SCC : Suthida Chaichomchuen std@kmitnb.ac.th Project Management SCC : Suthida Chaichomchuen std@kmitnb.ac.th

ความหมาย : Project Project หมายถึง การดำเนินกิจกรรมตามแผนงานที่ได้จัดทำขึ้น โดยแต่ละกิจกรรมจะมีวันเริ่มต้นและสิ้นสุด เพื่อบรรลุเป้าหมายหรือวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ ภายใต้ระยะเวลา แหล่งทรัพยากร และงบประมาณที่กำหนดไว้

ความหมาย : Project Management

Project Manager เป็นผู้ที่คอยดูแล ให้คำแนะนำ ควบคุม และติดตามผลการดำเนินงานของโครงการ ให้เป็นไปตามแผนงานที่กำหนดขึ้น เพื่อบรรลุวัตถุประสงค์ในการพัฒนาระบบร่วมกัน

หน้าที่ของ Project Manager กำหนดขอบเขตของโครงการ วางแผนและจัดตั้งทีมงาน จัดตารางการดำเนินงาน กำกับและควบคุมโครงการ

ทักษะของ Project Manager ความเป็นผู้นำ การจัดการ แก้ปัญหาต่าง ๆ ที่เกิดขึ้น บริหารทีมงาน การบริหารงานเมื่อเกิดการเปลี่ยนแปลงหรือในสภาวะที่มีความเสี่ยง

Project Management Process แบ่งออกเป็น 4 ระยะ ระยะการเริ่มต้นโครงการ ระยะการวางแผนโครงการ ระยะดำเนินโครงการ ระยะปิดโครงการ

ระยะที่ 1 : การเริ่มต้นโครงการ จัดตั้งทีมงานจัดทำโครงการ จัดทำแผนการในการเริ่มต้นโครงการ จัดทำกระบวนการบริหารโครงการ จัดทำสมุดโครงการ

ระยะที่ 2 : การวางแผนโครงการ แสดงรายละเอียดขอบเขตของโครงการและความเป็นไปได้ แบ่งกิจกรรมทั้งหมดของโครงการ ประมาณการใช้แหล่งทรัพยากรและวางแผนการใช้ทรัพยากรนั้น จัดตารางระยะเวลาดำเนินการในเบื้องต้น วางแผนการติดต่อสื่อสารกับผู้ที่เกี่ยวข้องในระหว่างการพัฒนาระบบ จัดทำมาตรฐานในการดำเนินงาน

ระยะที่ 2 : การวางแผนโครงการ ระบุและประเมินความเสี่ยง ประมาณการใช้งบประมาณ จัดทำรายงานแสดงสถานะของงาน (Statement of Work : SOW) จัดทำ Baseline Project Plan

Baseline Project Plan : BPP เป็นเอกสารที่แสดงรายละเอียดขอบเขตของโครงการ ต้นทุน กำไร ความเสี่ยง และความต้องการใช้ทรัพยากร

ส่วนประกอบของเอกสาร BPP ส่วนแนะนำโครงการ ส่วนรายละเอียดของระบบ ส่วนรายละเอียดการศึกษาความเป็นไปได้ ส่วนรายละเอียดการบริหารโครงการ

ระยะที่ 3 : ดำเนินโครงการ ดำเนินงานในแต่ละกิจกรรมที่วางแผนไว้ ติดตามผลการปฏิบัติงานของทีมงาน คอยติดตามการเปลี่ยนแปลง บำรุงรักษาชุดเอกสารของโครงการ แจ้งความคืบหน้าในการดำเนินงาน

ระยะที่ 4 : ปิดโครงการ ปิดโครงการ ทบทวนการดำเนินงานหลังปิดโครงการ สิ้นสุดสัญญาในโครงการพัฒนาระบบ

เทคนิคการบริหารโครงการ Gantt Chart PERT/CPM Chart

Gantt Chart พัฒนาขึ้นโดย Henry L. Gantt ในปี 1917 เป็นกราฟแท่งในแนวนอนซึ่งแสดงขอบเขตของระยะเวลาของกิจกรรมแต่ละขั้นตอน โดยรายชื่อกิจกรรมจะถูกแสดงไว้ในแนวตั้งทางด้านซ้ายมือ ระยะเวลาการทำงานจะแสดงในแนวนอนของแผนภาพ

