กลุ่มเครือข่ายแลกเปลี่ยนเรียนรู้วิชาชีพ: กิจการต่างประเทศ กลุ่มเครือข่ายแลกเปลี่ยนเรียนรู้วิชาชีพ: กิจการต่างประเทศ โครงการ “ลดขั้นตอนการให้บริการการ ต่อวีซ่าของนิสิตชาวต่างประเทศ ที่ศึกษาในจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย”

เป้าหมายและตัวชี้วัด ที่มาของโครงการ การให้บริการต่อวีซ่ามีความล่าช้า มีความเสี่ยงต่อการต่อวีซ่าไม่ทันกำหนด ส่งผลให้ไม่เป็นที่ประทับใจของผู้รับบริการ (นิสิตต่างชาติ) ตัวชี้วัด: 1. จำนวนขั้นตอนและระยะเวลาในการให้บริการ (ลดลงอย่างน้อย 30 %) 2. ร้อยละของจำนวนนิสิตต่างชาติที่ได้รับการต่อ วีซ่าก่อนวีซ่าหมดอายุ (100 %) 3. ผลการประเมินความพึงพอใจของนิสิตต่างชาติ ต่อการให้บริการอยู่ในระดับดีและดีมาก (ไม่ต่ำกว่า 80 %) ขั้นตอนการให้บริการลดลงอย่างน้อย 30 % และมีระบบสารสนเทศแจ้งเตือนก่อนวีซ่า หมดอายุ เป้าประสงค์ นิสิตต่างชาติที่ศึกษาในจุฬาฯ ได้รับการต่อวีซ่าก่อนวีซ่าหมด อายุและมีความประทับใจต่อการ ให้บริการ

แผนภูมิสายธารแห่งคุณค่า (VSM)ของกระบวนการให้บริการต่อวีซ่า START หนังสือตอบรับ เจ้าหน้าที่ร่างหนังสือ รองคณบดีฝ่ายวิเทศฯ ตรวจสอบ เสนอคณบดีลงนาม ส่งสารบรรณออกเลขที่ บันทึก เก็บสำเนาเข้าแฟ้ม กรอกแบบฟอร์มไปรษณีย์ (ส่งหนังสือแบบ Air-mail) ให้นักการไปส่งที่ ไปรษณีย์ (2 รอบต่อวัน) นิสิตติดต่อขอทำ VISA ในประเทศของ เขา นิสิตติดต่อร้องขอให้ ดำเนินการต่อ VISA P/T: 20 นาที P/T: 10 นาที 1 P/T: 5 นาที 5 P/T: ? P/T: 15 นาที FTQ: 90% FTQ: 95% วัน FTQ: 100% ชม FTQ: ? ติดตามบันทึก ส่งบันทึกพร้อม หลักฐานให้สำนักงาน วิรัชกิจ เจ้าหน้าที่ร่างบันทึกฯ เจ้าหน้าที่ตรวจสอบหลักฐาน พร้อมถ่ายสำเนา passport, VISA กรอกแบบฟอร์มร้อง ขอต่อ VISA 4 P/T: 7 นาที 1 วัน สำนักวิรัชกิจออก หนังสือรับรองนิสิตเพื่อ ต่อ VISA รับหนังสือจาก สำนักงานวิรัชกิจ เก็บสำเนาหนังสือจากสำนักงานวิรัชกิจ ติดต่อนิสิตเพื่อนัดหมาย การจองรถเพื่อพา นิสิตไป ตม. นิสิตนำไปดำเนินการ ต่อ VISA เดินทางกลับโดยสวัสดิ ภาพ เก็บสำเนา VISA ที่ต่อ แล้วของนิสิต บันทึกวันหมดอายุ VISA ในระบบ MIS P/T: 2-3 วัน P/T: 3 นาที P/T: 220 นาที FTQ: FTQ: 98% 1 วัน

ผลจากการวิเคราะห์ VSM (กำจัด waste & Delay) ก่อนทำ LEAN หลังทำ LEAN ลดไป ขั้นตอนการดำเนินการ 19 ขั้นตอน 8 ขั้นตอน 11 ขั้นตอน Process Time (P/T) = 4,725 นาที (78 ชั่วโมง 45 นาที) ~ 3 วัน = 275 นาที (4 ชั่วโมง 35 นาที) Waste: = 4,450 นาที คิดเป็น 94.18% 4,450 x100 4,725 Delays (D) = 3,360 นาที (56 ชั่วโมง) ~ 2 วัน = 0 นาที = 3,360 นาที คิดเป็น 100.00% 3,360 x100 3,360 **** สรุป ลดเวลาได้ทั้งหมด 96.60%*** 7,810*100 8,085 (130 ชม 10 นาที ~ 5 วัน) TAT = 8,085 นาที Waste = 7,810 นาที

