Analyzing The Business Case บทที่ 2 Analyzing The Business Case

Phase 1 การวางแผนระบบ (System Planning) เป็นขั้นตอนแรกในวงจรการพัฒนาระบบ (SDLC) โดยจะเริ่มต้นจากวิธีการที่นักวิเคราะห์ระบบจะทำการประเมินระบบใหม่และศึกษาความเป็นไปได้ซึ่งนักวิเคราะห์ระบบจะต้องพิจารณาถึงแผนทางด้านกลยุทธ์,วัตถุประสงค์ขององค์กรและสารสนเทศที่ต้องการ โดยทำการสำรวจความต้องการเบื้องต้นซึ่งต้องทำการศึกษาความเป็นไปได้ทั้งในด้านการปฏิบัติงาน,เทคนิค,เศรษฐกิจและระยะเวลา

สรุปการวางแผนระบบ (System Planning) ทำความเข้าใจในการดำเนินงานของธุรกิจ + สำรวจความต้องการเบื้องต้น ประเมินความต้องการ + ประเมินความเป็นไปได้

การวางแผนกลยุทธ์ (Strategic Planning) เป็นกระบวนการในการกำหนดเป้าหมายขององค์กรในระยะยาว,กลยุทธ์ และ resource โดยผู้บริหารระดับสูงจะใช้หลักของ SWOT Analysis ซึ่งประกอบไปด้วย

การวางแผนกลยุทธ์ (Strategic Planning) S – Strengths จุดแข็ง W – Weakness จุดอ่อน O – Opportunities โอกาส T – Threats การคุกคาม

เป็นพันธกิจหลักที่จะนำไปสู่ เป้าหมายตามวัตถุประสงค์ ต้องพิจารณาถึง วิสัยทัศน์ ค่านิยม จุดมุ่งหมาย พันธกิจหลัก Day to Day Operations Tactical Plan เพื่อนำมากำหนด เป็นพันธกิจหลักที่จะนำไปสู่ เป้าหมายตามวัตถุประสงค์ เพื่อให้เกิดผลของการดำเนินธุรกิจที่เกิด ประโยชน์กับผู้ที่มีส่วนได้ส่วนเสียกับองค์กร เช่น พนักงาน ลูกค้า ผู้ถือหุ้น เป็นต้น Customer Employee Supplier Stockholder Member of Community

ตัวอย่างพันธกิจหลัก

การจัดทำโครงการระบบสารสนเทศ เริ่มต้นจากความต้องการระบบ(Systems request) ซึ่ง สาเหตุในการจัดทำโครงการมีดังนี้

การจัดทำโครงการระบบสารสนเทศ เพื่อเพิ่มความสามารถในการให้บริการ เพื่อปรับปรุงระบบให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เพื่อให้ได้สารสนเทศที่เพียงพอ เพื่อให้มีระบบการควบคุมที่มีประสิทธิภาพ เช่น password,Encryption and biometric devices ลดค่าใช้จ่าย

ปัจจัยที่มีผลกระทบต่อการจัดทำระบบใหม่ ปัจจัยภายนอก ปัจจัยภายใน

ปัจจัยที่มีผลกระทบต่อการจัดทำระบบใหม่ ปัจจัยภายใน (Internal Factors) แผนเชิงกลยุทธ์ ทำหน้าที่ในการกำหนดทิศทางขององค์กร นโยบายของผู้บริหารระดับสูง ความต้องการของผู้ใช้ ฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศ ปัญหาของระบบที่มีอยู่

ปัจจัยที่มีผลกระทบต่อการจัดทำระบบใหม่ ปัจจัยภายนอก (External Factors) เทคโนโลยี ผู้จัดจำหน่าย ลูกค้า การแข่งขัน เศรษฐกิจ รัฐบาล เช่นในเรื่องของการปรับอัตราภาษี

การประเมินความต้องการระบบ โดยใช้แบบฟอร์มคำขอใช้ระบบงาน (System Request Form) ซึ่งโดยทั่วไปในหลายองค์กรจะมีคณะกรรมการตรวจสอบระบบงานทำการพิจารณาแบบคำขอตามลำดับความสำคัญโดยจะพิจารณาจากหลายๆด้านเช่น ความเป็นไปได้

