โครงการลงบัญชีเงินยืมทดรองจ่ายด้วยระบบคอมพิวเตอร์ หน่วยคลัง งานคลังและพัสดุ คณะทรัพยากรธรรมชาติ

หลักการและเหตุผล

จัดทำบัญชีควบคุมการใช้จ่ายเงินงบประมาณและ เงินนอกงบประมาณ หน่วยคลัง เป็นหน่วยงานหนึ่งที่สังกัดอยู่ในสำนักงานเลขานุการคณะฯ มีหน้าที่ ควบคุม ดูแล จัดทำและตรวจสอบเอกสารหลักฐานการขออนุมัติและหลักฐานการเบิกจ่ายเงินงบประมาณและเงินนอกงบประมาณ จัดทำบัญชีควบคุมการใช้จ่ายเงินงบประมาณและ เงินนอกงบประมาณ รับ – จ่ายเงินยืมทดรองจ่าย บัญชีเงินยืมและลูกหนี้เงินยืมทดรองจ่าย บัญชีเงินสดและเงินฝากธนาคาร จัดทำฎีกาเงินรายได้คณะฯ

รายงานประจำเดือน ประจำไตรมาสและประจำงวดของเงินงบประมาณและเงินนอกงบประมาณ รับและส่งเงินรายได้คณะฯ เงินบริจาคและเงินอื่น ๆ รับและจ่ายเงินทุนฉุกเฉินสำหรับนักศึกษา รับ - จ่ายเงินอุดหนุนโครงการวิจัย เงินอุดหนุนวิทยานิพนธ์ของนักศึกษาปริญญาโท- เอก เงินอุดหนุนวิจัยที่ได้รับจากต่างประเทศ รับและจ่ายเงินสวัสดิการให้กับบุคลากรในคณะฯ รับเงินฎีกาจากกองคลังและจ่ายคืนให้กับภาควิชา/หน่วยงาน กองทุนคณะฯ กองทุนวิจัยคณะฯ

จากภาระงานประจำดังกล่าว ทำให้เจ้าหน้าที่ต้องใช้เวลาในการปฏิบัติงาน ไม่สามารถพัฒนางานด้านอื่น ๆ ได้อย่างเต็มที่ ดังนั้นจำเป็นต้องหาเครื่องมือเพื่อช่วยในการปฏิบัติงาน การลงบัญชีเงินยืมทดรองจ่ายด้วยระบบคอมพิวเตอร์

วัตถุประสงค์

เพื่อลดขั้นตอนการปฏิบัติงานเกี่ยวกับบัญชีลูกหนี้เงินยืมทดรองจ่ายและบัญชีคุมยอดเงินยืมทดรองจ่ายของภาควิชา/หน่วยงาน เพื่อพัฒนาการรายงานลูกหนี้เงินยืมทดรองจ่ายและยอดเงินยืมทดรองจ่ายของภาควิชา/หน่วยงาน เพื่อใช้ในการวางแผน แก้ปัญหาและตัดสินใจ

เป้าหมาย

รายงานบัญชีลูกหนี้เงินยืมทดรองจ่ายเป็นข้อมูลปัจจุบัน ลูกหนี้เงินยืมทดรองจ่ายแต่ละราย สามารถตรวจสอบยอดเงินยืมและยอดค้างชำระได้ด้วยตนเอง ผู้บริหารสามารถทราบข้อมูลผ่านระบบคอมพิวเตอร์เพื่อประกอบการพิจารณาตัดสินใจ

วิธีการดำเนินการ

P รวมรวม ประชุมและจัดทำแผนผัง ตค. 51 – ธค. 51 D ดำเนินการออกแบบโปรแกรม มค. – เมย. 52 C ทดสอบ ตรวจสอบ ติดตามและค้นหาปัญหา พค. 52 A ปรับปรุง แก้ไขโปรแกรมครั้งที่ 1 มิย. – กค. 52 P วางแผนพัฒนาระบบหลังแก้ไข ปรับปรุง สค. 52 D ทดสอบโปรแกรมครั้งที่ 2 กย. – ตค. 52 C ติดตามความเสถียรของโปรแกรม พย. – ธค. 52 A ประชาสัมพันธ์และชี้แจงวิธีการให้กับบุคลากรคณะ มค. 53

ผลที่คาดว่าจะได้รับ

การรายงานลูกหนี้เงินยืมและยอดเงินยืมทดรองจ่ายมีประสิทธิภาพ สามารถปิดบัญชีและรายงานได้ถูกต้องและรวดเร็วขึ้น ลูกหนี้เงินยืมทดรองจ่ายแต่ละรายสามารถทราบยอดเงินที่ค้างชำระได้ โดยไม่ต้องรอให้เจ้าหน้าที่ตรวจสอบให้ การบริหารจัดการด้านเงินยืมทดรองจ่ายมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากยิ่งขึ้น ผู้บริหารสามารถทราบข้อมูลและพิจารณาตัดสินใจได้รวดเร็ว

สวัสดีค่ะ