แผนการปรับปรุง (Action Plan) & ผลดำเนินการ สาเหตุจากราก วิธีแก้ปัญหา ผลดำเนินการ 1.ไม่มีแนวทางการปฏิบัติงานที่ชัดเจน 1.1 จัดทำคู่มือ จะจัดทำคู่มือในโครงการปีงบประมาณ 55 1.2 จัดอบรมเจ้าหน้าที่ 1.มีการจัดอบรมการใช้งานระบบฐานข้อมูล MIS โดย สนง.วิรัชกิจ เมื่อ 24-25 พ.ค. 54 2.มีการบรรยายพิเศษ “การตรวจลงตรา” จาก เจ้าหน้าที่ ตม. เมื่อ 21 ก.ค. 54 โดย เครือข่ายฯ 1.3 มีระบบสารสนเทศติดตามและแจ้งเตือน มีระบบฐานข้อมูลด้านกิจการต่างประเทศ (MIS) แล้ว 2.ขั้นตอนการให้บริการมาก/ซ้ำซ้อน 2.1 ลดขั้นตอนจาก 19 เหลือ 8 ขั้นตอน ภายหลังการบรรยายพิเศษ “การตรวจลงตรา” 2.2 ให้บริการตามขั้นตอนใหม่ผ่านระบบฐานข้อมูล MIS ในการจัดทำหนังสือรับรองเพื่อต่อวีซ่าจาก สนง.วิรัชกิจ โดยให้คณะฯลงทะเบียนข้อมูลนิสิต สนง.วิรัชกิจ ตรวจสอบล่วงหน้าแจ้งรายชื่อไปยังคณะฯเพื่อยืนยัน และจัดทำหนังสือรับรอง จากเจ้าหน้าที่ ตม. เมื่อ 21 ก.ค. 54 สามารถ 1. ลดขั้นตอนได้อีกจาก 19 เหลือ 8 ขั้นตอน เนื่องจากมีข้อตกลงระหว่าง ตม. กับ สนง.วิรัชกิจ ว่ากรณีการต่อวีซ่าของนิสิตสามารถใช้หนังสือรับรองที่ออกจากคณบดีได้ โดยไม่ต้อง ผ่าน สนง.วิรัชกิจ ของมหาวิทยาลัย 3.ความไม่สะดวกในการติดต่อกับ สำนักงานตรวจคนเข้าเมือง (ตม.) 3.1 กรณีที่มีนิสิตจำนวนมากขอต่อวีซ่า สนง.วิรัชกิจ ขออนุเคราะห์กับ ตม. เพื่อส่ง เจ้าหน้าที่มาให้บริการต่อวีซ่าที่ จุฬาฯ 2. ตม. ยินดีให้บริการต่อวีซ่าให้นิสิตที่จุฬาฯ แต่ต้องมีนิสิตอย่างน้อย 50 คน และสะดวกให้บริการในวันเสาร์ครึ่งวัน หากมีการร้องขอ

ผลลัพธ์ตามตัวชี้วัด ปัญหาและอุปสรรค ผลลัพธ์: (เบื้องต้น) 1. จำนวนขั้นตอนและระยะเวลาในการให้บริการ ผลลัพธ์: ขั้นตอนลดลง 57.89 % (ลด11 เหลือ 8 จาก 19 ขั้นตอนเดิม) ระยะเวลาลดลง 96.60 % (จาก 8,085 นาที เหลือ 275 นาที) 2. ร้อยละของจำนวนนิสิตต่างชาติที่ได้รับการต่อ วีซ่าก่อนวีซ่าหมดอายุ ผลลัพธ์: 100 % (จากนิสิต 196 คน) 3. ผลการประเมินความพึงพอใจของนิสิต ต่างชาติต่อการให้บริการอยู่ในระดับดี และดีมาก (ไม่ต่ำกว่า 80 %) ผลลัพธ์: มากกว่า 80 % ปัญหาและอุปสรรค 1. การติดต่อประสานงานกับนิสิต ต่างชาติ 2.บุคลากรวิรัชกิจลาออกและเปลี่ยน แปลงบ่อย 3.การเก็บข้อมูลในทางปฏิบัติจริงใน ส่วนของระยะเวลาการให้บริการ และการประเมินความพึงพอใจ