพรุ่งนี้เพื่อกำหนดงานของพรุ่งนี้ ครั้งหนึ่งของงานที่จะทำได้อย่างมีประสิทธิภาพ เป็นงานที่ผู้ทำรู้ล่วงหน้าแล้วว่าจะต้องทำอะไร และลงมือทำก็ทำทันที วิธีที่จะเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานก็คือพยายามทำงานให้มากกว่าที่คิดไว้ว่าจะสามารถทำได้ ........แล้วท่านจะแปลกใจตัวเองว่าทำไมจึงทำได้มากเช่นนี้........

Thanks ! For ur Attention.............^o^