การวางแผน IT และการพัฒนาระบบขององค์กร Week 10 By Kulachatr Chatrakul Na Ayudhya

แรงผลักดันที่ทำให้องค์กรต้องมีการวางแผน IT

วัตถุประสงค์ของการวางแผน วางหน้าที่ของ IS/IT ให้เป็นไปตามความต้องการของธุรกิจ ส่งเสริมความเชื่อมั่นว่า IS/IT ถูกสร้างขึ้นมาอย่างมีคุณภาพ มองภาพในอนาคตที่จะเป็นไป และวางระบบให้มีอายุการใช้งานให้เป็นไปตามที่คาดหมายไว้ ประสิทธิภาพขององค์กรจะต้องถูกสร้างขึ้นมาด้วย IS/IT ทำให้ IS/IT ที่สร้างขึ้นมาถูกยอมรับและใช้งานจริงตามแผนได้ ทำให้เกิดการยอมรับของการรับผิดชอบร่วมกันระหว่าง IS/IT กับผู้ใช้

ผู้ที่เกี่ยวข้องกับการวางแผน ผู้อำนวยการแผนกสารสนเทศ (Director of information department) ผู้อำนวยการแผนกอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง (Director of other functional areas) หัวหน้าส่วนปฏิบัติงานแผนกสารสนเทศ (Managers of operational area within information department) ผู้บริหารระดับสูงขององค์กร (Corporate executives) คณะกรรมการผู้ควบคุมการวางแผนระดับสูง (High level MIS steering committee) คณะกรรมการวางแผนและปฏิบัติงาน (MIS planning committee)

ขั้นตอนในการวางแผนระบบสารสนเทศ การวางแผนจัดการทรัพยากร การวิเคราะห์ความต้องการใช้ข้อมูล การวางแผนกลยุทธ์ กำหนดวัตถุประสงค์ กลยุทธ์ขององค์กร กำหนดภาระกิจของ MIS ประเมินสภาพ แวดล้อม กำหนดนโยบายเป้าหมายและกลยุทธ์ของ MIS กระเมินความต้องการใช้ข้อมูลปัจจุบัน จัดทำแผนหลักในการพัฒนาระบบ พัฒนาแผนความต้องการทรัพยากร ทบทวนแผนกลยุทธ์ขององค์กร กำหนดผู้เชี่ยวข้องและวัตถุประสงค์ของผู้เกี่ยวข้องกับองค์กร กำหนดกฎเกณฑ์ต่างๆ ของระบบ ความสามารถในปัจจุบันของ MIS โอกาสใหม่ๆ สภาพแวดล้อมของธุรกิจ เทคโนโลยี กลุ่มของระบบงาน ภาพพจน์ของ MIS ความสามารถของบุคลากร MIS โครงสร้างของ องค์กร เทคโนโลยีที่สนใจ วิธีการจัดสรรทรัพยากร กระบวนการบริหาร วัตถุประสงค์ของหน้าที่งานต่างๆ โครงสร้างหลักของระบบข้อมูล ความต้องการ ข้อมูลในปัจจุบัน ความต้องการ ข้อมูลในอนาคต กำหนดโครงการที่จะนำมาพัฒนา จัดลำดับความสำคัญของโครงการ จัดทำตารางการพัฒนา กำหนดแนวโน้ม ทำแผน Hardware ทำแผน Software ทำแผนบุคลากร ทำแผนการสื่อสาร ทำแผนอุปกรณ์ ทำแผนการเงิน

ปัญหาที่เกิดในการวางแผน การควบคุมค่าใช้จ่ายในการลงทุน ความขัดแย้งระหว่างผู้ร่วมงาน ประโยชน์ที่ได้รับอาจจะไม่เป็นไปตามเป้าหมายขององค์กร อายุการใช้งานจริงของระบบสั้นกว่าที่คาดการณ์ไว้

การพัฒนาระบบ การพัฒนาโดยหน่วยงานด้านระบบสารสนเทศ การพัฒนาระบบวิธีอื่นๆ System Development Life Cycle Prototyping Object-Oriented Programming การพัฒนาระบบวิธีอื่นๆ End-User Development Outsourcing

