งานสำนักงาน หน่วยการเรียนรู้ที่ 3

จุดประสงค์การเรียนรู้ บอกลักษณะและการบริหารของงานสำนักงานได้ สามารถจัดเก็บเอกสารสำนักงานได้อย่างมีระบบ ระบุประโยชน์ของการจัดสภาพแวดล้อมในการทำงานได้ อธิบายความหมายของการตกแต่งสำนักงานได้ ระบุคุณสมบัติของเครื่องตกแต่งสำนักงานแต่ละประเภทได้ บอกหลักในการจัดวางและวิธีการเลือกครุภัณฑ์สำนักงานได้

งานและลักษณะของสำนักงาน งานสารบรรณ งานจดบันทึก ร่าง พิมพ์ เขียน การผลิตเอกสารขึ้นมาใช้ในการดำเนินงาน การรับหนังสือเข้าออก การลงทะเบียน การโต้ตอบจดหมาย ตลอดจนการทำสำเนาต่างๆ งานคำนวณ งานที่เกี่ยวกับความถูกต้องแม่นยำ เช่น รวบรวมสถิติต่างๆ การเก็บข้อมูล การวิเคราะห์ข้อมูล บัญชี การคิดคำนวณเงินเดือน เป็นต้น

งานและลักษณะของสำนักงาน (ต่อ) งานติดต่อสื่อสาร งานที่ต้องติดต่อกับบุคคลหรือหน่วยงานทั้งภายในและภายนอกด้วยระบบสื่อสารชนิดต่างๆ เช่น ติดต่อด้วยวาจา การใช้หนังสือ จดหมาย การติดต่อทางโทรศัพท์ โทรเลข โทรสาร เป็นต้น งานจัดเก็บเอกสาร เมื่อมีเอกสารเข้า เอกสารออก และมีการสร้างเอกสารขึ้นใช้จำนวนมาก ต้องเก็บไว้เป็นหลักฐาน จึงจำเป็นต้องมีการจัดประเภทและเก็บไว้อย่างมีระบบเพื่อสะดวกในการค้นหาเพราะมักมีการใช้เอกสารอ้างอิงอยู่เสมอ

ลักษณะของงานสำนักงาน งานอำนวยความสะดวก งานให้บริการ ปริมาณงานกำหนดไม่ได้ งานกระจายไปอยู่ในส่วนอื่นๆ บุคคลที่ทำงานให้สำนักงาน งานช่วยทำกำไรทางอ้อม

บุคลากรในสำนักงาน ผู้บริหารสำนักงาน - วางแผนเกี่ยวกับสำนักงานและเครื่องใช้สำนักงาน - จัดองค์การของสำนักงาน คือแบ่งสำนักงานออกเป็นฝ่ายหรือ แผนกต่างๆตามภารกิจหรือหน้าที่ที่รับผิดชอบ - จัดระบบและวิธีปฏิบัติงานของสำนักงาน กำหนดนโยบาย ระเบียบข้อบังคับ ตลอดจนแนวปฏิบัติต่างๆ - ควบคุมดูแลบุคลากรในสำนักงาน เริ่มตั้งแต่สรรหาบุคคลมา ทำงาน ควบคุมให้ทำงาน ประเมินผลการ ปฏิบัติงาน พัฒนา พนักงาน ให้บำเหน็จความชอบและลงโทษ

บุคลากรในสำนักงาน (ต่อ) - ประสานงานทั้งภายในและภายนอกสำนักงาน ติดต่อสื่อสารกับบุคคล หรือองค์การภายนอก - ควบคุมระบบต่างๆของสำนักงาน เช่น การจัดทำงบประมาณ การควบคุม การใช้จ่าย การกำหนดแบบฟอร์มต่างๆ การกำหนดมาตรฐานงาน เป็นต้น พนักงานในสำนักงาน พนักงานในสำนักงาน หมายถึง ผู้ปฏิบัติงานในสำนักงานซึ่งมีงานต่างๆต้องปฏิบัติหลายประการจะมากน้อยเพียงใดขึ้นอยู่กับขนาดของสำนักงานเป็นสำคัญ

