ก ารพัฒนาสู่ความเป็นเลิศ ของ กลุ่มงานเทคนิคสารสนเทศ ของ กลุ่มงานเทคนิคสารสนเทศ Development to excellence of Technical information division working group

การพัฒนาสู่ความเป็นเลิศของกลุ่มงานเทคนิค สารสนเทศ : ซื้อได้ไว้ ตรงใจผู้ใช้บริการ บุคลากรกลุ่มงานเทคนิคสารสนเทศมีการ แลกเปลี่ยนเรียนรู้หาแนวทางในการพัฒนาสู่ความเป็น เลิศของกลุ่มงาน โดยได้ร่วมกันพิจารณางานต่างๆ ใน กลุ่มงานเทคนิคสารสนเทศ ที่ต้องการพัฒนาให้เด่นและ เป็นเลิศของกลุ่มงาน ซึ่งสามารถพัฒนาให้เป็นเลิศกว่า มหาวิทยาลัยต่าง ๆ ได้ กลุ่มงานฯ ได้ตกลงร่วมกันที่จะ พัฒนาการดำเนินงานของกลุ่มงานเทคนิคสารสนเทศ เริ่มตั้งแต่การจัดซื้อจนถึงหนังสือออกบริการ เพื่อให้ สามารถจัดซื้อหนังสือสำหรับให้บริการแก่ผู้ใช้บริการ ได้อย่างรวดเร็วและตรงตามความต้องการ ดังคำกล่าว ที่ว่า “ ซื้อได้ไว ตรงใจผู้ใช้บริการ ” จุดเด่นของการพัฒนา : ซื้อได้ไว้ ตรงใจผู้ใช้บริการ 1. บุคลากรกลุ่มงานร่วมกันวิเคราะห์จุดอ่อนจุด แข็งการจัดซื้อหนังสือของสำนักวิทยบริการ เพื่อหาจุด เสริมและแนวทางพัฒนาให้ดียิ่งขึ้น และศึกษา เทียบเคียงกับมหาวิทยาลัย ต่าง ๆ ที่บุคลากรได้ไป ศึกษาดูงาน การพัฒนาสู่ความเป็นเลิศของกลุ่มงานเทคนิคสารสนเทศ

2. มีระบบแนะนำสั่งซื้อออนไลน์ผ่านเว็บไซต์ของ สำนักวิทยบริการ และการแจ้งผลการแนะนำสั่งซื้อ หนังสือ เช่น รายชื่อหนังสือใหม่เพื่อให้พิจารณา คัดเลือกสั่งซื้อ, รายชื่อหนังสือที่กำลังดำเนินการสั่งซื้อ, รายชื่อหนังสือที่ได้รับตัวเล่มแล้ว และรายชื่อหนังสือที่ หนังสือขาดตลาด / ไม่จัดพิมพ์ กำลัง ดำเนินการ สั่งซื้อ รายชื่อ หนังสือใหม่ หนังสือขาดตลาด / ไม่จัดพิมพ์ ได้รับตัว เล่มแล้ว การพัฒนาสู่ความเป็นเลิศของกลุ่มงานเทคนิคสารสนเทศ

3. มีระบบช่วยดำเนินการงานคัดเลือกและจัดซื้อ หนังสือ ปัจจุบันใช้ระบบนี้ช่วยในการคัดเลือกและจัดซื้อ หนังสือ ทำให้ลดความซ้ำซ้อนในการจัดซื้อหนังสือ โดย ระบบสามารถตรวจสอบความซ้ำซ้อนของรายชื่อ หนังสือได้จากระบบนี้และจากฐานข้อมูล Millennium ได้ในระบบนี้ได้เลยโดยไม่ต้องเปิดใช้หลายระบบ รวมทั้งสามารถรายงานผลการจัดซื้อและแจ้งผลการ สั่งซื้อไปยังคณะต่าง ๆ ได้ และในอนาคตจะพัฒนา ระบบนี้ให้สามารถ Export ข้อมูลจากระบบนี้เข้าใน ฐานข้อมูล Millennium และแจ้งผลให้ผู้ใช้เห็น Link ไปที่ Millennium เพื่อให้ผู้ใช้ทราบสถานภาพของ หนังสือชัดเจน รวมทั้งพัฒนาระบบเพื่อช่วยเนินการงาน คัดเลือกและจัดซื้อวารสาร ระบบช่วยดำเนินการ งานคัดเลือกและ จัดซื้อทรัพยากร สารสนเทศ การพัฒนาสู่ความเป็นเลิศของกลุ่มงานเทคนิคสารสนเทศ

4. มีบริการ “Fast Book” เป็นบริการใหม่ที่กลุ่ม งานฯ กำลังดำเนินการพัฒนาเพื่อให้บริการสำหรับ ผู้ใช้บริการที่แนะนำสั่งซื้อหนังสือใหม่ ที่ต้องการใช้ด่วน มีขั้นตอนคือ เมื่อตรวจรับหนังสือแล้วจะดำเนินการแจ้ง ผู้ใช้บริการทราบทาง และเมื่อผู้ใช้บริการ ต้องการขอใช้บริการด่วน ก็จะดำเนินการให้ก่อน โดย ป้อนข้อมูล / ดาวน์โหลดรายรายหนังสือลงในฐานข้อมูล ในระบบฐานข้อมูล Millennium โดยจะดำเนินการให้ แล้วเสร็จภายใน 60 นาที Request คำขอใช้ บริการ Fast Book ผ่าน การพัฒนาสู่ความเป็นเลิศของกลุ่มงานเทคนิคสารสนเทศ

5. มีบริการ “On Process” เป็นบริการสำหรับ ผู้ใช้บริการที่ต้องการใช้หนังสือที่มีในระบบฐานข้อมูล Millennium แล้วแต่กำลังอยู่ระหว่างการดำเนินการให้ แล้วเสร็จ โดยปัจจุบันกลุ่มงานฯ ได้กำหนดระยะเวลา การดำเนินการแล้วเสร็จพร้อมใช้ภายใน 3 ชั่วโมง แต่ ต่อไปจะปรับลดเวลาลดลงให้ได้ภายใน 60 นาที โดย เฉลี่ยหรืออาจรวดเร็วกว่านั้นแล้วแต่สถานะของหนังสือ Request คำขอใช้ บริการ ตรวจสอบ รายการคำ ขอใช้บริการ การพัฒนาสู่ความเป็นเลิศของกลุ่มงานเทคนิคสารสนเทศ

6. มีแนวทางการพัฒนาและปรับปรุงโดยการลด ขั้นตอนการปฏิบัติงาน เช่น ลดขั้นตอนการพิจารณา กลั่นกรองก่อนสั่งซื้อจากคณะต่างๆ เช่น มีคูปองให้ คณะควบคุมงบประมาณการสั่งซื้อให้แล้วเสร็จในงาน มหกรรม โดยขอความร่วมมือจากอาจารย์ในคณะมา แนะนำสั่งซื้อตามจำนวนงบที่ได้รับพอหลังจากอาจารย์ แนะนำสั่งซื้อ บรรณารักษ์สามารถพิจารณาสั่งซื้อ หนังสือจากรายการสั่งซื้อได้ทันที โดยไม่ต้องส่งกลับไป กลั่นกรองอีกครั้ง แต่บรรณารักษ์จะทำหน้าที่แจ้งยอด ผลการสั่งซื้อให้แต่ละคณะทราบ ตัวอย่าง คูปอง การพัฒนาสู่ความเป็นเลิศของกลุ่มงานเทคนิคสารสนเทศ