System Development Life Cycle : SDLC การริเริ่มโครงการ การริเคราะห์ระบบปัจจุบันและความเป็นไปได้ การวิเคราะห์และออกแบบระบบ การจัดหาและการพัฒนาระบบ การทดสอบและการใช้งานจริง การประเมินหลังการใช้ระบบ การบำรุงรักษาระบบ ย้อนกลับไปสู่ขั้นตอนก่อนหน้าหรือสิ้นสุดการทำงาน

การริเริ่มโครงการ การริเริ่มโครงการจากความต้องการของผู้บริหารหรือผู้ใช้ การริเริ่มโครงการจากแผนพัฒนาระบบสารสนเทศ การริเริ่มโครงการจากส่วนงานระบบสารสนเทศ

การวิเคราะห์ระบบปัจจุบันและความเป็นไปได้ วิเคราะห์กระบวนการทางธุรกิจ ความสัมพันธ์ของกระบวนการ และข้อมูล ซึ่งจะต้องมีการระบุถึง ผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องในระบบ ระเบียบวิธีการดำเนินงาน เทคโนโลยีสารสนเทศที่ใช้อยู่ในปัจจุบัน วิธีการวิเคราะห์ระบบปัจจุบัน การตรวจสอบเอกสารต่างๆ การสัมภาษณ์ การสังเกตุดูการทำงานในปัจจุบัน

การวิเคราะห์ระบบปัจจุบันและความเป็นไปได้ ความเป็นไปได้ทางเทคนิค (Technical Feasibility) ความเป็นไปได้ทางเศรษฐศาสตร์ (Economic Feasibility) ความเป็นไปได้ทางด้านการปฏิบัติการ (Operational Feasibility) ความเป็นไปได้ด้านตารางเวลา (Schedule Feasibility) ความเป็นไปได้ด้านกฎหมาย (Legal Feasibility) ความเป็นไปได้ด้านกลยุทธ์ (Strategic Feasibility)

การวิเคราะห์และการออกแบบระบบ Logical Design เป็นกระบวนการแปลงความต้องการของระบบให้เป็นสิ่งที่จะนำไปเขียนโปรแกรมได้ โดยจะต้องมีการกำหนดหน้าที่ (Function) การทำงานของระบบ และส่วนอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับระบบทั้งหมด Physical Design การออกแบบในส่วนของอุปกรณ์ต่างๆ ที่จะใช้ในระบบ รวมถึงโครงสร้างของเครือข่าย ระบบการจัดเก็บข้อมูล และการป้องกันความปลอดภัยของข้อมูล

Entity/Relationship Diagram : ER/D

Data Flow Diagram : DFD

Structure Chart : STC

การจัดหาหรือการพัฒนาระบบ จัดหาระบบที่ตรงกับที่ออกแบบ พัฒนาระบบใหม่ Programmer เขียนโค้ดให้ตรงกับที่ออกแบบ จัดทำเอกสารประกอบการใช้งาน ทดสอบระบบร่วมกับผู้ใช้

การทดสอบระบบและการใช้งานจริง การทดสอบระบบ ทำให้ผู้ใช้มั่นใจว่าระบบที่พัฒนาขึ้นจะสามารถใช้งานได้อย่างที่ต้องการหรือที่คาดหวังไว้ การทดสอบที่ดีจะต้องพยายามทำให้ระบบทำงานไม่ได้ เพื่อหาทางแก้ไขก่อนที่จะเกิดข้อผิดพลาดในงานจริง การทดสอบระบบย่อย (Unit Testing) การทดสอบทั้งระบบ (System Testing) การทดสอบร่วมกันระหว่างผู้ใช้และผู้พัฒนา (Acceptance Testing)

การทดสอบระบบและการใช้งานจริง การนำระบบไปใช้งานทำได้ 4 วิธี คือ Parallel conversion การนำระบบใหม่ไปใช้ขณะที่ยังใช้ระบบเก่า จนกว่าระบบใหม่จะใช้งานได้ดีโดยไม่มีข้อผิดพลาด Direct Cut-Over การนำระบบใหม่แทนที่ระบบเดิมทั้งหมด Pilot conversion การนำระบบใหม่มาใช้เพียงบางส่วนงาน หรือบางหน่วยงานถ้าระบบใช้งานได้จริงจึงขยายไปใช้กับทั้งองค์กร Phased Conversion การนำระบบใหม่ติดตั้งใช้งานเพียงบางส่วน และค่อยๆ ขยายการติดตั้งจนครบทุกส่วนของระบบ