ความเป็นไปได้ แบ่งเป็น

ความเป็นไปได้ แบ่งเป็น 1. ความเป็นไปได้ในด้านการปฏิบัติงาน (Operational Feasibility) พิจารณาถึงประสิทธิภาพในการทำงานของระบบใหม่ 2. ความเป็นไปได้ในด้านเทคนิค (Technical Feasibility) พิจารณาในด้าน resource ที่จะต้องใช้ในการพัฒนาระบบใหม่

ความเป็นไปได้ (ต่อ) 3. ความเป็นไปได้ในด้านเศรษฐกิจ (Economic Feasibility) พิจารณาถึงผลประโยชน์ที่องค์กรจะได้รับ โดยปกติวัดได้จาก total cost of ownership (TCO) – ค่าใช้จ่ายในการดูแลและจัดหา ซึ่งผลประโยชน์ที่องค์กรจะได้รับมี 2 แบบ คือ ผลประโยชน์เชิงรูปธรรม (Tangible benefits) ผลประโยชน์เชิงนามธรรม (Intangible benefits)

ความเป็นไปได้ (ต่อ) ผลประโยชน์เชิงรูปธรรม (Tangible benefits) ผลประโยชน์ที่สามารถวัดเป็นจำนวนเงินได้ ซึ่งอาจเกิดจากการลดค่าใช้จ่าย เพิ่มรายได้ เป็นต้น ผลประโยชน์เชิงนามธรรม (Intangible benefits) ผลประโยชน์ที่ไม่สามารถมองเห็นเป็นตัวเงินได้อย่างชัดเจน เช่น ภาพลักษณ์ขององค์กร

ความเป็นไปได้ (ต่อ) พิจารณาถึงระยะเวลาในการพัฒนาที่สามารถยอมรับได้ 4. Schedule Feasibility พิจารณาถึงระยะเวลาในการพัฒนาที่สามารถยอมรับได้

การประเมินความเป็นไปได้ ขั้นตอนที่ 1 กำจัดความต้องการที่ไม่สามารถกระทำได้ ขั้นตอนที่ 2 จัดความต้องการตามลำดับความสำคัญ โดย พิจารณาจากให้ผลประโยชน์สูงสุด ,ค่าใช้จ่ายต่ำ สุด และใช้เวลาในการพัฒนาที่สั้นที่สุด

การสำรวจความต้องการเบื้องต้น นักวิเคราะห์ระบบจะต้องทำการรวบรวมข้อมูลต่อไปนี้ ปัญหา/โอกาส ขอบเขตของงาน ข้อจำกัด ผลที่จะได้รับ ระยะเวลาและค่าใช้จ่าย โดยประมาณ รายงานผลการสำรวจ ความต้องการ

ขั้นตอนในการสำรวจความต้องการเบื้องต้น ขั้นตอนที่ 1 ทำความเข้าใจกับปัญหาหรือโอกาส ขั้นตอนที่ 2 กำหนดขอบเขตและข้อจำกัดของงาน

ขั้นตอนในการสำรวจความต้องการเบื้องต้น (ต่อ) ขั้นตอนที่ 3 การเก็บรวบรวมข้อเท็จจริง Organization Chart การสัมภาษณ์ ตรวจสอบเอกสาร การสังเกต แบบสำรวจ

ขั้นตอนในการสำรวจความต้องการเบื้องต้น (ต่อ) การสัมภาษณ์ มีกระบวนการดังต่อไปนี้ กำหนดผู้ที่จะให้สัมภาษณ์ กำหนดวัตถุประสงค์ในการสัมภาษณ์ กำหนดคำถาม เตรียมสัมภาษณ์ เริ่มการสัมภาษณ์ บันทึกการสัมภาษณ์ ประเมินผลการสัมภาษณ์

ขั้นตอนในการสำรวจความต้องการเบื้องต้น (ต่อ) ขั้นตอนที่ 4 ประเมินความเป็นไปได้ กำหนดประโยชน์ที่จะได้รับ ขั้นตอนที่ 5 ประมาณระยะเวลาและค่าใช้จ่ายในการพัฒนา ขั้นตอนที่ 6 นำเสนอผลการสำรวจความต้องการและโครงการ ต่อผู้บริหาร