ค้นหาฉับไว จุฬาฯก้าวไกล E-Filing cabinet ค้นหาฉับไว จุฬาฯก้าวไกล
หลักการและเหตุผล ระบบ EFC กฏ ระเบียบ สร้างความเชื่อมั่น ให้คำปรึกษา ระบบ EFC
เป้าหมาย 1. เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการสืบค้นหาเอกสาร ให้มีความถูกต้อง รวดเร็วมากขึ้นและมีความสะดวกในการเรียกใช้งานได้จากทุกสถานที่ 2. เพื่อลดเวลาการปฏิบัติงาน 3. เพื่อประหยัดทรัพยากร เช่น กระดาษ หมึกพิมพ์ ตู้เก็บเอกสารและพื้นที่สำนัก ฯลฯ
ตัวชี้วัด 1. สามารถลดระยะเวลาการสืบค้นหาเอกสารจาก 30 นาที - 6 ชั่วโมงต่อครั้ง ลดลงเหลือ 1-5 นาทีต่อครั้ง 2. สามารถประหยัดทรัพยากร เช่น กระดาษจาก 10 รีมต่อเดือน ลดลงเหลือ 0 รีมต่อเดือน
การวิเคราะห์สาเหตุของปัญหา ขาดทักษะคัดแยกเอกสาร คน ปัจจัยภายนอก แบ่งหน้าที่ความรับผิดชอบ ไม่เหมาะสม ได้รับเอกสารล่าช้า ขาดทักษะคัดแยกเอกสาร เก็บเอกสารผิดแฟ้ม เว็บไซต์ภายในจุฬา ไม่เป็นปัจจุบัน ขาดการบันทึกประวัติการยกเลิกหรือทะเบียนคุม เอกสารมาใหม่สูญหาย มีแฟ้มส่วนตัว สารบัญแฟ้มไม่เป็นปัจจุบัน ขาดการให้เลขรหัสเอกสาร พื้นที่ของสำนักงานคับแคบ ทรัพยากร วิธีการ / การจัดการ
สร้างระบบ EFC จัดหมวดหมู่+ให้รหัส Upload ขึ้น EFC การแก้ไข/ปรับปรุง สร้างระบบ EFC จัดหมวดหมู่+ให้รหัส Upload ขึ้น EFC
ลดระยะเวลาการสืบค้นหาเอกสาร ผลลัพธ์การดำเนินการ ตัวชี้วัด ก่อนการปรับปรุง หลังการปรับปรุง ลดระยะเวลาการสืบค้นหาเอกสาร 30-360 นาทีต่อครั้ง 1-5 นาทีต่อครั้ง ประหยัดทรัพยากร 10 รีมต่อเดือน 0 รีมต่อเดือน
ขั้นตอนการจัดทำระบบ EFC รวบรวมข้อมูล เพื่อจัดประเภทเอกสาร และให้รหัส ประเภทเอกสาร ชื่อเต็ม ชื่อย่อ
ตัวอย่างชื่อย่อเอกสาร ประเภทเอกสาร ชื่อเต็ม ชื่อย่อ 1. ประกาศ Proclaim PR 2. ระเบียบ Regulations RU 3. ข้อบังคับ Rule RE 4. คำสั่ง Injunction IN 5. พรบ. Act AT 6. พระราชกฤษฏีกา Decree DC
ตัวอย่างชื่อย่อเอกสาร ประเภทเอกสาร ชื่อเต็ม ชื่อย่อ 7. หนังสือเวียน Circle CR 8. อื่นๆ Et cetera ET 9. รายงานการประชุม อ.ก.บ./อ.ก.ม. Screening Committee SC 10. รายงานการประชุม สภามหาวิทยาลัย Congress CG 11. รายงานการประชุม คณบดี Dean DE
ขั้นตอนการจัดทำระบบ EFC ตัวอย่างการให้รหัสเอกสาร โครงสร้างรหัสเอกสาร ตัวอย่างการให้รหัสเอกสาร ข้อบังคับ จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย ว่าด้วย การบริหารการเงิน พ.ศ.2552บังคับใช้ ณ วันที่ 2 เมษายน 2552
ขั้นตอนการจัดทำระบบ EFC ตัวอย่างรหัสเอกสาร
ตัวอย่างการใช้งาน EFC
Thank You