การประเมินหลังการใช้ระบบ เพื่อประเมินประสิทธิภาพของระบบว่าเป็นไปตามคาดหมายหรือไม่ เปรียบเทียบระหว่างประสิทธิภาพที่เกิดขึ้นจริงกับที่ได้กำหนดไว้ในแผน กรณีที่ระบบเกิดความล้มเหลวจะต้องประเมินผลเพื่อจะได้ไม่ดำเนินการซ้ำรอยกับความล้มเหลวที่เกิดขึ้น ผลของการประเมินสามารถใช้เป็น Feedback เพื่อใช้ในการปรับปรุงระบบ

การบำรุงรักษาระบบ แก้ไข BUG ที่เกิดขึ้นกับระบบ ปรับปรุงระบบเพื่อให้สอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลง การเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยี การเปลี่ยนแปลงความต้องการของผู้ใช้ การเปลี่ยนค่าต่างๆ ที่ใช้ในการปฏิบัติงาน การเพิ่มเติมหน้าที่การทำงาน (Function) ใหม่ๆ ให้ระบบ

Prototyping เป็นวิธีการพัฒนาระบบสารสนเทศที่มีความรวดเร็ว โดยใช้หลักการของการสร้างแบบจำลองทั้งหมดหรือบางส่วนของระบบที่จะทำการพัฒนา และเริ่มพัฒนาจากแบบจำลอง จำแนกปัญหาและสิ่งที่ต้องการ พัฒนา Prototype ครั้งแรก นำ Prototype ไปแก้ไขให้สอดคล้องกับความต้องการของผู้ใช้ ใช่ ตรงตามความต้องการหรือไม่ ไม่ใช่ นำไปใช้พัฒนาระบบต่อไป

End-User Development เป็นการพัฒนาและบำรุงรักษาระบบสารสนเทศโดยผู้ใช้เอง แนวโน้มของการพัฒนาระบบโดยผู้ใช้จะมีมากขึ้นเนื่องจาก คอมพิวเตอร์มีความสามารถมากขึ้นในขณะที่ราคาถูกลง ซอฟต์แวร์มีมากขึ้นและมีความสามารถมากขึ้น ผู้ใช้มีความรู้คอมพิวเตอร์มากขึ้น หน่วยงานทางด้านสารสนเทศไม่สามารถพัฒนาระบบได้ทันต่อความต้องการ การพัฒนาระบบทำได้ง่ายและรวดเร็วขึ้น ความต้องการส่วนใหญ่เป็นเรื่องของธุรกิจที่ผู้ใช้จะมีความรู้มากกว่าบุคลากรทางด้านสารสนเทศ ส่วนใหญ่เป็นความต้องการของระบบขนาดเล็ก ผู้จัดการหรือผู้ใช้ระบบสารสนเทศต้องการควบคุมระบบการทำงานเอง

Outsourcing เป็นการจ้างบริษัทภายนอกที่มีความเชี่ยวชาญมาดำเนินการพัฒนาระบบสารสนเทศขององค์กร ข้อดี ทำให้ต้นทุนในการพัฒนาระบบลดลง ได้รับคุณภาพของระบบตามที่ต้องการ มีความยืดหยุ่นในการเปลี่ยนแปลงเทคโนโลยีที่ใช้ ทำให้ประมาณการค่าใช้จ่าวได้แน่นอน ลดเวลาของคนในองค์กรที่จะต้องไปทำงานด้านระบบสารสนเทศ ข้อเสีย สูญเสียการควบคุม องค์กรต้องพึ่งพาบริษัทภายนอกในการจัดการด้านสารสนเทศ อาจเสี่ยงต่อการรั่วไหลของข้อมูลที่สำคัญ

เปรียบเทียบข้อได้เปรียบและข้อเสียเปรียบของการพัฒนาระบบแบบต่างๆ