การประยุกต์ใช้ google document ในการเบิกจ่ายยาจากโรงพยาบาล ปลาปากของสถานีอนามัยในสังกัดสำนักงานสาธารณสุขอำเภอปลาปาก ธวัชชัย แสงจันทร์ นักวิชาการสาธารณสุขชำนาญการ สำนักงานสาธารณสุขอำเภอปลาปาก

ความเป็นมา ปัญหาการเบิกจ่ายเวชภัณฑ์ ปัญหาด้านบริหารจัดการ ได้เวชภัณฑ์ไม่ครบ ไม่มีเอกสาร/รายการเบิกในเอกสารไม่ตรงกับที่รับจริง ไม่มีการตัดสตอกในแต่ละเดือนทำให้การคาดประมาณการเบิกไม่ตรงกับข้อมูลที่เป็นจริง การเบิก การรับเวชภัณฑ์ไม่มีการประสานงานกัน ทำให้เกิดความขัดแย้งและเข้าใจผิด ปัญหาด้านบริหารจัดการ ข้อมูลที่ได้ไม่เอื้อต่อการบริหารจัดการ เจ้าหน้าที่ระดับอำเภอไม่มีข้อมูลเสนอผู้บริหาร เจ้าหน้าที่มีความพึงพอใจน้อย นำไปสู่การขัดแย้งระหว่างองค์กร

วัตถุประสงค์ แก้ไขปัญหาการเบิกจ่ายเวชภัณฑ์ของสถานีอนามัย

วิธีดำเนินการ ประชุมคณะกรรมการบริหารเวชภัณฑ์ รับมอบนโยบาย จัดทำไฟล์แผนการจัดซื้อเวชภัณฑ์และการเบิกจ่ายผ่านทางโปรแกรม Excel นำขึ้นสู่ Google document อบรมเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบในการบริหารเวชภัณฑ์ของสถานีอนามัย กำหนดหลักเกณฑ์แนวทางในการเบิกจ่าย ประเมินผลรอบ 3 เดือน 6 เดือน 9 เดือน นำเสนอข้อมูลแก่ผู้บริหาร

เงื่อนไขที่ทำให้การดำเนินงานสำเร็จ มีระบบอินเตอร์เน็ท บุคลากรมีความเข้าใจในระบบ ผู้รับผิดชอบงานเวชภัณฑ์ใน สอ. ผู้รับผิดชอบงานบริหารเวชภัณฑ์ใน รพ. จนท.สสอ. มีความรู้โปรแกรม Google Document ตัวโปรแกรมต้องง่าย มีระบบการรักษาความปลอดภัยของข้อมูล จนท.พึงพอใจที่จะทำ

หลักการของโปรแกรม Google Document เหมือนโปรแกรม Microsoft Excel เป็นระบบ Real time () ระบบรักษาความปลอดภัย สามารถพูดคุย CHAT สอบถามกับผู้รับผิดชอบ ของ รพ.ได้โดยตรง

ขั้นตอนการเบิกจ่าย เข้าสู่โปรแกรม กรอกข้อมูล ดูข้อมูล มารับยาที่ รพ. สถานีอนามัย สสอ. รพ. สอ.เชื่อมต่ออินเตอร์เน็ท เข้าสู่โปรแกรม กรอกข้อมูล ดูข้อมูล ดูข้อมูล พิจารณาจัดสรร เห็นชอบ/รวบรวมข้อมูล แก้ไขในใบเบิก/อนุมัติ มารับยาที่ รพ. ส่งมอบ

ขั้นตอน/วิธีการ สถานีอนามัย เข้าสู่เวบไซต์ของสำนักงานสาธารณสุขอำเภอปลาปาก

เข้าไปที่เมนู ส่งรายงาน หมวด เบิกยาและเวชภัณฑ์

เข้าสู่ระบบ โดยจะให้กรอกอีเมล์และรหัสผ่าน ซึ่งถือว่ามีความปลอดภัย ต่อการถูกปรับเปลี่ยนข้อมูล ในกรณีที่ยังไม่มีบัญชีผู้ใช้ระบบ ก็สามารถสมัครใหม่ได้

หลังจากที่เข้าสู่ระบบ สถานีอนามัยที่เข้าสู่ระบบ ชื่อไฟล์ของสถานีอนามัยที่ทำการเบิก สสอ.ปลาปาก สอ.หนองฮี รพ.ปลาปาก สิทธิ์ในการเข้าถึงไฟล์ รายละเอียดการ เปลี่ยนแปลงไฟล์

เมื่อคลิกที่ไฟล์ก็จะเข้าสู่ระบบเบิกยา ประกอบด้วย เมนูหลัก รายการที่จะทำ แผ่นงาน SHEET ผู้ที่ได้รับสิทธิในการดู/แก้ไข สามารถ CHAT ได้กรณีที่ เชื่อมต่ออินเตอร์เน็ทพร้อมกัน

ผู้ดูแลระบบจะเป็นผู้กำหนดว่าใครมีสิทธิ์ในการเข้าถึง ข้อมูล ดู แก้ไขข้อมูล

รายละเอียดของแผนจัดซื้อทำเหมือน EXCEL ทุกอย่าง ทำให้ทราบถึงมูลค่ายา/เวชภัณฑ์ในแผนนำไปสู่การประมาณการงบประมาณจัดซื้อได้

สถานีอนามัยกรอกข้อมูลลงในช่องสีฟ้าในคอลัมภ์ ยอดยาคงเหลือปัจจุบันและจำนวนที่ต้องการเบิกในเดือนนี้ ภายในวันที่ 5 ของทุกเดือน