การจัดสภาพแวดล้อมในสำนักงาน การใช้สีตกแต่งสำนักงาน การให้แสงสว่างในการทำงาน การใช้ผ้าม่าน ระบบเสียงในสำนักงาน ระบบการปรับอากาศในสำนักงาน

การตกแต่งสำนักงานและเครื่องตกแต่งสำนักงาน การจัดหา จัดวางเครื่องใช้ต่างๆในสำนักงานให้เป็นระเบียบและสวยงาม เช่น การปูพื้นห้อง การจัดโต๊ะ เก้าอี้ ตู้เก็บเอกสาร ม่าน การปลูกไม้ประดับ เป็นต้น การตกแต่งสำนักงานเป็นสิ่งแวดล้อมทางกายภาพของสำนักงาน ซึ่งมีผลกระทบต่อการทำงานของบุคลากร การตกแต่งสามารถดัดแปลงได้ง่ายตามความพอใจของผู้ใช้ เครื่องตกแต่งที่เหมาะสมจะมีอิทธิพลต่อพฤติกรรมของบุคลากรทำให้ได้ใช้ประโยชน์จากแรงงานมนุษย์ ทั้งยังช่วยลดเวลาปฏิบัติงาน อย่างไรก็ตามการตกแต่งต้องใช้เวลานานและเป็นรายจ่ายที่สำคัญกิจการจึงควรเลือกเครื่องตกแต่งอย่างมีเหตุมีผล

การตกแต่งสำนักงานและเครื่องตกแต่งสำนักงาน(ต่อ) การตกแต่งสำนักงาน (Office furniture) อาจต้องทำทั้งภายนอกและภายในอาคาร เพราะจะเป็นสิ่งที่ชักชวนให้ผู้มาติดต่อและพนักงานที่ทำงานในสำนักงานเห็นแล้วเกิดความพึงพอใจ

ครุภัณฑ์สำนักงาน ครุภัณฑ์พื้นฐานของสำนักงานมี 4 ประเภท คือ โต๊ะทำงาน ครุภัณฑ์พื้นฐานของสำนักงานมี 4 ประเภท คือ โต๊ะทำงาน เก้าอี้ ตู้เก็บเอกสารและอุปกรณ์ต่างๆ เครื่องตกแต่งเบ็ดเตล็ด เช่น โต๊ะทั่วไป ตู้ ชั้น มู่ลี่ พรม ฉากกั้นห้อง เป็นต้น

การจัดวางครุภัณฑ์สำนักงาน ช่วยให้เกิดประสิทธิภาพในการทำงานมากที่สุด โดยให้การไหลของงานเป็นไปโดยสะดวกและรวดเร็ว ประหยัดพื้นที่ห้องให้มากที่สุด ให้ความสะดวกสบายและความพอใจแก่พนักงาน สร้างความประทับใจแก่ผู้มาติดต่อ ช่องทางเดินกว้างพอ สะดวกในการเดินไปมาติดต่อระหว่างกัน เตรียมการสำหรับการเปลี่ยนแปลงในอนาคต

การเลือกครุภัณฑ์สำนักงาน ความเหมาะสม โดยพิจารณาถึงจุดมุ่งหมายในการใช้ สามารถเข้ากันได้ดีกับขนาดของห้องและเครื่องตกแต่งเดิมที่มีอยู่ สามารถปรับและดัดแปลงให้เหมาะกับผู้ใช้ได้ แข็งแรงทนทานใช้ได้นาน มีความสวยงามทำให้สำนักงานเด่น ชวนมอง รูปแบบสีสันไม่ล้าสมัย สามารถชี้บ่งตำแหน่งของผู้ใช้ได้ มีความปลอดภัย สะดวกในการดูแลรักษา และเคลื่อนย้ายได้ง่าย ราคาอยู่ในระดับพอสมควร ไม่แพงเกินไปและใช้ได้คุ้มค่า