โครงการปรับปรุงระบบ Oracle Financial มหาวิทยาลัยเชียงใหม่ เอกสารการวิเคราะห์และออกแบบระบบ บริหารเงินสด (Cash Management) Version 1.0 Copyright © A-HOST, All Right Reserved

การควบคุมเอกสาร การตรวจสอบเอกสาร : ควบคุมเอกสาร : ผู้ตรวจสอบ / ตำแหน่ง วันที่ ผู้ตรวจสอบ ชัยพร ช.เจริญยิ่ง 28-Nov-12 ควบคุมเอกสาร : วันที่ ผู้ปรับปรุง/แก้ไข เวอร์ชั่น อ้างอิง 27-Nov-12 Nuttawoot B. 1.0 Create Document

ลงนามเอกสารการวิเคราะห์และออกแบบระบบ ระบบบริหารเงินสด (Cash Management) ผู้ดูแลระบบงาน (IT กองคลัง): ______________________ (______________________) หน่วยงาน ________________ วันที่ _____/_____/_____

ลงนามเอกสารการวิเคราะห์และออกแบบระบบ ระบบบริหารเงินสด (Cash Management) ผู้ใช้งานระบบ (Key User): ผู้ใช้งานระบบ (Key User): ______________________ ______________________ (______________________) (______________________) หน่วยงาน ________________ หน่วยงาน ________________ วันที่ _____/_____/_____ วันที่ _____/_____/_____

หัวข้อหลัก แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน โครงสร้างหลัก ขั้นตอนการทำงานบนระบบงานใหม่ ข้อเสนอแนะ

แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน ข้อที่ รายละเอียดความต้องการ แนวทางการแก้ไขปัญหา หน่วยงาน ผู้ให้ข้อมูล ประเภทความต้องการ CM-I-001 พัฒนาให้สามารถนำแฟ้มข้อมูล statement จากธนาคารเข้ามาในระบบได้ เพื่อจัดทำงบกระทบยอดเงินฝากธนาคาร (Bank Reconcile) โดยไม่ต้องป้อนข้อมูลทีละรายการได้ จะพัฒนาโปรแกรมนำเข้าข้อมูล Statementเข้าลงที่ interface แล้วส่งคำร้องเพื่อนำเข้า Statement อีกครั้งหนึ่ง CMU ขั้นตอนการทำงาน

โครงสร้างหลัก

การกำหนดรหัสรายการของธนาคาร (Bank Transactions Code)

การกำหนดรหัสรายการของธนาคาร (Bank Transactions Code)

Cash Management Process Flow

Cash Management Integration กระทบยอด Receivables Bank Statements กระทบยอด Payables Clearing Accounting Cash Management Banks กระทบยอด General Ledger Copyright © A-HOST, All Right Reserved

Reconciliation Process Receive bank statement Load and verify bank statement Perform reconciliation Use Bank Statement Open Interface Or Enter bank statement manually Create journal entries and post to general ledger Review results Copyright © A-HOST, All Right Reserved

สัญลักษณ์ Data Description Off-page Reference Direction of Flow Electronic Data A Process Description Predefined Process Automation Process Predefined Process On-page Reference 1 Manual Description Decision Manual Operation Responsible Section Decision Officer Document Name Document

Reconciliation Flow Cash Management จากธนาคาร Statement ส่งคำร้องนำ Interface CM ส่งคำร้อง Bank Statement Import ส่งคำร้อง Auto Reconcile Statement มีรายการ ที่ยังไม่จับคู่ Close Statement ไม่ CM Reconcile AR เมื่อทำการ Reconcile ผ่านระบบ CM DR. Cash (Bank) CR. Remittance ใช่ ส่งคำร้องรายงาน Transactions Available for Reconciliation CM Reconcile AP ทำการ Reconcile ผ่านระบบ CM Dr. Bank Clearing A/C Cr. Cash (Bank) ทำ Manual Reconcile

รายงานแสดงรายการที่นำมากระทบยอด Transactions Available for Reconciliation

รายงานแสดงรายการที่นำมากระทบยอด Transactions Available for Reconciliation

รายการชำระเงินที่ล้าง Cleared Transactions Report

รายการชำระเงินที่ล้าง Cleared Transactions Report

ข้อเสนอแนะ

ข้อเสนอแนะ การบันทึกบัญชีธนาคารตอนทำจ่าย statement Solutions 1 (CM) Cash Management Payable Reconciliation Statement Invoice Payment Reconciliation รายงานเช็ครอเคลียร์ Dr. ค่าใช้จ่าย Cr. เจ้าหนี้ Dr. ค่าใช้จ่าย Cr. บัญชีพัก(Clearing)* Manual Clearing ล้างเช็คในระบบ Dr.บัญชีพัก(Clearing)* Cr. บัญชีธนาคาร รายงานเช็ค ค้างจ่าย

ข้อเสนอแนะ การบันทึกบัญชีธนาคารตอนทำจ่าย statement Solutions 2 (AP) Cash Management Payable Reconciliation Statement รายงานเช็ครอเคลียร์ Invoice Payment Reconciliation Dr. ค่าใช้จ่าย Cr. เจ้าหนี้ Dr. ค่าใช้จ่าย Cr. บัญชีธนาคาร* Manual Clearing ล้างเช็คในระบบ Dr. บัญชีธนาคาร* Cr. บัญชีธนาคาร รายงานเช็ค ค้างจ่าย

ข้อเสนอแนะ การบันทึกบัญชีธนาคารตอนทำจ่าย Solutions 1 Solutions 2 ข้อดี บันทีกบัญชีธนาคาร ตอน Supplier นำเช็คไป ขึ้นเงิน โดยเมื่อ ทำการจ่ายเงิน จะบันทึกบัญชีพัก แล้วจะทำการกลับ รายการลงบัญชีธนาคาร เมื่อทำการ กระทบยอด(Reconcile) กับ Statement ธนาคาร บันทีกบัญชีธนาคารตอนทำจ่ายเงิน จะผูกรหัสบัญชีธนาคารไว้ และเมื่อStatement ธนาคารมา จะทำการกระทบยอด(Reconcile)เพื่อตรวจสอบว่าการจ่ายเงินในระบบครบและยอดเงินตรงตามที่อยู่ใน Statement หรือไม่ ข้อดี บัญชีธนาคารในระบบจะตรงกับบัญชีธนาคาร เพราะจะบันทึกบัญชีธนาคารในระบบตามยอดที่มีใน Statement เงินออกจากบัญชีธนาคารเมื่อจ่ายเงิน จะไม่ตกหล่น และ กระทบยอดเพื่อใช้ในการตรวจสอบ สามารถทราบยอดเงินคงเหลือบัญชีธนาคารได้ทันที(ถ้าส่งข้อมูลเข้าบัญชีแยกประเภท GL) ข้อจำกัด ถ้าทำการกระทบยอด(Reconcile)จะทำให้บัญชีธนาคารบันทึกไม่ครบทำให้ ยอดคงเหลือในบัญชีธนาคารไม่ถูกต้อง ไม่สามารถทราบยอดเงินคงเหลือบัญชีธนาคารได้ทันที เพราะต้องทำการกระทบยอด(Reconcile)ก่อน ถ้าผู้ขายยังไม่มารับเงินค้างหลายๆเดือน เงินบัญชีธนาคารจะไม่ตรงในระบบ เพราะระบบตัดเงินออกตั้งแต่ทำรายการจ่ายเงิน