Transaction Processing Systems การประมวลผลรายการ Transaction Processing Systems

1.ประวัติของระบบประมวลผลรายการ ระบบประมวลผลรายการ (Transaction Processing Systems) หรือ ระบบปฏิบัติงานทางธุรกิจ เกิดขึ้นตั้งแต่ 1950 โดยเครื่อง IBM ขององค์การขนาดใหญ่ เพราะราคาสูง และใช้ผู้ชำนาญทางคอมพิวเตอร์ที่ทำงานเต็มเวลา ผู้วิเคราะห์ระบบ และนักเขียนโปรแกรม ต้องเป็นผู้ดูแลระบบเครื่อง เขียนโปรแกรม และสนับสนุนหน่วยงาน ในอดีตมีปัญหาเรื่องการวางระบบ เนื่องจากผู้ใช้ไม่เข้าใจคอมพิวเตอร์ และผู้วางระบบไม่เข้าใจธุรกิจ จึงเกิดข้อผิดพลาด ทำให้รายงานออกมาในรูปการประมวลผลรายการ มิใช่รายงานเพื่อช่วยผู้บริหาร ปัจจุบันผู้ผลิต และผู้ใช้ติดต่อสื่อสารกันใกล้ชิด ทำให้ผู้ผลิตตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ ทำให้แนวคิดการประมวลผลรายการเปลี่ยนไป ทำให้ได้เปรียบในการแข่งขันมากขึ้น

2. หน้าที่การประมวลผลรายการ การทำบัญชี (Book Keeping) เช่น บันทึกข้อมูลรายการทางธุรกิจ การออกเอกสาร (Document Issuance) เช่น ออกใบรับส่งสินค้า ออกเช็ค ออกใบเสร็จรับเงิน การควบคุมรายงาน (Control Reporting) เช่น ออกรายงานเงินเดือน ออกรายงานสิ่งที่เกิดขึ้นในแต่ละวัน

3. ปัญหาจากระบบมือ (Manual Problem) การผิดพลาด (Error Level) การสูญหายของข้อมูล (Loss of Data) การเพิ่มแรงงาน (Labor Intensity) การตอบสนองที่ไม่ดี (Poor Response)

4. วงจรการประมวลผลรายการ การป้อนข้อมูล (Data Entry) การประมวลผลรายการ (Transaction Processing) การปรับปรุงฐานข้อมูล (Database Processing) การสร้างรายงาน (Document Generation) การให้บริการสอบถาม (Inquiry Processing)

5. ประเภทของงานสำนักงาน การตัดสินใจ (Decision Making) การจัดการเอกสาร (Document Handling) การเก็บรักษา (Storage) การจัดเตรียมข้อมูล (Data Manipulation) การติดต่อสื่อสาร (Communication)

6. ระบบของการประมวลผล ประมวลผลทันที (Initial/Ad hoc Process) ประมวลผลตามที่ตกลงไว้ (Commited Process) ประมวลผลมุ่งตอบเป้าหมายองค์การ (Established Focused Process) ประมวลผลเพื่อปรับปรุง/จัดการ (Improved/Managed Process) ประมวลผลให้บรรลุสิ่งที่ดีที่สุด (Optimized Process)

7. ประเภทของรายงาน รายงานที่ออกตามกำหนด (Periodic หรือ Schedule Report) คือ รายงานที่ถูกสร้างเป็นประจำตามกำหนด รายงานที่ออกในกรณีพิเศษ (Exception Report) คือ รายงานที่สร้างเป็นกรณีพิเศษ มักไม่ร้องขออีก รายงานที่ออกตามความต้องการ (Ad Hoc หรือ Demand Report) คือ รายงานที่สร้างทันทีเมื่อถูกร้องขอ รายงานที่ออกเพื่อพยากรณ์ (Predictive Report) คือ รายงานที่ผู้บริหารร้องขอ ไปประกอบการตัดสินใจ

8. รูปแบบของเอกสาร และการสร้างรายงาน เอกสารสารสนเทศ (Information Document) เช่น ใบยืนยันการสั่งซื้อ เอกสารการส่งคืน (Turnaround Document) เช่น ใบเสร็จที่ต้องส่งคืนผู้ขาย เอกสารที่ใช้ปฏิบัติ (Action Document) เช่น การจ่ายเช็ค หรือใบสั่งซื้อ รายการทางบัญชี (Accounting Statement) เช่น เดบิต เครดิต การควบคุมรายการ (Control Listing) เช่น รายการจ่ายเงินเดือน รายงานการแก้ไข (Edit Reports) เช่น การอธิบายถึงสิ่งผิดพลาด

9. ข้อมูลสำหรับการประมวลผลรายการ ข้อมูลการพยากรณ์ภายใน (Internal forecast Data) ข้อมูลเกี่ยวกับกองทุน (Funding Data) ข้อมูลเกี่ยวกับการลงทุน (Porfolio Data) ข้อมูลการตรวจสอบของรัฐ (Government Regulations) ข้อมูลสภาพแวดล้อมภายนอก (External Environment Data)

10. ระบบย่อยของการประมวลผลรายการ ระบบจ่ายเงินเดือน (Payroll System) ระบบสินค้าคงคลัง (Inventory System) ระบบสั่งซื้อสินค้า (Purchasing System) ระบบรับสินค้า (Receiving System) ระบบบันทึกคำสั่งซื้อ (Order Entry System) ระบบใบกำกับสินค้า (Invoicing System) ส่งให้ลูกค้า ระบบส่งสินค้า (Shipping System) ระบบบัญชีลูกหนี้ (Account Receivable System) ระบบบัญชีเจ้าหนี้ (Account Payable System) ระบบบัญชีแยกประเภททั่วไป (General Ledger System)