รายการยาและเวชภัณฑ์ที่โรงพยาบาลได้พิจารณา / แก้ไข แล้ว จะเปลี่ยนสีของ Cell จากสีฟ้า เป็นสีเขียว

นัดมารับยา/มาตรวจสอบ สอ.ได้รับยา สสอ.มีข้อมูล นัดมารับยา/มาตรวจสอบ สอ.ได้รับยา เสนอผู้บริหารอนุมัติ ตรวจสอบถูกต้อง/พิมพ์ Cell สีเขียว จัดยาไว้รอ แก้ไขในโปรแกรม มียา/เวชภัณฑ์ ไม่มียา/เวชภัณฑ์ พิมพ์ใบเบิก/ตรวจสอบในคลัง รพ. Cell สีฟ้า ใบเบิก สอ.1 ใบเบิก สอ.5 ใบเบิก สอ.2 ใบเบิก สอ.4 ใบเบิก สอ.3

ผลดีในฐานะผู้ดูแลระบบที่อยู่ใน สสอ. 1. กำหนด folder เพื่อรวบรวมกลุ่มไฟล์เดียวกันได้ 2. ตรวจสอบได้ว่า สอ.แห่งไหนได้ทำการเบิก วันที่เท่าไหร่ รพ.อนุมัติวันที่เท่าไหร่ รายการเบิกและงบประมาณที่ใช้เบิกเท่าไหร่ เพื่อนำข้อมูลมาบริหารจัดการต่อไป

การนำข้อมูลมาวิเคราะห์ระดับอำเภอ

ผลการวิเคราะห์ แผน งบประมาณที่เบิก + / - มหาชัย 379,506.31 485,303.45   แผน งบประมาณที่เบิก + / - มหาชัย 379,506.31 485,303.45 -105,797.14 โคกสูง 314,026.42 445,262.29 -131,235.87 โคกสว่าง 521,108.82 517,043.44 4,065.38 หนองเทาใหญ่ 320,181.29 404,739.47 -84,558.18 หนองฮี 557,610.27 310,391.02 247,219.25 นาดอกไม้ 629,488.81 440,134.39 189,354.42 กุตาไก้ 479,464.25 440,341.87 39,122.38 นามะเขือ 460,040.35 193,486.64 266,553.71 โพนสวาง 531,779.05 373,629.41 158,149.64  รวม 4,193,205.57 3,610,331.98 582,873.59

ร้อยละของการเบิกเวชภัณฑ์แยกราย สอ. รอบ 3 เดือนแรก ตค-ธค.51 รอบ 6 เดือน ตค-มีค.52 รอบ 9 เดือน ตค-มิย.52

มูลค่าในการเบิกแต่ละเดือน

ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน ค่าวัสดุ ครุภัณฑ์ งบปกติของหน่วยงาน ค่าอินเตอร์เน็ทของหน่วยงาน รพ. / สสอ. /สอ งบปกติ ค่าโปรแกรม Google Document ไม่มีลิขสิทธิ์ใช้ฟรี ค่าฝึกอบรม จนท.ใช้เวลา 1 วัน ค่าอาหารกลางวัน อาหารว่างและเครื่องดื่ม

ปัญหาอุปสรรค ระยะแรกยังไม่เข้าใจระบบ ผู้ดูแลระบบต้องสื่อสารให้เข้าใจ เจ้าหน้าที่บางแห่งไม่ลงข้อมูลยอดคงเหลือในคลัง ทำให้ไม่สามารถวิเคราะห์ข้อมูลได้ อินเตอร์เน็ทบางแห่งช้า ทำให้การเข้าถึงข้อมูลช้าด้วย แต่ได้ทำการทดลองด้วยระบบอินเตอร์เน็ทพื้นฐานปกติ ความเร็ว 56 K ก็สามารถรองรับระบบได้

ผลดีที่เกิดขึ้น เจ้าหน้าที่สถานีอนามัยมีความพึงพอใจการระบบการเบิกจ่ายยาและเวชภัณฑ์ ร้อยละ 100 (สอบถามผู้รับผิดชอบงานใน รพ./ สอ. จำนวน 10 คน) ได้รับยาและเวชภัณฑ์ ครบถ้วน ถูกต้องตามใบเบิก มีการประสานงานกันมากขึ้น ผ่านระบบสื่อสารทางโทรศัพท์ อีเมล์ เจ้าหน้าที่ความรู้ทางด้านอินเตอร์เน็ทมากขึ้น สามารถใช้โปรแกรมประยุกต์ใหม่ๆ ที่ สสอ.ได้จัดทำขึ้นได้โดยอัตโนมัติ

แนวทางในการพัฒนาต่อไป ประยุกต์ใช้กับระบบงานต่างๆ เช่น ระบบส่งต่อผู้ป่วยให้สถานีอนามัย ระบบรายงานของสถานีอนามัย ระบบบริหารจัดการของสำนักงานสาธารณสุขอำเภอ เช่น ระบบบริหารโครงการ ฐานข้อมูลต่างๆ

แปลงความรู้เป็นทรัพย์สิน KM KM = Knowledge to Money ยินดีเป็นวิทยากรให้กับทุกหน่วยงานในการจัดอบรมในประเด็น การประยุกต์ใช้ Google Document ในการทำงานด้านต่างๆ โดยเฉพาะเครือข่ายบริการ การจัดทำเวบไซต์ โดยใช้ Google Site ยินดีเป็นที่ปรึกษา การประยุกต์ใช้ Google ในการปฏิบัติงาน

เชิญสอบถาม

ขอบคุณครับ