Gantt Chart กิจกรรม 1. รวบรวมความต้องการ 2. ออกแบบรายงาน 3. ออกแบบหน้าจอ 4. ออกแบบฐานข้อมูล 5. จัดทำเอกสาร 6. เขียนโปรแกรม 7. ทดสอบโปรแกรม 8. ติดตั้งโปรแกรม

PERT/CPM Chart PERT Chart : Project Evaluation and Review Technique Chart CPM Chart : Critical Path Method

PERT Chart เป็นแผนภาพแสดงกิจกรรมของโครงการที่เชื่อมโยงกันในลักษณะของเครือข่าย (ข่ายงาน) ทำให้ทราบว่าจะต้องดำเนินกิจกรรมใดให้เสร็จสิ้นก่อนกิจกรรมถัดไป โดยแต่ละกิจกรรมจะแทนด้วยเส้นลูกศร และเชื่อมโยงกันด้วยวงกลม (เรียกว่า โหนด) เพื่อบอกให้ทราบถึงจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของแต่ละกิจกรรม

PERT Chart เหมาะสำหรับโครงการใหม่ที่ไม่เคยเกิดขึ้นเลย การกำหนดเวลากิจกรรมของ PERT Chart จึงเป็นการกำหนดในรูปของความน่าจะเป็น (Probabilistic)

PERT Chart 1 2 3 4 6 7 8 ฐานข้อมูล จัดทำ เอกสาร ออกแบบ 5.5 หน้าจอ รวบรวม ความต้องการ ออกแบบ หน้าจอ รายงาน ฐานข้อมูล เขียนโปรแกรม ทดสอบ โปรแกรม ติดตั้ง จัดทำ เอกสาร 5.5

CPM Chart เป็นแผนภาพแสดงกิจกรรมของโครงการที่เชื่อมโยงกันในลักษณะเครือข่าย (ข่ายงาน) ทำให้ทราบว่าต้องดำเนินกิจกรรมใดให้เสร็จสิ้นก่อนกิจกรรมถัดไป เช่นเดียวกับ PERT Chart

CPM Chart เหมาะสำหรับโครงการที่เคยเกิดขึ้นแล้วในอดีต ทำให้มีข้อมูลเพื่อกำหนดระยะเวลาของกิจกรรมได้เป็นที่แน่นอน (Deterministic)

CPM Chart 1 5 2 6 3 4 5.5 7 8 ออกแบบรายงาน ออกแบบหน้าจอ เขียนโปรแกรม ทดสอบ โปรแกรม ติดตั้ง จัดทำเอกสาร ออกแบบ ฐานข้อมูล

Critical Path : เส้นทางวิกฤต หมายถึง เส้นทางที่ใช้เวลาในการดำเนินกิจกรรมรวมของโครงการนานที่สุด และกิจกรรมที่อยู่บนเส้นทางวิกฤตจะเรียกว่า กิจกรรมวิกฤต Critical Activity

การหาเส้นทางวิกฤต เป็นการหาเส้นทางที่ใช้เวลานานที่สุดและเหลือเวลาน้อยที่สุด ต้องทราบระยะเวลาโดยประมาณของแต่ละกิจกรรม กำหนดได้ 2 วิธี Deterministic Statistic

การกำหนดระยะเวลาด้วย Statistic แยกแยะกิจกรมของโครงการ กำหนดกิจกรรมที่ต้องดำเนินให้เสร็จสิ้นก่อนดำเนินกิจกรรมต่อไป กำหนดระยะเวลาทั้งหมด 3 ค่า เวลาทำกิจกรรมให้เสร็จสิ้นเร็วสุด Optimistic เวลาทำกิจกรรมให้เสร็จสิ้นช้าสุด Pessimistic เวลาทำกิจกรรมให้เสร็จสิ้นที่เป็นไปได้มากที่สุด Realistic

การกำหนดระยะเวลาด้วย Statistic นำค่าทั้ง 3 มาคำนวณหาค่าใช้จริงเพียงค่าเดียว เรียกว่า ค่าระยะเวลาคาดหวัง Expected Time โดยใช้สูตร ET = o + 4r + p 6

การกำหนดระยะเวลาด้วย Statistic วาดแผนภาพ PERT/CPM จากกิจกรรมและระยะเวลาคาดหวังที่หาได้จากข้อ 1-3 คำนวณหาเส้นทางวิกฤต

