ระบบสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation : OA) สำหรับงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (e-Submission)

ผังแสดง ขั้นตอน การทำงาน ระบบ e-Submission ส่งถึง พอ. ๒๐ อำเภอ โดยใช้ Username หัวหน้าฝ่าย อำนวยการ สำเนาทางระบบ e- submission ถึงหน. กลุ่มฯ/ฝ่าย/ นักวิชาการเจ้าของ เรื่องเพื่อทราบ หนังสือฉบับจริง เก็บที่แฟ้ม e- Submission (ฝ่ายอำนวยการ) เจ้าหน้าที่งานสารบรรณตรวจสอบการรับ- ส่งในระบบฯ - กรณี เกินสามวันทำการแล้วอำเภอยังไม่ เปิดรับทราบหนังสือ ให้ประสานให้อำเภอนั้น ๆ ดำเนินการ

ความรู้พื้นฐานก่อนการใช้ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (e-Submission) ระบบอุปกรณ์ (Hardware) - เครื่องคอมพิวเตอร์ (Computer) - เครื่องสแกนเนอร์ (Scanner) - ระบบอินเทอร์เน็ต (Internet) ระบบสำนักงานอัตโนมัติ Office Automation : OA - การติดตั้งโปรแกรม (Setup) - การใช้งาน

1. การเข้าสู่ระบบ E-Submission

เมนูการใช้งาน

2. การเตรียมเอกสาร (นำเข้า) 1. คลิกที่เมนู “นำเข้าหนังสือ” 2. กรอกรายละเอียดของหนังสือ ที่ปรากฎในกรอบเส้นประ 3. คลิกปุ่ม “สร้าง”

4. คลิกปุ่ม “เปิดเอกสาร”

6. ให้คลิกที่ชื่อเรื่อง 5. จะปรากฏหนังสือค้างส่ง จำนวน 1 ฉบับ

7. ให้เลือกวิธีการอัพโหลดไฟล์เอกสาร ดังนี้ กรณีที่ 1 เตรียมไฟล์เอกสารประเภท pdf ด้วยเครื่องสแกนไว้แล้ว ให้คลิกที่ปุ่ม Browse กรณีที่ 2 ดึงเอกสารจากเครื่องสแกน ให้คลิกที่ปุ่ม สแกนเอกสาร

8.1 คลิกเลือกไดร์ฟ/โฟล์เดอร์ในช่อง Look in 8. กรณีที่ 1 เตรียมไฟล์เอกสารประเภท pdf ด้วยเครื่องสแกนไว้แล้ว ให้คลิกที่ปุ่ม Browse 8.2 คลิกเลือกไฟล์เอกสาร 8.1 คลิกเลือกไดร์ฟ/โฟล์เดอร์ในช่อง Look in

9. คลิกที่ปุ่ม Upload

10 จะปรากฎหน้าไฟล์เอกสารหนังสือที่อัพโหลดขึ้นไป 10.1 หากต้องการแนบไฟล์เอกสาร/รายงาน/ข้อมูลอื่น ๆ ตามสิ่งที่ส่งมาด้วย ให้คลิกที่รูปลวดเสียบ

10.2 คลิกที่ปุ่ม Attach Files

10.4 คลิกเลือกไดร์ฟ/โฟล์เดอร์ในช่อง Look in 10.3 คลิกที่ปุ่ม Browse 10.4 คลิกเลือกไดร์ฟ/โฟล์เดอร์ในช่อง Look in 10.5 คลิกเลือกไฟล์ที่ต้องการแนบ

10.6 คลิกพิมพ์รายละเอียด เช่น สำเนาโครงการ 10.7 คลิกปุ่ม “ตกลง”

10.8 จะปรากฏรายละเอียดของไฟล์ที่แนบ

1. คลิกปุ่มรูปส่งจดหมาย 3. การส่งเอกสาร 1. คลิกปุ่มรูปส่งจดหมาย

2. คลิกปุ่มเลือกบุคคลที่หัวข้อ ส่งต้นฉบับถึง หรือ สำเนาถึง หัวข้อใดก็ได้

3. คลิกเลือกรูปโฟล์เดอร์สีเหลือง ชื่อ ร้อยเอ็ด จากแท็ป Structure Tree 5. คลิกปุ่ม Next 4. คลิกเลือกเช็คบล็อก ให้มีเครื่องหมายถูก หน้าชื่อผู้รับ

6. จะปรากฏรายชื่อผู้รับในช่อง บุคคล 7. คลิกปุ่ม “ส่งเอกสาร”

8. คลิกปุ่ม ปิด

4. การตรวจสอบสถานะเอกสาร (หนังสือออก) 1. คลิกเลือกเมน หนังสือออก

2. คลิกที่ไอคอน Tracking 3. จะปรากฏหน้าต่าง On Who แสดงรายชื่อผู้รับทั้งหมด ดูวัน/เวลา ที่ส่ง ดูวัน/เวลา ที่เปิดอ่าน

5. การรับเอกสาร (หนังสือเข้า) 1. ที่หน้าหลัก OA จะแสดงจำนวนเอกสารเข้า หากต้องการดูเอกสารเข้าทั้งหมด ให้คลิกที่รูปแฟ้มเอกสารสีแดงหรือคลิกที่ตัวเลข

2. จะแสดงรายละเอียดของเอกสาร หากยังไม่ได้เปิดอ่าน ชื่อเรื่องจะปรากฏสีแดง หากต้องการดูไฟล์เอกสาร ให้คลิกที่ชื่อเรื่องสีแดง

3. จะปรากฏหน้าไฟล์เอกสารหนังสือเข้า 4. คลิกที่รูปแผ่นดิสเก็ต เพื่อบันทึก/จัดเก็บเอกสาร

5. คลิกเลือกไดร์ฟ/โฟลเดอร์ ในช่อง Save in 6. พิมพ์ชื่อไฟล์ ในช่อง File name

การดาวน์โหลดไฟล์เอกสารแนบ (สิ่งที่ส่งมาด้วย 3. คลิกเลือกไดร์ฟ/โฟลเดอร์ ในช่อง Save in 1. คลิกที่รูปลวดเสียบ 2. คลิกปุ่ม Save 4. พิมพ์ชื่อไฟล์ ในช่อง File name

5. คลิกที่รูปแผ่นกระดาษสีเหลือง หากต้องการดูรายละเอียดหนังสือเข้า 5. คลิกที่รูปแผ่นกระดาษสีเหลือง หากต้องการดูรายละเอียดหนังสือเข้า

6. การดึงเอกสารกลับ (หนังสือออก) 1. คลิกเลือกเมนู หนังสือออก 2. คลิกรูปไอคอนเอกสารที่มีลูกศรสีแดง 3.คลิกเลือกเครื่องหมายถูกหน้าชื่อผู้รับ ที่ต้องการดึงเอกสารกลับ 4. คลิกปุ่ม ดึงเอกสารกลับ

5. จะปรากฏหน้าต่างข้อความ... ให้คลิกที่ปุ่มปิด

8. เปิด Windows Explorer เพื่อดูไฟล์เอกสารที่ดาวโหลดจากหนังสือเข้า

กลุ่มงานสารสนเทศการพัฒนาชุมชน หน.กมลศรี หาญสุริย์ โทร. 081 7081032 นายสรศักดิ์ เสนาภักดิ์ โทร. 081 8714284 นายวรัญญู หล้าก่ำ โทร. 086 2267616 น.ส.สุวิมล เจ้าแก่นแก้ว โทร. 081 6604746

ของฝาก ก่อนกลับ

Overview OA

Search

Private Group

สวัสดีค่ะ