ตัวอย่าง : การคำนวณหาเส้นทางวิกฤต สมมติว่าบริษัท AAA ต้องการพัฒนาระบบขึ้นมา 1 ระบบ หลังจากการเสนอโครงการได้รับการอนุมัติแล้ว จึงได้วางแผนการดำเนินงานของโครงการดังกล่าว และนำเสนอแผนงานในส่วนของระยะเวลาในการดำเนินงาน พร้อมทั้งแสดงเส้นทางวิกฤต โดยมีขั้นตอนในการคำนวณหาเส้นทางวิกฤต ดังนี้

ขั้นตอนที่ 1 : แยกแยะกิจกรรมของโครงการ 1. รวบรวมความต้องการ 2. ออกแบบรายงาน 3. ออกแบบหน้าจอ 4. ออกแบบฐานข้อมูล 5. จัดทำเอกสาร 6. เขียนโปรแกรม 7. ทดสอบโปรแกรม 8. ติดตั้งโปรแกรม

ขั้นตอนที่ 2 : กำหนดกิจกรรมก่อนหน้า กิจกรรม กิจกรรมก่อนหน้า 1. รวบรวมความต้องการ - 2. ออกแบบรายงาน 1 3. ออกแบบหน้าจอ 1 4. ออกแบบฐานข้อมูล 2, 3 5. จัดทำเอกสาร 4 6. เขียนโปรแกรม 4 7. ทดสอบโปรแกรม 6 8. ติดตั้งโปรแกรม 5, 7

ขั้นตอนที่ 3 : คำนวณหาค่าระยะเวลาคาดหวัง กิจกรรม กิจกรรม กำหนดระยะเวลา ค่าระยะเวลา ก่อนหน้า (สัปดาห์) คาดหวัง o r p ET T1 - 1 5 9 5 T2 1 5 6 7 6 T3 1 3 6 9 6 T4 2, 3 1 2 3 2 T5 4 3 6 7 5.5 T6 4 4 5 6 5 T7 6 1 3 5 3 T8 5, 7 1 1 1 1

ขั้นตอนที่ 4 : วาดแผนภาพ PERT/CPM 4.1 วาดเริ่มจากโหนดกิจกรรมที่ 1 1 ET = 5

4.2 วาดโหนดกิจกรรมที่ 2 ซึ่งมีกิจกรรมที่ 1 ก่อนหน้า ขั้นตอนที่ 4 4.2 วาดโหนดกิจกรรมที่ 2 ซึ่งมีกิจกรรมที่ 1 ก่อนหน้า 1 ET = 5 2 ET = 6

4.3 วาดโหนดกิจกรรมที่ 3 ซึ่งมีกิจกรรมที่ 1 ก่อนหน้า ขั้นตอนที่ 4 4.3 วาดโหนดกิจกรรมที่ 3 ซึ่งมีกิจกรรมที่ 1 ก่อนหน้า 1 ET = 5 2 ET = 6 3

4.4 วาดโหนดกิจกรรมที่ 4 ซึ่งมีกิจกรรมที่ 2,3 ก่อนหน้า ขั้นตอนที่ 4 4.4 วาดโหนดกิจกรรมที่ 4 ซึ่งมีกิจกรรมที่ 2,3 ก่อนหน้า 1 ET = 5 2 ET = 6 3 4 ET = 2

4.5 วาดโหนดกิจกรรมที่ 5 ซึ่งมีกิจกรรมที่ 4 ก่อนหน้า ขั้นตอนที่ 4 4.5 วาดโหนดกิจกรรมที่ 5 ซึ่งมีกิจกรรมที่ 4 ก่อนหน้า 1 ET = 5 2 ET = 6 3 4 ET = 2 5 ET = 5.5

4.6 วาดโหนดกิจกรรมที่ 6 ซึ่งมีกิจกรรมที่ 4 ก่อนหน้า ขั้นตอนที่ 4 4.6 วาดโหนดกิจกรรมที่ 6 ซึ่งมีกิจกรรมที่ 4 ก่อนหน้า 1 ET = 5 2 ET = 6 3 4 ET = 2 5 ET = 5.5 6

4.7 วาดโหนดกิจกรรมที่ 7 ซึ่งมีกิจกรรมที่ 6 ก่อนหน้า ขั้นตอนที่ 4 4.7 วาดโหนดกิจกรรมที่ 7 ซึ่งมีกิจกรรมที่ 6 ก่อนหน้า 1 ET = 5 2 ET = 6 3 4 ET = 2 5 ET = 5.5 6 7 ET = 3

4.8 วาดโหนดกิจกรรมที่ 8 ซึ่งมีกิจกรรมที่ 5,7 ก่อนหน้า ขั้นตอนที่ 4 4.8 วาดโหนดกิจกรรมที่ 8 ซึ่งมีกิจกรรมที่ 5,7 ก่อนหน้า 1 ET = 5 2 ET = 6 3 4 ET = 2 5 ET = 5.5 6 7 ET = 3 8 ET = 1

ขั้นตอนที่ 5 : คำนวณหาเส้นทางวิกฤต 5.1 เริ่มหาจากวันแรกสุด (TE) Earliest Expected Completion Time : TE โดยทำการบวกสะสมค่า ET จากโหนดซ้ายมือไปทางขวาจนถึงโหนดสุดท้ายของแต่ละเส้นทาง

ขั้นตอนที่ 5.1 : หาค่า TE 1 ET = 5 2 ET = 6 3 4 TE = 13 5 ET = 5.5 6 7 8 TE = 22 TE = 5 TE = 11 ET = 2 TE = 18.5 ET = 1 TE = 18 ET = 3

ขั้นตอนที่ 5 : คำนวณหาเส้นทางวิกฤต 5.2 เริ่มหาจากวันสุดท้าย (TL) Latest Expected Completion Time : TL ค่าเริ่มต้นของ TL จะมีค่าเท่ากับ TE ค่าสุดท้าย จากนั้นให้ทำการลบออกด้วยค่า ET ของแต่ละโหนด เริ่มต้นจากโหนดทางขวามือไปทางซ้ายจนถึงโหนดแรกของแต่ละเส้นทาง

ขั้นตอนที่ 5.2 : หาค่า TL 1 ET = 5 2 ET = 6 3 4 TE = 13 TL = 13 5 7 TE = 21 TL = 21 8 TE = 22 TL = 22 TE = 5 TL = 5 TE = 11 TL = 11 ET = 2 TE = 18.5 ET = 1 TE = 18 TL = 18 ET = 3

ขั้นตอนที่ 5 : คำนวณหาเส้นทางวิกฤต 5.3 คำนวณหาค่าเวลายืดหยุ่น (Slack Time) คือ ระยะเวลาที่กิจกรรมสามารถล่าช้าโดยไม่ส่งผลกระทบให้โครงการล่าช้า ซึ่งกิจกรรมที่มีเวลายืดหยุ่นจะอยู่บนเส้นทางที่ไม่ใช่เส้นทางวิกฤต (Noncritical Path) หาได้จากผลต่างของ TE และ TL ถ้าค่าเวลายืดหยุ่นเป็นศูนย์ (0) แสดงว่ากิจกรรมนั้นเป็นกิจกรรมที่อยู่บนเส้นทางวิกฤต

ขั้นตอนที่ 5.3 : คำนวณหาค่าเวลายืดหยุ่น กิจกรรม TE TL เวลายืดหยุ่น เส้นทางวิกฤต TE - TL 1 5 5 0 วิกฤต 2 11 11 0 วิกฤต 3 11 11 0 วิกฤต 4 13 13 0 วิกฤต 5 18.5 21 2.5 - 6 18 18 0 วิกฤต 7 21 21 0 วิกฤต 8 22 22 0 วิกฤต

ข้อแตกต่างระหว่าง Gantt และ PERT/CPM Gantt Chart 1. เหมาะสำหรับโครงการ ที่มีขนาดเล็ก 2. สามารถแสดงให้เห็น ถึงกิจกรรมที่ทำใน เวลาเดียวกันได้ 3. แสดงกิจกรรมที่สำคัญ ต่อโครงการได้ (Critical Path) PERT/CPM Chart 1. เหมาะสำหรับโครงการ ที่มีขนาดใหญ่ 2. สามารถแสดงกิจกรรม ที่สำคัญได้ (Critical Path) ทำให้มีการ ควบคุมการใช้ทรัพยากร ได้อย่างคุ้มค่า